ईमेल^(Email) संचार लोकप्रिय होने के बाद से पिछले कुछ दशकों में बहुत अधिक नहीं बदला है। आज हम जिस लिंगो का उपयोग करते हैं, वह वही है। हमने ईमेल से जुड़ी कई शर्तें उन दिनों से उधार ली हैं जब हमने पेपर मेल का उपयोग करके संचार किया था। सीसी और बीसीसी^(BCC) इसके आदर्श उदाहरण हैं। इस सबका क्या मतलब है?

यह लेख ईमेल शब्दजाल पर चर्चा करेगा और आपको यह समझने में मदद करेगा कि आपको किन ईमेल सुविधाओं का सामना करना पड़ता है।

सीसी का क्या मतलब है?

CC का मतलब कार्बन कॉपी^{(Carbon Copy)} है । जब आप इस फ़ील्ड में किसी का पता टाइप करते हैं, तो आप उन्हें अपने ईमेल की एक प्रति भेजेंगे। यह आपके द्वारा उपयोग की जा रही किसी भी ईमेल तकनीक^{(email tech)} पर लागू होता है ।

यह शब्द उन दिनों से आया है जब कागज के माध्यम से संवाद करना बेहद आम था। सभी ने नियमित कागज की दो शीटों के बीच कार्बन पेपर की एक शीट रखकर दस्तावेजों की प्रतियां बनाईं। जब कलम ने ऊपर की शीट पर दबाव डाला, तो कार्बन पेपर की बदौलत लेखन को नीचे की ओर स्थानांतरित कर दिया गया। इसने लोगों को जल्दी से प्रतियां बनाने और भेजने की अनुमति दी।

ईमेल^(Email) कार्बन कॉपी में अब कार्बन पेपर शामिल नहीं हो सकता है, लेकिन सिद्धांत समान है। आप अपने ईमेल की प्रतियां अन्य लोगों को भेजते हैं। इसलिए जब कोई आपको उन्हें सीसी करने के लिए कहता है, तो वे उस ईमेल की एक प्रति चाहते हैं जिसे आप प्राप्तकर्ता को भेज रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी क्लाइंट के साथ संचार कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आप अपने प्रबंधक को CC करना चाहें।

बीसीसी का क्या मतलब है?

BCC का मतलब ब्लाइंड कार्बन कॉपी^{(Blind Carbon Copy)} है और यह CC की तरह काम करता है, जिसमें एक बड़ा अंतर है। जब आप किसी को सीसी करते हैं, तो आपके ईमेल के प्राप्तकर्ता यह देख पाएंगे कि ईमेल को और किसने प्राप्त किया। "टू" फ़ील्ड और "सीसी" फ़ील्ड में दोनों व्यक्ति एक-दूसरे के पते देख पाएंगे। बीसीसी^(BCC) गोपनीयता की एक परत जोड़ता है। केवल प्रेषक ही सूची देख सकता है, और बीसीसी प्राप्तकर्ता को केवल ^(BCC)बीसीसी^(BCC) फ़ील्ड में अपना ईमेल पता दिखाई देगा, भले ही प्रेषक ने उस सूची में एक से अधिक व्यक्ति जोड़े हों। 

जब गोपनीयता की आवश्यकता हो, तो BCC फ़ील्ड का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ग्राहक के साथ ईमेल वार्तालाप कर रहे हैं और आपको अपने प्रबंधक को टैग करने की आवश्यकता है, तो आपको एक ब्लाइंड कार्बन कॉपी भेजनी चाहिए। आपके ग्राहक को यह जानने का कोई कारण नहीं है कि किसी और को लूप में रखा जा रहा है। 

ईमेल शिष्टाचार

अब जब आप जानते हैं कि CC और BCC का क्या मतलब है, तो आप शायद सोच रहे होंगे कि आप “To” फ़ील्ड में सभी को जोड़ने के बजाय कभी CC क्यों भेजेंगे। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, हर कोई देख सकता है कि सीसी सूची में किसे जोड़ा गया था। तकनीकी रूप से, सीसी मुख्य "टू" फ़ील्ड से अलग नहीं है। तो इसका इस्तेमाल क्यों करें?

