क्या आपके पास एकाधिक PowerPoint प्रस्तुतियाँ हैं जिन्हें आपको एक प्रस्तुति में संयोजित या मर्ज करने की आवश्यकता है? मुझे इसे स्वयं दो बार करना पड़ा है और प्रस्तुतियों को मर्ज करते समय सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक यह है कि क्या आप सम्मिलित प्रस्तुति के प्रारूप और विषय को बनाए रखना चाहते हैं या यह मुख्य प्रस्तुति के विषय से मेल खाता है। दूसरा सबसे महत्वपूर्ण कारक यह है कि क्या आपको किसी भी एनिमेशन और ट्रांज़िशन को बनाए रखने की आवश्यकता है जो सम्मिलित प्रस्तुति में शामिल हो सकते हैं।

आप मुख्य प्रस्तुति में सम्मिलित स्लाइड्स को कैसे दिखाना चाहते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपको प्रस्तुतियों में शामिल होने के लिए दो अलग-अलग तरीकों के बीच चयन करना होगा। इस लेख में, मैं प्रत्येक विधि के फायदे और नुकसान के साथ दोनों विधियों का उल्लेख करूंगा।

पहली विधि PowerPoint में ^(PowerPoint)स्लाइड का पुन: उपयोग^{(Reuse Slides)} विकल्प का उपयोग करती है और दूसरी विधि सम्मिलित करें ऑब्जेक्ट^{(Insert Object)} विकल्प का उपयोग करती है।

स्लाइड विधि का पुन: उपयोग करें

यदि आप चाहते हैं कि सम्मिलित स्लाइड आपके मुख्य प्रस्तुतिकरण की थीम से मेल खाए, तो आपको स्लाइड का पुन:^{(Reuse Slides)} उपयोग करना होगा । सम्मिलित की गई स्लाइडें स्लाइड को ठीक वैसे ही ले लेंगी जैसे वे बाहरी प्रस्तुति में हैं और उन्हें मुख्य प्रस्तुति में जोड़ देंगी।

हालांकि, एक बड़ी चेतावनी है: किसी भी एनिमेशन या ट्रांज़िशन को आगे नहीं बढ़ाया जाएगा। सामान्य दृश्य मोड में आप स्लाइड पर जो कुछ भी देखते हैं वह मुख्य प्रस्तुति में आयात किया जाएगा।

यदि आपको सभी एनिमेशन या ट्रांज़िशन को बनाए रखने की आवश्यकता है, तो इंसर्ट ऑब्जेक्ट^{(Insert Object)} विधि पर जाएं।

इस पद्धति के साथ आरंभ करने के लिए, मुख्य प्रस्तुति खोलें और फिर उन दो स्लाइडों के बीच क्लिक करें जिनमें आप स्लाइड आयात करना चाहते हैं। यह कुछ भी नहीं है कि यह विधि आपको बाहरी प्रस्तुति से कौन सी स्लाइड सम्मिलित करना चाहते हैं, यह चुनने और चुनने देती है, जबकि ऑब्जेक्ट सम्मिलित करें^{(Insert Object)} विधि संपूर्ण प्रस्तुति को सम्मिलित करेगी।

अब इन्सर्ट^(Insert) मेनू पर क्लिक करें और फिर न्यू स्लाइड^{(New Slide)} शब्दों पर क्लिक करें  और आपको एक मेनू दिखाई देगा। उस मेनू के बिल्कुल नीचे एक विकल्प होता है जिसे Reuse Slides कहा जाता है ।

जब आप उस पर क्लिक करेंगे तो दाईं ओर एक टैब दिखाई देगा। ब्राउज़^(Browse) बटन पर क्लिक करें और फिर ^(Click)ब्राउज़ फ़ाइल^{(Browse File)} चुनें ।  यदि आप बाहरी प्रस्तुति की थीम और टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग रखना चाहते हैं तो स्रोत स्वरूपण रखें^{(Keep source formatting)} बॉक्स को चेक करें ।

यदि आप उस बॉक्स को अनचेक करते हैं, तो जब आप स्लाइड्स को मुख्य प्रस्तुतिकरण में सम्मिलित करने के लिए जाते हैं, तो मूल स्वरूपण नहीं रखा जाएगा। इसके बजाय स्लाइड मुख्य प्रस्तुति के विषय और स्वरूपण का उपयोग करेंगे।

