कभी-कभी, जब आपके पास ईमेल लिखने का समय होता है, तो इसे भेजने का सबसे अच्छा समय नहीं हो सकता है। हो सकता है कि आप अपने ईमेल के बाहर जाने से पहले किसी घटना के होने या समाचार के टूटने की प्रतीक्षा करना चाहते हों।

कारण चाहे जो भी हो, एक निर्धारित समय पर अपना ईमेल भेजने का समय निर्धारित करने की क्षमता एक मूल्यवान उपकरण है।

इस लेख में आप सीखेंगे कि जीमेल^(Gmail) , याहू^(Yahoo) और आउटलुक^(Outlook) पर एक निर्धारित समय पर ईमेल को कैसे शेड्यूल किया जाए । आप इसे ऑनलाइन और डेस्कटॉप और मोबाइल क्लाइंट दोनों पर करना सीखेंगे।

जीमेल में ईमेल शेड्यूल करें^{(Schedule an Email In Gmail)}

2019 में, Google ने अंततः वेब और मोबाइल क्लाइंट दोनों में जीमेल^(Gmail) में ईमेल शेड्यूलिंग फीचर जोड़ा । शेड्यूल भेजें सुविधा का उपयोग करना आसान नहीं हो सकता। 

जीमेल वेब क्लाइंट में ईमेल शेड्यूल करना^{(Scheduling Emails In The Gmail Web Client)}

• जब आप ईमेल लिखें विंडो में हों, तो बस भेजें^(Send) बटन के आगे नीचे तीर का चयन करें। आपको शेड्यूल भेजें^{(Schedule Send)} का चयन करने का विकल्प दिखाई देगा ।

• जब आप इसे चुनते हैं, तो आपको चुनने के लिए तीन सामान्य पूर्व निर्धारित तिथियां दिखाई देंगी, या आप अपनी स्वयं की कस्टम प्रेषण तिथि और समय बनाने के लिए तिथि और समय चुनें चुन सकते हैं।^{(Pick date & time)}

• यदि इनमें से कोई भी आपके लिए काम नहीं करता है, तो दिनांक और समय चुनें चुनें^{(Pick date & time)} , और आप कैलेंडर विजेट का उपयोग करके अपनी तिथि और समय स्वयं निर्धारित कर सकते हैं। 
• जब आपका काम हो जाए तो शेड्यूल भेजें^{(Schedule send)} चुनें ।

बाएं नेविगेशन मेनू से शेड्यूल^(Scheduled) किए गए का चयन करके आप अपने द्वारा शेड्यूल किए गए सभी ईमेल देख सकते हैं ।

जीमेल मोबाइल क्लाइंट में ईमेल शेड्यूल करना^{(Scheduling Emails In The Gmail Mobile Client)}

यह अनिवार्य रूप से जीमेल^(Gmail) मोबाइल क्लाइंट  में उसी तरह काम करता है ।

• जब आप जीमेल^(Gmail) मोबाइल क्लाइंट में ईमेल लिखते हैं, तो सेंड आइकन के आगे तीन डॉट्स पर टैप करें। आपको सेंड शेड्यूल^{(Schedule send)} करने का विकल्प दिखाई देगा । 

• जब आप इसे टैप करते हैं, तो आपको वही प्रीसेट शेड्यूल विकल्प दिखाई देंगे, या आप सेंड की तारीख और समय को कस्टमाइज़ करने के लिए पिक डेट एंड टाइम चुन सकते हैं।^{(Pick date & time)}

• ^(Set)दिनांक और समय सेट करें और फिर शेड्यूल भेजें^{(Schedule send)} को समाप्त करने के लिए चुनें।

Yahoo . में एक ईमेल शेड्यूल करें^{(Schedule an Email In Yahoo)}

जीमेल^(Gmail) के विपरीत , याहू^(Yahoo) में शेड्यूल भेजने की सुविधा नहीं है। इसका मतलब है कि आपको एक तृतीय-पक्ष सेवा ढूंढनी होगी जो Yahoo के माध्यम से ईमेल शेड्यूल करने में आपकी सहायता करेगी ।

