जब तक आप अपने समूह के सभी लोगों से संपर्क नहीं करते हैं, तब तक एक छोटी टीम का संचालन करना इतना व्यस्त काम नहीं है। कई चीजें करने की जरूरत है। उदाहरण के लिए, आप उन्हें अपने कार्यालय में बुला सकते हैं, टेलीफोनिक सम्मेलन आयोजित कर सकते हैं, एक फेसबुक^(Facebook) समूह बना सकते हैं और इसी तरह। लेकिन अगर आप किसी ऑनलाइन या ऑफलाइन व्यवसाय के लिए अव्यवस्था मुक्त टीम प्रबंधन सेवा की तलाश कर रहे हैं, तो स्लैक^(Slack) वह है जिसकी आपको तलाश है!

हालाँकि^(Though) , स्लैक^(Slack) प्रीमियम समाधान प्रदान करता है, यदि आपके पास 7 या 8 सदस्यों की टीम है , तो मुफ्त संस्करण आपके लिए पर्याप्त है। ^{(free edition)}अब, यदि आप इस सेवा का उपयोग कर रहे हैं, तो आप जान सकते हैं कि यह कितनी उपयोगी है। लेकिन, यदि आपने पहले स्लैक^(Slack) का उपयोग नहीं किया है और इसका उपयोग करने के लिए युक्तियों की तलाश कर रहे हैं, तो ये उपयोगी स्लैक टिप्स और ट्रिक्स^{(Slack tips and tricks)} आपको इस सेवा का कुशलतापूर्वक उपयोग करने में मदद कर सकते हैं।

सुस्त युक्तियाँ और चालें

आइए बस स्लैक^(Slack) के कुछ बुनियादी टिप्स और ट्रिक्स के साथ शुरू करें , जिसके बाद, आप स्लैक^(Slack) की कुछ उन्नत सुविधाओं की जांच कर सकते हैं ।

1] ब्राउज़र अधिसूचना सक्षम करें

चूंकि यह एक त्वरित संदेशवाहक सेवा है, इसलिए आपको प्रेषक को यथाशीघ्र उत्तर देना चाहिए। लेकिन, एक बार जब आप ब्राउज़र विंडो को छोटा करने के बाद अपने कार्यों को करना शुरू कर देते हैं तो आप इसके बारे में भूल सकते हैं। इसलिए, आप स्लैक^(Slack) के लिए ब्राउज़र सूचनाएं सक्षम कर सकते हैं । यदि आप पहली बार स्लैक^(Slack) खोलते हैं, तो आपको अपनी स्क्रीन पर एक छोटा संदेश प्राप्त होगा। काम पूरा करने के लिए बस^(Just) "सूचनाएं सक्षम करें" बटन दबाएं।

यदि आप इसे चूक गए हैं, तो आप सेटिंग में जा सकते हैं और " हमारी अनुशंसित सेटिंग्स पर स्विच करें" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। ^(Switch)उसके बाद, आप अधिसूचना टोन भी बदल सकते हैं।

2] परेशान न करें

यदि आपने ब्राउज़र सूचनाएं सक्षम की हैं और अब आप एक के बाद एक सूचनाएं प्राप्त करते-करते थक गए हैं, तो आप बस अपनी सूचनाओं को याद दिला सकते हैं। यह आपको संदेश प्राप्त करेगा, लेकिन यह आपको सूचित नहीं करेगा। स्लैक^(Slack) में डू नॉट डिस्टर्ब^{(Do not Disturb)} को सक्षम करने के दो तरीके हैं । सबसे पहले^(First) , आप इसे 20 मिनट से 24 घंटे के लिए स्नूज़ कर सकते हैं। दूसरा , आप ^(Second)डीएनडी^(DnD) शेड्यूल कर सकते हैं । उसके लिए, बस टीम के नाम के आगे दिखाई देने वाले अलार्म बेल बटन पर क्लिक करें और एक समय चुनें। ^{(Alarm Bell)}यदि आप इसे शेड्यूल करना चाहते हैं, तो आप " परेशान^(Disturb) न करें" पर क्लिक कर सकते हैंअनुसूची ”विकल्प। इसके बाद आपको एक टाइम सेट करना होगा। हालाँकि, सुनिश्चित करें कि आपने पहली बार टीम की स्थापना करते समय अपना स्वयं का समय क्षेत्र चुना है।