उस PowerPoint प्रस्तुति^{(PowerPoint Presentation)} का चयन करें जिसे आप सम्मिलित करना चाहते हैं और फिर ठीक क्लिक करें। तुरंत, आपको एक छोटा थंबनेल और प्रत्येक स्लाइड का शीर्षक प्रदर्शित होना चाहिए।

जैसा कि आप ऊपर देख सकते हैं, दूसरी प्रस्तुति का विषय मेरी पहली प्रस्तुति से भिन्न है। इस समय आप कई चीजें कर सकते हैं। सबसे पहले, यदि आप अपनी बाहरी प्रस्तुति से केवल एक स्लाइड या कुछ स्लाइड सम्मिलित करना चाहते हैं, तो बस स्लाइड पर क्लिक करें और यह सम्मिलित हो जाएगी!

स्वरूपण इस बात पर निर्भर करेगा कि आपने स्रोत स्वरूपण रखें^{(Keep source formatting)} बॉक्स को चेक किया है जैसा कि मैंने ऊपर बताया है। जैसा कि नीचे दिखाया गया है, मैंने बाहरी प्रस्तुति से केवल एक स्लाइड डाली और स्रोत स्वरूपण रखा।

यह लाल रेखा के साथ जहां भी आपने पहले क्लिक किया था, वहां डाला जाएगा। यदि आप सभी स्लाइड्स को सम्मिलित करना चाहते हैं, तो बस इन्सर्ट ऑल स्लाइड^{(Insert All Slide)} के विकल्प का चयन करें जो किसी भी स्लाइड पर राइट-क्लिक करने पर सामने आता है।

अंत में, आप बाहरी प्रस्तुति में उपयोग की गई थीम को राइट-क्लिक करके और सभी स्लाइड्स पर थीम लागू करें^{(Apply Theme to All Slides)} चुनकर अपनी मुख्य प्रस्तुति में लागू कर सकते हैं । यह बाहरी प्रस्तुति थीम को मुख्य प्रस्तुतिकरण पर लागू करेगा।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, आप इस पद्धति का उपयोग करते समय सभी एनिमेशन, प्रभाव, संक्रमण आदि खो देते हैं। अब बात करते हैं दो प्रस्तुतियों को मिलाने के दूसरे तरीके की।

वस्तु विधि सम्मिलित करें

दूसरी विधि संपूर्ण बाहरी प्रस्तुति को एक ऑब्जेक्ट के रूप में एक स्लाइड में सम्मिलित करेगी। फिर आपको कुछ सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करना होगा ताकि जब आप अपना स्लाइड शो चलाएं, तो यह बाहरी प्रस्तुति में सभी स्लाइड्स के माध्यम से भी चले।

इस पद्धति का उपयोग करने से पहले कुछ बातों का उल्लेख करना आवश्यक है:

1. जब आप प्रस्तुति को एक वस्तु के रूप में सम्मिलित करते हैं, तो यह प्रस्तुति का लिंक नहीं है, बल्कि मुख्य प्रस्तुति में एक वास्तविक पूर्ण प्रति है। इसका अर्थ यह है कि यदि आप बाहरी प्रस्तुति को मुख्य प्रस्तुति में सम्मिलित करने के बाद बाद में खोलते हैं और उसमें परिवर्तन करते हैं, तो वे परिवर्तन मुख्य प्रस्तुति के अंदर आयातित संस्करण में दिखाई नहीं देंगे।

2. यदि आप पहले से सम्मिलित प्रस्तुतीकरण में परिवर्तन करना चाहते हैं, तो आप इसे मुख्य प्रस्तुति के अंदर संपादित कर सकते हैं। फिर से^(Again) , वे परिवर्तन केवल मुख्य प्रस्तुति के अंदर के संस्करण में किए जाते हैं।

मेरी राय में, यह विधि स्लाइड का पुन: उपयोग^{(Reuse Slides)} करने की विधि से बेहतर है क्योंकि यह आपको अपने सभी एनिमेशन और ट्रांज़िशन रखने देती है और यह आपको सम्मिलित प्रस्तुति के विषय को बदलने या रखने की अनुमति देती है।