याहू^(Yahoo) में ईमेल शेड्यूल करने के लिए बूमरैंग^(Boomerang) ब्राउज़र प्लगइन गो-टू विकल्प हुआ करता था , लेकिन याहू^(Yahoo) के लिए बूमरैंग^(Boomerang) को बंद कर दिया गया है। 

शुक्र है, एक और सेवा है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं जिसे बाद में कहा जाता है^(Later.io) । एक मुफ़्त खाता है जहाँ आप एक महीने में अधिकतम 10 ईमेल भेज सकते हैं। यदि आपको इससे अधिक शेड्यूल करने की आवश्यकता है, तो आपको सस्ती योजनाओं में से एक को चुनना होगा।

जब आप बाद में आईओ^(Later.io) के लिए पंजीकरण करते हैं , तो सुनिश्चित करें कि आप उस ईमेल पते से साइन अप करते हैं जिसे आप भेजना चाहते हैं। समाप्त करने के लिए आपको सत्यापन ईमेल में एक लिंक पर क्लिक करना होगा।

• ईमेल^(Emails) डैशबोर्ड के अंदर , एक नया शेड्यूल किया गया ईमेल बनाने के लिए लिखें चुनें।^(Compose)

• एक बार जब आप कमिट^(Commit) का चयन कर लेते हैं , तो आप ईमेल को अपनी शेड्यूल ईमेल की सूची में दिखाई देंगे।

यह दुर्भाग्यपूर्ण है कि आपको Yahoo मेल^{(Yahoo Mail)} के बाहर किसी सेवा से एक ईमेल शेड्यूल करना पड़ता है , लेकिन Yahoo की ईमेल शेड्यूलिंग सुविधा की कमी को दूर करने का यही एकमात्र तरीका है।

आउटलुक में एक ईमेल शेड्यूल करें^{(Schedule an Email In Outlook)}

बुमेरांग अभी भी ^(Boomerang)आउटलुक^(Outlook) उपयोगकर्ताओं के लिए एक शेड्यूल ईमेल भेजने की सेवा प्रदान करता है । यह Outlook.com के साथ काम करता है । 

• जब आप पहली बार आउटलुक के लिए बूमरैंग के लिए^{(Boomerang for Outlook)} साइन अप करते हैं, तो आपको अपने Microsoft खाते में साइन इन करना होगा और अपने खाते में सेवा की पहुंच को अधिकृत करना होगा।
• समाप्त होने पर, अपने Outlook.com खाते में लॉग इन करें, और बाएं नेविगेशन फलक में  सामान्य^(General) के अंतर्गत ऐड-इन प्रबंधित करें चुनें।^{(Manage add-ins)}
• समाप्त करने के लिए इंस्टॉल^(Install) का चयन करें।

• Outlook.com में , जब आप कोई ईमेल लिख रहे हों, तो भेजें^(Send) बटन  के दाईं ओर तीन बिंदुओं का चयन करें।
• इस मेनू में, आप सूची में बुमेरांग^(Boomerang) देखेंगे । इसे चुनें और आपको विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी।

• मुझे याद दिलाएं^{(Remind Me)} : यदि आपको निर्धारित समय में ईमेल का जवाब नहीं मिलता है तो एक अनुस्मारक प्राप्त करें।
• सुझाव टाइम्स^{(Suggest Times)} : सुझाए गए मीटिंग समय को ईमेल में एम्बेड करें।
• उपलब्धता साझा करें^{(Share Availability)} : प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप मिलने के लिए कब उपलब्ध हैं।
• रसीद पढ़ें^{(Read Receipt)} : जब प्राप्तकर्ता आपका ईमेल खोलता है तो एक ईमेल प्राप्त करें।
• बाद में भेजें^{(Send Later)} : अपना ईमेल शेड्यूल करें।

