यदि आप बजट बना रहे हैं या आपको यह जानना है कि आपका पैसा कहां जा रहा है, तो एक व्यय ट्रैकर महत्वपूर्ण है। Google फॉर्म^{(Google Forms)} एक फ्री फॉर्म बिल्डर है जो एक व्यय ट्रैकर के रूप में बहुत अच्छा काम करता है।

Google फ़ॉर्म^{(Google Forms)} अत्यधिक अनुकूलन योग्य है, इसलिए इसका उपयोग सर्वेक्षण, RSVP टूल, संपर्क फ़ॉर्म, उत्पाद साइनअप शीट, या किसी अन्य प्रश्न/उत्तर फ़ॉर्म के रूप में भी किया जा सकता है, आप व्यय-संबंधित प्रश्नों को चुनकर इसे एक कस्टम व्यय ट्रैकर में बना सकते हैं .

Google फ़ॉर्म^{(Google Forms)} व्यय ट्रैकर लेन-देन के संबंध में आप जो कुछ भी चाहते हैं , उस पर नज़र रख सकता है, और चूंकि यह एक फ़ोन से बहुत अच्छा काम करता है, आप इसे अपने पास कहीं भी ले जा सकते हैं।

आप रसीदों को सहेजना बंद कर सकते हैं या अपने क्रेडिट कार्ड पर किसी शुल्क को समझने की कोशिश कर सकते हैं; सभी महत्वपूर्ण विवरणों को रिकॉर्ड करने के लिए पैसे खर्च करने के ठीक बाद अपना व्यय ट्रैकर खींचें और इसे एक स्प्रेडशीट में जमा करें जिसे आप बाद में समीक्षा कर सकते हैं।

युक्ति^(Tip) : खर्चों को ट्रैक करने के कुछ अन्य तरीकों के लिए सर्वोत्तम बजट और व्यय ट्रैकिंग ऐप्स^{(best budgeting and expense tracking apps)} की हमारी सूची देखें । वे Google फ़ॉर्म^{(Google Forms)} की तरह अनुकूलन योग्य नहीं हैं , लेकिन उनके अपने लाभ हैं।

तय करें कि क्या ट्रैक करना है^{(Decide What To Track)}

एक व्यय ट्रैकर का विचार यह है कि आप अपना पैसा किस पर खर्च कर रहे हैं, इस पर नज़र रखना है, इसलिए कुछ बुनियादी विवरण हैं जिन्हें फ़ॉर्म में शामिल करने की आवश्यकता है। लेकिन आप जो ट्रैक करना चाहते हैं उसके आधार पर, आपको फ़ॉर्म में कुछ अतिरिक्त फ़ील्ड की आवश्यकता हो सकती है।

आप जो ट्रैक करना चाहते हैं उसके कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:

• कीमत^(Price) : यह लेनदेन कितने का है?
• स्टोर^(Store) : आप पैसे कहाँ खर्च कर रहे हैं?
• विवरण^{(Description)} : आप किस पर पैसा खर्च कर रहे हैं?
• श्रेणी^(Category) : यह किस प्रकार की खरीद है (मनोरंजन, भोजन, बिल, आदि)?
• भुगतान विधि का उपयोग किया^{(Payment method used)} गया: आप इसके लिए भुगतान कैसे कर रहे हैं (कौन सा कार्ड/बैंक/ऐप)?
• खर्च किसने चलाया^{(Who ran the expense)} : यदि फॉर्म का उपयोग करने वाले कई लोग हैं
• नोट^(Notes) : कोई अतिरिक्त नोट जो आपको बनाने की आवश्यकता है?

Google फ़ॉर्म^{(Google Forms)} व्यय ट्रैकर में क्या शामिल करना है, यह तय करते समय , ध्यान रखें कि आप चाहते हैं कि फ़ील्ड यथासंभव विस्तृत हों ताकि वे आपके द्वारा खरीदी जा रही किसी भी चीज़ पर लागू हो सकें। आपको आवश्यक रूप से ऐसे क्षेत्र की आवश्यकता नहीं है जो यह पूछे कि आप किस प्रकार का भोजन खरीद रहे हैं, उदाहरण के लिए, जब तक कि यह केवल एक खाद्य व्यय ट्रैकर न हो; आप इसका उपयोग किराए के भुगतान और फोन बिलों को रिकॉर्ड करने के लिए भी कर सकते हैं।

उस नोट पर, आप अपने व्यय ट्रैकर फॉर्म में किसी भी फ़ील्ड को आवश्यक या आवश्यक नहीं बना सकते हैं। इसलिए, यदि आप किसी चीज़ के लिए वास्तव में विशिष्ट क्षेत्र चाहते हैं, तो बस इसे आवश्यक न बनाएं ताकि आपको हर लेन-देन के लिए इसका उपयोग न करना पड़े।

Google प्रपत्र व्यय ट्रैकर बनाएं^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

यह एक नमूना व्यय ट्रैकर है, इसलिए आपका, किसी भी तरह से, बिल्कुल इस तरह दिखने की आवश्यकता नहीं है। यह कैसे काम करता है, यह दिखाने के लिए हम और भी व्यापक उत्तर विकल्पों के साथ व्यापक प्रश्नों का उपयोग कर रहे हैं। आप सीखेंगे कि फ़ॉर्म को संपादित करना बेहद आसान है, इसलिए आपको इसे अपने लिए अनुकूलित करने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।

• Google फॉर्म खोलें^{(Open Google Forms)} ।
• नया फॉर्म शुरू करने के लिए रिक्त^(Blank) का चयन करें ।
• किसी पहचानने योग्य चीज़ के लिए अपने फ़ॉर्म का नाम बदलें।
• पहले बॉक्स का चयन करें और इसे संक्षिप्त उत्तर^{(Short answer)} में बदलें ।