उत्तर सरल है: शिष्टाचार। "टू" सेक्शन मुख्य प्राप्तकर्ता(ओं) के लिए आरक्षित है। वे सीधे आपके द्वारा भेजे जा रहे ईमेल के विषय से जुड़े होते हैं। आपको उस ईमेल की एक प्रति अन्य पार्टियों को भेजने के लिए "सीसी" फ़ील्ड का उपयोग करना चाहिए जो अभी या भविष्य में जानकारी में रुचि रखते हैं।

सीसी तब उपयोगी होता है जब आप चाहते हैं कि किसी और के पास ईमेल की एक प्रति हो, यदि उन्हें इसकी आवश्यकता हो।

मुख्य प्राप्तकर्ता को इस बात से अनजान रखने के लिए बीसीसी^(BCC) का उपयोग किया जाना चाहिए कि ईमेल की प्रति और कौन प्राप्त कर रहा है। हालांकि, यह तब भी उपयोगी है जब आपको लोगों की एक लंबी सूची ईमेल करने की आवश्यकता हो। इसमें शामिल सभी लोगों को अपने ईमेल से जुड़े दर्जनों ईमेल पतों को देखने की कोई आवश्यकता नहीं है। याद रखें^(Remember) कि BCC का प्राप्तकर्ता केवल ^(BCC)BCC फ़ील्ड में अपना पता देख सकता है । बाकी छिपे रहते हैं।

उस ने कहा, इसमें से कोई भी पत्थर में नहीं लिखा है। कोई निर्धारित नियम नहीं हैं। कई लोग और कंपनियां इन ईमेल फ़ील्ड का अलग-अलग उपयोग करना चुन सकती हैं।

अन्य महत्वपूर्ण ईमेल^{(Important Email)} शर्तें जिन्हें आपको जानना चाहिए

आप ईमेल के साथ बहुत से काम कर सकते हैं, जैसे ईमेल समूह ^{(creating email groups)}अग्रेषित^(forwarding) करना और बनाना , लेकिन इन सभी बेहतरीन सुविधाओं को अनलॉक करने के लिए आपको पहले शर्तों को समझना होगा। आइए लिंगो को थोड़ा और देखें।

विषय^(Subject)

विषय^(Subject) फ़ील्ड का उपयोग प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए किया जाता है कि ईमेल क्या है। जानकारी को कुछ शब्दों में सारांशित करें। यह आपको बाद में विषय के आधार पर छाँटकर^{(sorting by subject)} ईमेल खोजने में भी मदद करेगा ।

सभी का उत्तर^{(Reply to All)}

आम तौर पर, आप प्रेषक को उत्तर^(Reply) बटन दबाकर उत्तर देते हैं। यह आपकी उंगलियों पर जानकारी रखने के लिए मूल ईमेल और पूरे धागे को भी सहेजता है। 

उस ने कहा, आपके पास सभी को उत्तर देने^{(Reply to all)} का विकल्प भी है । इस सुविधा का उपयोग तब करें जब आप किसी सीसी सूची का हिस्सा हों और इसमें शामिल सभी लोगों को अपनी प्रतिक्रिया भेजें।

आगे^(Forward)

क्या^(Did) किसी ने आपको "मुझे आगे भेजो" कहा था और आप निश्चित नहीं थे कि इसका क्या मतलब है? यह शब्द फॉरवर्ड^(Forward) बटन को संदर्भित करता है। यह सुविधा आपको प्राप्त किसी भी ईमेल का चयन करने और मूल प्रेषक के अलावा किसी और को भेजने की अनुमति देती है। यह आपका बहुत समय बचाता है।

अवांछित ईमेल^(Spam)

ईमेल^(Email) स्पैम जंक मेल को संदर्भित करता है। यह अवांछित सामग्री है जिसे किसी ने आपको और हजारों अन्य लोगों को भेजा है जो एक ईमेल सूची का हिस्सा हैं।  जीमेल^(Gmail) या आउटलुक जैसी ^(Outlook)हर^(Every) ईमेल सेवा के लिए एक समर्पित स्पैम फ़ोल्डर होता है। हालांकि, स्पैम हमेशा स्वचालित रूप से वहां समाप्त नहीं होता है। कुछ मामलों में, आपको स्पैम ईमेल^{(spot spam emails)} का पता लगाने और उन्हें मैन्युअल रूप से हटाने की आवश्यकता होती है।

ब्लॉक सूची^(Blocklist)

स्पैम की बात करें तो यह वह जगह है जहाँ एक ब्लॉकलिस्ट काम आती है। पहले एक ब्लैकलिस्ट के रूप में जाना जाता था, एक ब्लॉकलिस्ट केवल स्थायी रूप से अवरुद्ध पतों की एक सूची है। कुछ प्रेषक ज्ञात स्पैमर होते हैं, इसलिए आपका ईमेल सेवा प्रदाता उन्हें स्वचालित रूप से ब्लॉकलिस्ट में डाल देगा, लेकिन कभी-कभी आपको स्वयं पतों को ब्लॉक^{(block the addresses)} करने की आवश्यकता होती है ।