आरंभ करने के लिए, मुख्य प्रस्तुति खोलें और फिर एक नई स्लाइड डालें। नई स्लाइड पर किसी भी डिफ़ॉल्ट टेक्स्ट बॉक्स या कुछ और को हटाना सुनिश्चित करें^(Make) ताकि वह पूरी तरह से खाली हो।

अब इन्सर्ट^(Insert) टैब पर क्लिक करें और फिर ऑब्जेक्ट^(Object) पर क्लिक करें ।

फ़ाइल^{(Create from file)} रेडियो बटन से बनाएँ का चयन करें और ब्राउज़^(Browse) बटन पर क्लिक करें। वह बाहरी प्रस्तुति चुनें जिसे आप अपनी मुख्य प्रस्तुति में सम्मिलित करना चाहते हैं।

अब आप एक चयन योग्य वस्तु के रूप में सम्मिलित प्रस्तुति की पहली स्लाइड देखेंगे। अन्य सभी स्लाइड्स हैं, लेकिन आप उन्हें देख नहीं सकते।

अगला कदम अपने कर्सर को सम्मिलित वस्तु के ऊपरी बाएँ कोने में ले जाना है जब तक कि यह दो तरफा तीर में बदल न जाए। क्लिक करें^(Click) और फिर कोने को मुख्य स्लाइड के ऊपरी बाएँ कोने में खींचें। अब वस्तु के निचले दाएं कोने के साथ भी ऐसा ही करें और इसे मुख्य स्लाइड पर नीचे दाएं कोने तक खींचें।

अब डाली गई वस्तु का आकार ठीक उसी आकार का होना चाहिए, जिस पर उसे डाला गया था। आप ऐसा इसलिए करना चाहते हैं ताकि जब आप प्रस्तुतीकरण चला रहे हों तो स्लाइड के आकार में कोई परिवर्तन न हो।

एक बार यह सेटअप हो जाने के बाद, हमें दूसरी प्रस्तुति को चलाने के लिए कॉन्फ़िगर करना होगा जब हम उस स्लाइड को हिट करेंगे जिसमें हमने प्रस्तुति डाली थी। ऐसा करने के लिए, ऑब्जेक्ट का चयन करें, एनिमेशन^(Animations) रिबन पर क्लिक करें, एनिमेशन जोड़ें पर क्लिक करें और फिर नीचे तक स्क्रॉल करें जहां यह ^{(Add Animation)}OLE Action Verbs कहता है ।

एक और डायलॉग पॉप अप होगा और आप शो^(Show) चुनना चाहते हैं । यदि आप इस बिंदु पर प्रस्तुतिकरण चलाने वाले थे, तो आप देखेंगे कि जब आप सम्मिलित प्रस्तुति के साथ स्लाइड पर पहुंचते हैं, तो यह सम्मिलित प्रस्तुति में सभी स्लाइड दिखाएगा, लेकिन इसमें पहली स्लाइड की एक स्थिर स्लाइड भी शामिल होगी। सम्मिलित प्रस्तुति के आगे और पीछे।

यह मेरे लिए एक तरह से कष्टप्रद था और सौभाग्य से आप इससे लगभग छुटकारा पा सकते हैं। सबसे पहले^(First) , एनिमेशन पर फिर^(Animations) से क्लिक करें और फिर एनिमेशन पेन^{(Animation Pane)} पर क्लिक करें , जो दाईं ओर दिखाई देगा।

एनिमेशन फलक^{(Animation Pane)} में , आप सम्मिलित वस्तु को ऑब्जेक्ट 1 या ऑब्जेक्ट 2^{(Object 2)} आदि के रूप में सूचीबद्ध देखेंगे और जब आप इसे चुनते हैं, तो एक छोटा काला तीर होगा जिस पर आप क्लिक कर सकते हैं। यह कुछ विकल्प लाएगा और फिर जिसे आप चुनना चाहते हैं वह है पिछला के साथ प्रारंभ करें^{( Start With Previous)} ।

अब जब आप प्रस्तुतीकरण चलाते हैं, तो यह आपको पहली स्लाइड की वह स्थिर छवि नहीं दिखाएगा बल्कि वास्तव में बाहरी प्रस्तुति से पहली स्लाइड चलाएगा। प्रस्तुति के अंत में स्थिर छवि से छुटकारा पाने के लिए, आपको ऊपर दिए गए मेनू से प्रभाव विकल्प^{(Effect Options)} का चयन करना होगा और फिर एनीमेशन के बाद ड्रॉपडाउन बॉक्स से एनीमेशन^{( After animation)} के बाद छुपाएं का चयन करना होगा।^{(Hide After Animation)}