• इस एक को नाम दें Price , पुष्टि करें कि Is number दिखाया गया है, और फिर आवश्यक^(Required) बटन को चिह्नित करें।

• नया प्रश्न जोड़ने के लिए मेनू से दाईं ओर धन चिह्न का उपयोग करें, लेकिन इस बार बहुविकल्पी^{(Multiple choice)} चुनें ।
• इसे एक स्टोर^(Store) नाम दें , और फिर उन सामान्य स्टोर से उत्तर विकल्प भरें, जहां आप खरीदारी करते हैं। अन्य^(Other) डिफ़ॉल्ट रूप से जोड़ा जाता है, इसलिए यदि आप किसी अन्य स्टोर से खरीदारी करते हैं, तो आप इसे वहां टाइप कर सकते हैं।

• ^(Continue)हर बार जब आप कुछ खरीदते हैं तो सभी अलग-अलग प्रश्न बनाते हुए फॉर्म के माध्यम से जारी रखें । ऊपर दिए गए सुझावों का उपयोग करें, जैसे भुगतान विधि और विवरण प्रश्न, अपने आप को अधिक से अधिक विवरण प्रदान करने के लिए। यह बाद में काम आएगा जब हम फॉर्म से सभी परिणामों की व्याख्या करेंगे।
• अपने फ़ॉर्म का URL^(URL) प्राप्त करने के लिए Google फ़ॉर्म^{(Google Forms)} के शीर्ष पर पूर्वावलोकन बटन (आँख आइकन) का उपयोग करें । आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति के साथ साझा कर सकते हैं जिसके साथ आप फ़ॉर्म का उपयोग करना चाहते हैं, या इसे स्वयं को भेज सकते हैं ताकि यह आपके फ़ोन से आसानी से पहुँचा जा सके।

यह आवश्यक नहीं है, लेकिन आपके फ़ॉर्म में चित्र, शीर्षक और एक अद्वितीय रंग योजना भी शामिल हो सकती है। यदि संभव हो तो एक रंगीन रूप ट्रैकिंग खर्चों को मज़ेदार बना सकता है! पृष्ठ के शीर्ष पर पेंट आइकन वह जगह है जहां आप उन परिवर्तनों के लिए जाते हैं।

गणना सेट करें^{(Set Up Calculations)}

आपके फ़ॉर्म की प्रत्येक प्रविष्टि Google पत्रक^{(Google Sheets)} पर एक अच्छी तरह से स्वरूपित स्प्रेडशीट में एकत्रित की जाती है । अपने प्रपत्र के शीर्ष से प्रत्युत्तर^{(RESPONSES )} चुनें और फिर स्प्रैडशीट का नाम बदलने के लिए स्प्रैडशीट आइकन पर क्लिक करें (यदि आप चाहें)।

स्प्रैडशीट खुलने के बाद, नीचे एक नया टैब बनाएं और इसे कुछ इस तरह नाम दें गणना^{(Calculations)} । 

वहां से, आप कुछ भी कर सकते हैं जो Google पत्रक^(Sheets) का समर्थन करता है: एक निश्चित समय अवधि के लिए अपने सभी खर्चों को जोड़ें, अपने खर्चों की एक दृश्य समझ के लिए ग्राफ़ बनाएं, देखें कि कौन सबसे अधिक पैसा खर्च कर रहा है, यह पहचानें कि कौन से स्टोर आपको सबसे ज्यादा खर्च कर रहे हैं, आदि। .

Google पत्रक^{(Google Sheets)} में उन प्रकार के फ़ार्मुलों का उपयोग करना इस लेख के दायरे से बाहर है, लेकिन आइए वास्तव में कुछ सरल देखें जैसे प्रत्येक व्यक्ति के लिए सभी खर्चों को जोड़ना ताकि हम वास्तव में देख सकें कि कौन सबसे अधिक खर्च कर रहा है। प्रत्येक स्टोर पर आप कितना खर्च कर रहे हैं, इसके लिए आप हमेशा सूत्र को अनुकूलित कर सकते हैं।

लेन-देन करने वाले व्यक्ति की परवाह किए बिना सभी खर्चों को पूरा करने का सबसे आसान तरीका है, इस तरह से योग^(sum) सूत्र चलाना:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

यह गणना हमारे उदाहरण के लिए काम करती है क्योंकि फॉर्म प्रतिक्रियाओं से मूल्य कॉलम कॉलम बी में है।

यहां एक Google पत्रक^{(Google Sheets)} फ़ॉर्मूला दिया गया है, जो प्रत्येक व्यक्ति द्वारा खर्च किए जा रहे खर्च के बारे में अधिक विस्तृत रूप दिखाता है:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

जिस तरह से यह काम करता है वह है सुमीफ^(sumif) दर्ज करना और फिर उस कॉलम को चुनना जिसमें नाम शामिल हैं ( जी^(G) हमारे उदाहरण में)। अगला भाग जेफ^(Jeff) नाम की पहचान कर रहा है । अंत में, कीमतों के साथ कॉलम शीर्षक का चयन करें ताकि जब दूसरा कॉलम उस नाम से मेल खाए, जो हम बाद में कर रहे हैं, तो वह केवल उन कीमतों को जोड़ देगा।

अपने फ़ॉर्म से डेटा की व्याख्या करने के कुछ अन्य तरीकों के लिए Google की Google शीट फ़ंक्शंस^{(list of Google Sheets functions)} की सूची देखें । अपने खर्चों को देखने का दूसरा तरीका चार्ट या ग्राफ़ के साथ है; ऐसा करने के लिए Google के पास एक ट्यूटोरियल^{(Google has a tutorial)} है।

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker iѕ vital if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Google Formѕ is a free form builder that works great as an expenѕe tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

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