3] टीम अनुमतियां

जब आप किसी टीम के मालिक होते हैं, तो आपको निश्चित रूप से सुरक्षा का ध्यान रखना चाहिए - मुख्य रूप से जब इसे ऑनलाइन प्रबंधित किया जा रहा हो। स्लैक^(Slack) आपकी टीम की गोपनीयता को प्रबंधित करने के लिए बहुत सारे विकल्प प्रदान करता है। दूसरे शब्दों में, आपको गैर-व्यवस्थापकों को विभिन्न चीजों को अनुमति देने या ब्लॉक करने के लिए कुछ विकल्प मिलेंगे। उदाहरण के लिए, आप दूसरों को लोगों को आमंत्रित करने, सदस्य को हटाने (अनुशंसित नहीं), आंकड़े देखने, फ़ाइलों को बाहरी रूप से साझा करने और अन्य को अनुमति दे सकते हैं। उसके लिए, आपको सेटिंग खोलनी होगी और ^(Settings)अनुमति^{(Permissions )} टैब पर स्विच करना होगा ।

4] टीम का नाम और यूआरएल बदलें

आम तौर पर, लोग "माई टीम" नाम से स्लैक पर टीम बनाते हैं। ^(Slack)लेकिन बाद में, वे सटीक टीम नाम और संबंधित URL का चयन करते हैं । यदि आपके साथ भी ऐसा ही हुआ है, तो आप टीम का नाम और URL बदल सकते हैं । लेकिन, टीम URL^{(Team URL)} अद्वितीय होना चाहिए। कार्य पूर्ण करने के लिए निम्न पृष्ठ पर जाएँ। यहां, आप नाम और URL बदल सकते हैं :

https://abcd.slack.com/admin/name

एबीसीडी^(abcd) को अपने वास्तविक टीम यूआरएल से बदलना न भूलें ।

5] आयात/निर्यात डेटा

मान लीजिए कि आप अपनी टीम को हटाना चाहते हैं। यदि ऐसा है, तो अपने डेटा को Slack से निर्यात करना हमेशा एक अच्छा अभ्यास है , ताकि आप बाद में इसका उपयोग कर सकें। आप संदेश निर्यात कर सकते हैं, फ़ाइलों के लिंक, संग्रहीत चैनल, एकीकरण गतिविधि लॉग। निजी समूह इतिहास/फ़ाइलें, प्रत्यक्ष संदेश, और विलोपन लॉग निर्यात करना संभव नहीं है। ऐसा करने के लिए, निम्न पृष्ठ पर जाएँ:

https://abcd.slack.com/admin/settings

एबीसीडी^(abcd) को अपने वास्तविक टीम यूआरएल^(URL) से बदलना न भूलें । Import/Export Data नामक एक बटन मिलेगा । उस पर क्लिक करें^(Click) और चुनें कि आप आयात करना चाहते हैं या निर्यात करना चाहते हैं। यदि आपको डेटा निर्यात करने की आवश्यकता है, तो बस निर्यात पर स्विच करें और निर्यात ^(Export)प्रारंभ करें^{(Start Export )} बटन पर क्लिक करें। यदि आप आयात^(Import) करना चाहते हैं , तो बस स्रोत का चयन करें और स्क्रीन विकल्पों के माध्यम से जाएं। यह तभी किया जा सकता है जब आप किसी टीम के एडमिन हों।

6] स्वामित्व स्थानांतरण

मान लीजिए^(Suppose) , आप टीम छोड़ रहे हैं, और आप बस किसी और को व्यवस्थापक बनाना चाहते हैं, जो आपकी ओर से सभी चीजों का प्रबंधन करेगा, तो आप इस पृष्ठ पर जाकर काम कर सकते हैं:

https://abcd.slack.com/admin/settings

फिर से, सुनिश्चित करें कि आपने abcd को अपने वास्तविक टीम नाम से बदल दिया है। यहां आप अपने टीम के सदस्यों और भूमिकाओं को प्रबंधित^{(manage your team members and roles)} कर सकते हैं । इसके बाद आपको ट्रांसफर ओनरशिप^{(Transfer ownership )} का ऑप्शन मिलेगा । अब, आपको एक नया प्राथमिक सदस्य चुनना होगा और अपना पासवर्ड दर्ज करना होगा।

7] दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करें

टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन संभवत: सबसे अच्छा तरीका है जिससे आप अपने खाते की सुरक्षा कर सकते हैं। स्लैक 2-चरणीय सत्यापन भी प्रदान करता है, जो आपके मौजूदा ^(Slack)स्लैक^(Slack) खाते पर सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत तैयार करेगा । हालांकि, आपके सभी सत्र दो-कारक प्रमाणीकरण सक्षम करने के बाद साइन आउट हो जाएंगे। इसे सक्रिय करने के लिए, निम्न पृष्ठ पर जाएँ:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

सेटअप टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन^{(Setup Two-Factor Authentication )} बटन पर क्लिक करें। इसके बाद आपको अपना पासवर्ड डालना है। फिर, आपको दो विकल्प मिलेंगे यानी एसएमएस टेक्स्ट मैसेज^{(SMS Text Message)} और यूज ए ऐप^{(Use an App)} । आपको जो भी सूट करे उसका इस्तेमाल करें, लेकिन एसएमएस^(SMS) का विकल्प काफी बेहतर है।

उसे चुनें और अपना मोबाइल नंबर दर्ज करें। अब, आपको इस संबंध में एसएमएस प्राप्त होगा, जिसे ^(SMS)स्लैक^(Slack) में टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन को सक्रिय करने के लिए आपको संबंधित पेज पर दर्ज करना होगा ।

8] टीम के किसी भी सदस्य को कॉल करें

हाल ही में, स्लैक^(Slack) ने टीम के किसी भी सदस्य को कॉल करने का विकल्प शामिल किया है। हालाँकि, यह एक वीओआईपी^(VoIP) कॉल है, जिसका अर्थ है कि आप उस व्यक्ति को उसके मोबाइल पर कॉल नहीं कर सकते। आपका कॉल प्राप्त करने के लिए सदस्य को ऑनलाइन होना चाहिए। बहरहाल, स्लैक^(Slack) पर किसी को भी कॉल करना बहुत आसान है । बस संबंधित प्रोफ़ाइल खोलें और ^(Just)कॉल^{(Call )} बटन को हिट करें जो आपके ऊपर दाईं ओर दिखाई दे रहा है।

9] एकाधिक टीमों में साइन इन करें

मान लीजिए , आप ^(Suppose)Slack पर एक से अधिक टीम का प्रबंधन करते हैं । यदि आप कई टीमों में साइन इन करना चाहते हैं, तो आप निश्चित रूप से ऐसा कर सकते हैं। बस^(Just) टीम के नाम पर क्लिक करें और दूसरे टीम^{(Sign in to another team)} विकल्प में साइन इन करें चुनें। उसके बाद, आपको अपनी टीम का नाम, ईमेल आईडी और पासवर्ड दर्ज करना होगा।

10] साइडबार थीम बदलें

कई लोग हैं, जो अक्सर इंटरफेस के साथ खेलते हैं। अगर आप भी उनमें से एक हैं और स्लैक^(Slack) साइडबार के सिंपल लुक को बदलना चाहते हैं, तो यहां आपके लिए एक उपाय है। विषय बदलना संभव है। उसके लिए, बस टीम^(Team) के नाम पर क्लिक करें और वरीयताएँ^{(Preferences)} पर जाएँ । यहां आपको साइडबार थीम^{(Sidebar Theme )} का विकल्प मिलेगा । एक नई थीम या रंग संयोजन का चयन करने के लिए उस पर स्विच करें।

आपकी छोटी टीम के प्रबंधन के लिए स्लैक एक अंतिम समाधान है। स्लैक के साथ अपना अनुभव साझा करें।^{(Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.)}

आगे पढ़िए^{(Read next)} :  Restyaboard एक बेहतरीन ओपन सोर्स टास्क मैनेजमेंट^{(Task Management)} सॉफ्टवेयर है।

Slack Tips and Tricks for managing small team chats

Operating a small tеam is nоt that hectic а job unless or until yоu get in touch with everyone in your grouр. There are numerous things need to be done. For instаnce, you can call them in yоur office, conduct telephonic conferеnce, create a Facebook group and so on. But if you are looking for a clutter-free team management service for any online or offline business, Slack is what you are looking for!

Though, Slack offers premium solutions, the free edition is just adequate for you if you have a team of 7 or 8 members. Now, if you have been using this service, you may know how useful it is. But, if you haven’t used Slack in the past and are looking for tips to use it, then these useful Slack tips and tricks may help you use this service efficiently.