• बाद में भेजें^{(Send Later)} विकल्प आपको विलंब शेड्यूल करने देता है। आप विभिन्न प्रकार के पूर्व निर्धारित विलंबों में से चुन सकते हैं, या ऊपर दिए गए जीमेल^(Gmail) समाधान की तरह ही किसी तिथि को अनुकूलित कर सकते हैं।

एक बार चयन करने के बाद, आपको ईमेल के शीर्ष पर ईमेल भेजे जाने की तिथि के साथ एक स्थिति फ्लैश दिखाई देगी।

आउटलुक डेस्कटॉप में एक ईमेल शेड्यूल करें^{(Schedule an Email In Outlook Desktop)}

आउटलुक^(Outlook) डेस्कटॉप में एक शेड्यूल्ड सेंड फीचर होता है जिसे डिले डिलीवरी^{(Delay Delivery)} कहा जाता है ।

• आप एक नया संदेश लिखकर इसे एक्सेस कर सकते हैं। 
• मेनू से विकल्प^(Options) चुनें , और रिबन के अधिक विकल्प^{(More Options)} अनुभाग में वितरण^{(Delay Delivery)} में देरी का चयन करें।

• एक बार जब आप डिलीवरी में देरी^{(Delay Delivery)} का चयन करते हैं , तो यह एक नई विंडो खोलेगा। डिलीवरी विकल्प^{(Delivery options)} के अंतर्गत , आप पहले डिलीवर न^{(Do not deliver before)} करें का चयन कर सकते हैं और वह दिनांक और समय दर्ज कर सकते हैं जब आप ईमेल को डिलीवर करना चाहते हैं।

• समाप्त करने के लिए बंद करें^(Close) का चयन करें। एक बार जब आप भेजें^(Send) का चयन करते हैं , तो संदेश केवल आपके द्वारा चुने गए दिनांक और समय पर वितरित किया जाएगा। 

Google पत्रक का उपयोग करके ईमेल शेड्यूल करें^{(Schedule Emails Using Google Sheets)}

अगर आप पाते हैं कि आप हर महीने अलग-अलग लोगों, जैसे प्रबंधकों या सहकर्मियों को रिपोर्ट या अन्य जानकारी के साथ ईमेल के बैच भेजते हैं, तो Google पत्रक एक सही समाधान है^{(Google Sheets is a perfect solution)} ।

आप आसानी से एक Google स्प्रैडशीट सेट कर सकते हैं जिसमें प्राप्तकर्ता, विषय पंक्ति और ईमेल के थोक सेट के मुख्य भाग होते हैं जिन्हें आप भेजना चाहते हैं।

• मेनू से टूल्स का चयन करके और ^(Tools)स्क्रिप्ट संपादक^{(Script editor)} का चयन करके ईमेल शेड्यूलिंग स्क्रिप्ट बनाएं ।

• अपनी स्क्रिप्ट बनाना शुरू करने के लिए, आपको अपने प्रोजेक्ट को एक नाम देना होगा। प्रोजेक्ट का नाम चुनें और फ़ील्ड भरें।

• संपादक में, निम्न स्क्रिप्ट चिपकाएँ:

फ़ंक्शन भेजें ईमेल () { वर शीट^{(var sheet)} = स्प्रेडशीटऐप.getActiveSheet () ; ^(sendEmails)  // वर startRow^{(var startRow)} = 1; // Firstvar dataRange = sheet.getDataRange() को संसाधित करने के लिए डेटा की पहली पंक्ति ; वर last_row^{(var last_row)} = dataRange.getLastRow (); // रेंज^(Range) में प्रत्येक पंक्ति के लिए मान प्राप्त^(Fetch) करें । वर डेटा^{(var data)} = डेटा रेंज। getValues^(dataRange) ​​​​(); के लिए ( var i=1; i <last_row; i++) { var row = data[i]; वर ईमेल पता^{(var emailAddress)} = पंक्ति [0]; वर विषय^{(var subject)} = पंक्ति [1]; वर संदेश^{(var message)} = पंक्ति [2];