उम्मीद है, हम चीजों को साफ करने में कामयाब रहे, और अब आप बहुत बेहतर हैं और अपने ईमेल भेज और प्रबंधित कर रहे हैं। बस^(Just) सुनिश्चित करें कि जब स्थिति एक या दूसरे का उपयोग करने की मांग करती है    तो आप सीसी और बीसीसी को नहीं मिलाते हैं।^(BCC)

What Do BCC and CC Mean? Understanding Basic Email Lingo

Email communication hasn’t changed much over the last couple of decades since it became popular. Most of the lingo we use today is the same. We borrowed many of the terms associated with emails from the days when we commυnicated using paper mail. CC and BCC are perfect examples. What dоes it all mean?

This article will discuss email jargon and help you understand what many of the email features you encounter are for.

What Does CC Mean?

CC stands for Carbon Copy. When you type someone’s address in this field, you’ll send a copy of your email to them. This applies to any email tech you might be using.

The term comes from the days when communicating through paper was extremely common. Everyone made copies of documents by placing a sheet of carbon paper between two sheets of regular paper. When the pen applied pressure on the top sheet, the writing was transferred to the bottom one thanks to the carbon paper. This allowed people to make and send copies quickly.

Email carbon copies may no longer involve carbon paper, but the principle is the same. You send copies of your email to other people. So when someone tells you to CC them, they want a copy of the email you’re sending to the receiver. For example, if you’re communicating with a client, you might want to CC your manager.

What Does BCC Mean?

BCC stands for Blind Carbon Copy and it works like CC, with one major difference. When you CC someone, the recipients of your email will see who else received the email. Both the person(s) in the “To” field and “CC” field will be able to see each other’s addresses. BCC adds a layer of secrecy. Only the sender can see the list, and the BCC recipient will only see their email address in the BCC field even if the sender added more than one person to that list. 

When privacy is required, use the BCC field. For example, if you’re having an email conversation with a customer and you need to tag your manager, you should send a blind carbon copy. There’s no reason for your customer to know that someone else is being kept in the loop. 

Email Etiquette

Now that you know what CC and BCC mean, you’re probably wondering why you would ever send a CC instead of just adding everyone in the “To” field. As mentioned earlier, everyone can see who was added to the CC list. Technically, CC isn’t any different from the main “To” field. So why use it?

The answer is simple: etiquette. The “To” section is reserved for the main recipient(s). They are the ones directly involved with the subject of the email you’re sending. You should use the “CC” field to send a copy of that email to other parties that might be interested in the information now or in the future.

CC is useful when you want someone else to have a copy of the email in case they need it.

BCC should be used to keep the main recipient unaware of who else is receiving a copy of the email. However, it’s also useful if you need to email a long list of people. There’s no need for everyone involved to see dozens of email addresses attached to their email. Remember that the receiver of a BCC can only see their address in the BCC field. The others remain hidden.

That said, none of this is written in stone. There are no set rules. Many people and companies might choose to use these email fields differently.

Other Important Email Terms You Should Know

You can do so many things with an email, like forwarding and creating email groups, but you need to first understand the terms to unlock all these great features. Let’s explore the lingo a bit further.

Subject

The Subject field is used to tell the recipient what the email is all about. Summarize the information in a few words. This will also help you find the email later by sorting by subject.

Reply to All

Normally, you reply to the sender by hitting the Reply button. This also saves the original email and the entire thread on top to keep the information at your fingertips. 

That said, you also have the option to Reply to all. Use this feature when you’re part of a CC list to send your response to everyone involved.

Forward

Did anyone tell you “forward me” and you weren’t sure what that meant? This term refers to the Forward button. This feature allows you to select any email you received and send it to someone else other than the original sender. It saves you a lot of time.

Spam

Email spam refers to junk mail. It’s unsolicited content that someone sent you and thousands of others who are part of an email list.  Every email service, like Gmail or Outlook, has a dedicated spam folder for it. However, spam doesn’t always end up there automatically. In some cases, you need to spot spam emails and delete them manually.

Blocklist

Speaking of spam, this is where a blocklist comes in handy. Previously known as a blacklist, a blocklist is just a list of permanently blocked addresses. Some senders are known spammers, so your email service provider will automatically them to the blocklist, but sometimes you need to block the addresses yourself.

Hopefully, we managed to clear things up, and now you’re much better and sending and managing your emails. Just make sure you don’t mix CC and BCC up when the situation demands using one or the other.   

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