Slack Tips and Tricks

Let’s just start with some basic tips and tricks of Slack following which, you can check out some advanced features of Slack.

1] Enable Browser Notification

As this is an instant messenger service, you should reply to the sender as soon as possible. But, you may forget about it once you start doing your tasks after minimizing the browser window. Therefore, you can enable browser notifications for Slack. If you open Slack for the first time, you will get a small message on your screen. Just hit the “Enable notifications” button to get things done.

In case you have missed it, you can go to settings and click on “Switch to our recommended settings” button. Following that, you can change the notification tone as well.

2] Do not Disturb

If you have enabled browser notifications and now you are just tired of getting notifications one after one, then you can simply snooze your notifications. This will get you the messages, but it will not notify you. There are two ways to enable Do not Disturb in Slack. First, you can snooze it for 20 minutes to 24 hours. Second, you can schedule the DnD. For that, just click on the Alarm Bell button that is visible next to the team name and select a time. If you want to schedule it, you can click on “Do Not Disturb schedule” option. After that, you have to set a time. However, make sure you have selected your own time zone while settings up the team for the first time.

3] Team Permissions

When you are the owner of a team, you should definitely take care of the security – mainly when it is being managed online. Slack offers plenty of options to manage the privacy of your team. In other words, you will get some options to let non-admins allow or block various things. For example, you can allow others to invite people, remove a member (not recommended), view statistics, share files externally and more others. For that, you have to open Settings and switch to Permissions tab.

4] Change Team Name & URL

Generally, people create the team on Slack with “My Team” name. But later on, they select the exact team name and corresponding URL. If the same has happened with you, you can change the team name as well as URL. But, the Team URL must be unique. Visit the following page to get things done. Here, you can change the name and URL:

https://abcd.slack.com/admin/name

Do not forget to replace abcd with your actual team URL.

5] Import/Export Data

Let’s assume that you want to delete your Team. If so, it is always a good practice to export your data from Slack, so that you can use it later. You can export messages, links to files, archived channels, integration activity log. It is not possible to export private group history/files, direct messages, and deletion logs. To do this, visit the following page:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Do not forget to replace abcd with your actual team URL. Here, you will get a button called Import/Export Data. Click on it and select whether you want to import or export. If you need to export data, just switch to Export and click on the Start Export button. If you want to Import, just select the source and go through the screen options. This can be done only if you are the admin of a team.

6] Transfer Ownership

Suppose, you are leaving the team, and you just want to make someone else the admin, who will manage all the things on behalf of you, then you can visit this page to get things done:

https://abcd.slack.com/admin/settings

Again, make sure you have replaced abcd with your actual team name. Here you can find manage your team members and roles. After that, you will get the Transfer ownership option. Now, you have to choose a new primary member and enter your password.

7] Enable Two-Factor Authentication

Two-Factor authentication is probably the best way you can protect your account. Slack also offers 2-step verification, which will create an extra layer of protection on your existing Slack account. However, all your sessions will be signed out after enabling two-factor authentication. To activate it, visit the following page:

https://abcd.slack.com/account/settings#two_factor

Click on Setup Two-Factor Authentication button. Following that, you have to enter your password. Then, you will get two options i.e. SMS Text Message and Use an App. Use whatever suits you, but the SMS option is much better.

Choose that and enter your mobile number. Now, you will get SMS regarding this, which you have to enter on the respective page in order to activate two-factor authentication in Slack.

8] Call Any Team Member

Recently, Slack has included an option to call any team member. However, this is a VoIP call, which means you cannot call the person on his/her mobile. The member must be online to receive your call. Nonetheless, this is very easy to call anyone on Slack. Just open the respective profile and hit the Call button that is visible on your top right side.

9] Sign in to Multiple Teams

Suppose, you manage more than one team on Slack. If you want to sign in to multiple teams, you can certainly do so. Just click on the team name and select Sign in to another team option. Following that, you have to enter your team name, email ID and password.

10] Change Sidebar Theme

There are many people, who often play with the interface. If you are one of them and want to change the simple look of the Slack sidebar, here is a solution for you. It is possible to change the theme. For that, just click on Team name and go to Preferences. Here, you will get Sidebar Theme option. Switch to that to select a new theme or color combination.

Slack is an ultimate solution for managing your small team. Do share your experience with Slack.

Read next: Restyaboard is a great open source Task Management software.

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