यह सही नहीं है क्योंकि यह अभी भी आपको वह खाली स्लाइड दिखाता है जिसे प्रस्तुतीकरण समाप्त होने से पहले एक बार डाला गया था। सौभाग्य से^(Luckily) , मुझे इसके लिए एक सरल हैक भी मिला जो वास्तव में अच्छी तरह से काम करता है। बस^(Simply) उस स्लाइड में कुछ जोड़ें जिसमें बाहरी प्रस्तुति ऑब्जेक्ट है जैसे टेक्स्ट बॉक्स या जो भी आपको पसंद हो और फिर ऑब्जेक्ट पर राइट-क्लिक करें और वापस भेजें^{( Send to Back)} चुनें ।

यह प्रेजेंटेशन ऑब्जेक्ट के पीछे की वस्तु को प्रभावी ढंग से छिपा देगा। अब जब आप अपना प्रेजेंटेशन चलाते हैं, तो यह आखिरी स्लाइड के बाद प्रेजेंटेशन ऑब्जेक्ट को छिपा देगा क्योंकि हमने आफ्टर एनिमेशन^{(After animation)} ऑप्शन में यही चुना था। जब प्रेजेंटेशन ऑब्जेक्ट छिपा होता है, तो आपको उसके नीचे छिपी हुई कोई भी सामग्री दिखाई देगी। प्रस्तुति के दौरान उस खाली स्लाइड को दिखाने से बचने का यह एक शानदार तरीका है।

एक आखिरी बात जिसका मैं उल्लेख करना चाहता था, वह सम्मिलित प्रस्तुति को संपादित करने के बारे में थी। आप ऑब्जेक्ट पर कहीं भी राइट-क्लिक कर सकते हैं और प्रेजेंटेशन ऑब्जेक्ट चुन सकते हैं -^{(Presentation Object – Edit)} मुख्य प्रेजेंटेशन में सीधे सम्मिलित प्रेजेंटेशन में किसी भी स्लाइड को संपादित करने के लिए संपादित करें।

उम्मीद है, यह एक विस्तृत पर्याप्त ट्यूटोरियल था जो किसी एक पावरपॉइंट^(PowerPoint) प्रेजेंटेशन को दूसरे में मर्ज करना, संयोजित करना या सम्मिलित करना चाहता है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो बेझिझक टिप्पणी करें। आनंद लेना!

How to Combine Multiple PowerPoint Presentations

Do yоu have multiple PowerPoint presentatіons that you need to combine or merge into one presentation? I’ve had to do this myself a couple of times and one of the most іmportant аspects when merging presentations is whether you want to mаіntain the format and theme of the insertеd preѕentation or haνе it match the theme оf the main presentation. The second most important factor is whether you need to maintain any animations and transitions that might be included in the inserted presentation.

Depending on how you want the inserted slides to appear in the main presentation, you will need to choose between two different methods for joining the presentations. In this article, I’ll mention both methods along with the advantages and disadvantages for each method.

The first method uses the Reuse Slides option in PowerPoint and the second method uses the Insert Object option.

Reuse Slides Method

If you want the inserted slides to match the theme of your main presentation, then you have to use the Reuse Slides option. The inserted slides will simply take the slides exactly as they are in the external presentation and add them to the main presentation.

However, there is one big caveat: none of the animations or transitions will be carried over. Whatever you see on the slide in the normal viewing mode is what will get imported into the main presentation.

If you need to maintain all the animations or transitions, then skip down to the Insert Object method.

To get started with this method, open the main presentation and then click between the two slides you want to import the slides into. It’s worth nothing that this method also lets you pick and choose which slides you want to insert from an external presentation, whereas the Insert Object method will insert the entire presentation.

Now click on the Insert menu and then click on the words New Slide and you’ll see a menu appear. At the very bottom of that menu is an option called Reuse Slides.

When you click on that, a tab will appear on the right hand side. Click on the Browse button and then select Browse File. Check the Keep source formatting box if you want keep the theme and text formatting of the external presentation.

If you uncheck that box, then when you go to insert the slides into the main presentation, the original formatting will not be kept. Instead the slides will use the theme and formatting of the main presentation.