MailApp.sendEmail (ईमेलपता, विषय, संदेश);
}
डेटा रेंज .clearContent^(dataRange) ();
}

• यह स्क्रिप्ट आपकी स्प्रैडशीट तक पहुंच बनाएगी और डेटा के साथ अंतिम पंक्ति खींचेगी। यह तब डेटा के साथ सीमा से सभी मान प्राप्त करता है, और प्रत्येक पंक्ति के माध्यम से लूप करता है। 
• प्रत्येक लूप ईमेल पता, विषय पंक्ति और संदेश खींचेगा, और उस पंक्ति के पते पर ईमेल भेजेगा।
• जब यह सभी ईमेल भेज देता है, तो यह शीट को साफ़ कर देगा। अब शीट आपके अगले बैच के ईमेल भेजने के लिए तैयार है।
• इस स्क्रिप्ट को हर महीने चलाने के लिए शेड्यूल करें। मेनू से संपादित^(Edit) करें का चयन करें और वर्तमान प्रोजेक्ट के ट्रिगर^{(Current project’s triggers)} चुनें ।

• ट्रिगर पेज पर, ट्रिगर जोड़ें^{(Add Trigger)} बटन का चयन करें। 
• ट्रिगर पेज में, इवेंट सोर्स^{(Event Source)} को टाइम-ड्रिवन^{(Time-driven)} में बदलें । 
• समय आधारित ट्रिगर का चयन प्रकार^{(Select type of time based trigger)} को महीना टाइमर^{(Month timer)} पर सेट करें । 
• महीने^{(Select day of month)} के चुनिंदा दिन के लिए, उस महीने का दिन चुनें जब आप अपने ईमेल भेजना चाहते हैं। 

• जब आप कर लें, तो समाप्त करने के लिए सहेजें^(Save) चुनें । अब आपकी स्क्रिप्ट हर महीने चलेगी।

आपको पूरे महीने में केवल अपनी ईमेल की सूची भरनी है, जिन्हें आप अपने द्वारा निर्धारित तिथि पर भेजना चाहते हैं। यह बैच ईमेल भेजने के सबसे आसान तरीकों में से एक है, Google की स्क्रिप्ट ट्रिगरिंग सुविधा के लिए धन्यवाद।

How To Schedule an Email To Go Out At a Set Time

Sometimes, when you have the time to write an emаil it may not be the bеst time to send it. Maybe you want to wait for an event to ocсur or for news to break before your email goes оut.

Regardless of the reason, the ability to schedule sending your email at a set time is a valuable tool.

In this article you’ll learn how to schedule an email to go out at a set time on Gmail, Yahoo, and Outlook. You’ll learn how to do it both online and on the desktop and mobile clients.

Schedule an Email In Gmail

In 2019, Google finally added the email scheduling feature in Gmail in both web and mobile clients. Using the schedule send feature couldn’t be easier. 

Scheduling Emails In The Gmail Web Client

• When you’re in the email compose window, just select the down arrow next to the Send button. You’ll see the option to select Schedule Send.

• When you select this, you’ll see three common preset dates to choose from, or you can select Pick date & time to create your own custom send date and time.

• If none of these work for you, select Pick date & time, and you can set your own date and time using the calendar widget. 
• Select Schedule send when you’re done.

You can see all of the emails you’ve scheduled by selecting Scheduled from the left navigation menu.

Scheduling Emails In The Gmail Mobile Client

This works essentially the same way in the Gmail mobile client. 

• When you compose an email in the Gmail mobile client, just tap the three dots next to the send icon. You’ll see an option to Schedule send. 

• When you tap this, you’ll see the same preset schedule options, or you can select Pick date & time to customize the send date and time.

• Set the date and time and then select Schedule send to finish.

Schedule an Email In Yahoo

Unlike Gmail, Yahoo doesn’t have a schedule send feature. This means that you’ll need to find a third-party service that’ll help you schedule emails through Yahoo.

The Boomerang browser plugin used to be the go-to option for scheduling emails in Yahoo, but Boomerang for Yahoo has been discontinued. 

Thankfully, there’s another service you can use called Later.io. There’s a free account where you can send up to 10 emails a month. If you need to schedule more than that, you’ll need to choose from one of the affordable plans.

When you register for Later.io, make sure you sign up with the email address you want to send from. You’ll need to click a link in a verification email to finish.

• Inside the Emails dashboard, select Compose to create a new scheduled email.

• Once you select Commit, you’ll see the email show up in your list of schedule emails.

It’s unfortunate that you have to schedule an email from a service outside of Yahoo Mail, but this is the only way to get around Yahoo’s lack of an email scheduling feature.

Schedule an Email In Outlook

Boomerang still offers a schedule email send service for Outlook users. It works with Outlook.com. 

• When you first sign up for Boomerang for Outlook, you’ll need to sign into your Microsoft account and authorize the service’s access to your account.
• When finished, log into your Outlook.com account, and select Manage add-ins under General in the left navigation pane. 
• Select Install to finish.

• In Outlook.com, when you’re composing an email, select the three dots to the right of the Send button. 
• In this menu, you’ll see Boomerang in the list. Select it and you’ll see a list of options.

• Remind Me: Receive a reminder if you don’t receive a response to the email in a set amount of time.
• Suggest Times: Embed suggested meeting times into the email.
• Share Availability: Let the recipient know when you’re available to meet.
• Read Receipt: Get an email when the recipient opens your email.
• Send Later: Schedule your email.

• The Send Later option lets you schedule a delay. You can choose from a variety of preset delays, or customize a date just like in the Gmail solution above.

Once you make a selection, you’ll see a status flash at the top of the email with the date that the email will be sent.

Schedule an Email In Outlook Desktop

Outlook desktop has a scheduled send feature called Delay Delivery.

• You can access it by composing a new message. 
• Select Options from the menu, and selecting Delay Delivery in the More Options section of the ribbon.

• Once you select Delay Delivery, it’ll open a new window. Under Delivery options, you can select Do not deliver before and enter the date and time when you’d like the email to be delivered.

• Select Close to finish. Once you select Send, the message will only be delivered at the date and time that you’ve selected. 

Schedule Emails Using Google Sheets

If you find yourself sending batches of emails each month to different people, like managers or colleagues, with reports or other information, Google Sheets is a perfect solution.

You can easily set up a Google spreadsheet that contains recipients, subject lines, and the bodies of the bulk set of emails you want to send.

• Create the email scheduling script by selecting Tools from the menu, and selecting Script editor.

• To begin creating your script, you’ll need to give your project a name. Select the project name and fill in the field.

• In the editor, paste the following script:

function sendEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  //var startRow = 1; // First row of data to process
var dataRange = sheet.getDataRange();
var last_row = dataRange.getLastRow();

// Fetch values for each row in the Range.
var data = dataRange.getValues();

for (var i=1; i < last_row; i++) {
var row = data[i];
var emailAddress = row[0]; 
var subject = row[1];
var message = row[2];
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
dataRange.clearContent();
}

• This script will access your spreadsheet and pull the last row with data. It then gets all values from the range with data, and loops through every row. 
• Each loop will pull the email address, subject line and message, and send the email to the address for that line.
• When it’s done sending all of the emails, it’ll clear the sheet. Now the sheet is ready to send your next batch of emails.
• Schedule this script to run every month. Select Edit from the menu and select Current project’s triggers.

• On the triggers page, select the Add Trigger button. 
• In the Trigger Page, change the Event Source to Time-driven. 
• Set Select type of time based trigger to Month timer. 
• For Select day of month, select the day of the month when you want to send your emails. 

• When you’re done, select Save to finish. Now your script will run every month.

All you have to do throughout the month is fill out your list of emails that you’d like to have sent out on the date that you’ve scheduled. This is one of the easiest ways to send out batch emails, thanks to Google’s script triggering feature.

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