Select the PowerPoint Presentation you want to insert and then click OK. Immediately, you should see a small thumbnail and the title of each slide displayed.

As you can see above, the second presentation has a different theme than my first presentation. There are a number of things you can do at this point. Firstly, if you just want to insert one slide or a couple of slides from your external presentation, simply click on the slide and it will be inserted!

The formatting will depend on whether you checked the Keep source formatting box like I explained above. As shown below, I inserted just one slide from the external presentation and kept the source formatting.

It will be inserted wherever you had clicked earlier with the red line. If you want to insert all the slides, just select the Insert All Slides option that comes up when you right-click on any of the slides.

Lastly, you can apply the theme used in the external presentation to your main presentation by right-clicking and choosing Apply Theme to All Slides. This will apply the external presentation theme to the main presentation.

As mentioned earlier, you lose all animations, effects, transitions, etc when using this method. Now let’s talk about the other way to merge two presentations.

Insert Object Method

The second method will insert the entire external presentation into one slide as an object. You then have to configure some settings so that when you run your slideshow, it also runs through all the slides in the external presentation.

There are a couple of things that need to be mentioned before we get into how to use this method:

1. When you insert the presentation as an object, it is not a link to the presentation, but an actual full copy into the main presentation. This means that if you open the external presentation later after inserting it into the main presentation and make changes to it, those changes will not be reflected in the imported version inside the main presentation.

2. If you do want to make changes to an already inserted presentation, you can edit it inside the main presentation. Again, those changes are only made to the version inside the main presentation.

In my opinion, this method is better than the Reuse Slides method because it lets you keep all your animations and transitions and it allows you to change or keep the theme of the inserted presentation.

To get started, open the main presentation and then insert a new slide. Make sure to delete any default text boxes or anything else on the new slide so that it is completely blank.

Now click on the Insert tab and then click on Object.

Select the Create from file radio button and click the Browse button. Select the external presentation you want to insert into your main presentation.

You’ll now see the first slide of the presentation inserted as a selectable object. All of the other slides are there, but you just can’t see them.

The next step is to move your cursor to the upper left corner of the inserted object until it turns into a double sided arrow. Click and then drag the corner to the upper left corner of the main slide. Now do the same thing with the bottom right corner of the object and drag it to the bottom right corner on the main slide.

Now the inserted object should be the exact same size as the slide that it was inserted onto. You want to do this so that there won’t be any change in the size of the slides when you are playing the presentation.

Once that is setup, we have to configure the second presentation to play when we hit that slide that we inserted the presentation into. To do this, select the object, click on the Animations ribbon, click on Add Animation and then scroll all the way to the bottom where it says OLE Action Verbs.

Another dialog will pop up and you want to choose Show. If you were to play the presentation at this point, you would notice that when you reach the slide with the inserted presentation, it will show all the slides in the inserted presentation, but it will also include a still slide of the first slide at the front and back of the inserted presentation.

This was kind of annoying to me and luckily you can almost get rid of it. First, click on Animations again and then click on Animation Pane, which will show up at the right.

In the Animation Pane, you will see the inserted object listed as Object 1 or Object 2, etc. and when you select it, there will be a small black arrow you can click on. This will bring up a few options and then first one you want to select is Start With Previous.

Now when you play the presentation, it won’t show you that still image of the first slide but will actually play the first slide from the external presentation. To get rid of the still image at the end of the presentation, you have to select Effect Options from the menu above and then select Hide After Animation from the After animation dropdown box.

It’s not perfect because it still shows you the empty slide that the inserted presentation was put once before the presentation ends. Luckily, I found a simple hack for this too that works really well. Simply add something to the slide that has the external presentation object like a text box or whatever you like and then right-click on the object and choose Send to Back.

This will effectively hide the object behind the presentation object. Now when you play your presentation, it will hide the presentation object after the last slide because that is what we chose in the After animation option. When the presentation object is hidden, you’ll see any content that was hidden under it. It’s a great way to avoid having that blank slide show up during the presentation.

One last thing I wanted to mention was about editing the inserted presentation. You can right-click anywhere on the object and choose Presentation Object – Edit to edit any slide in the inserted presentation directly within the main presentation.

Hopefully, this was a detailed enough tutorial for anyone wanting to merge, combine or insert one PowerPoint presentation into another. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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