यदि आप कुछ युक्तियों और युक्तियों को जानते हैं तो PowerPoint में एक प्रस्तुति बनाना काफी आसान होगा। हमने आपको दिखाया है कि अपनी स्लाइड्स का आकार कैसे बदलें , ^{(how to change the size of your slides)}पीडीएफ^(PDF) डालें , संगीत^(music) जोड़ें , और अपने पावरपॉइंट^{(make your PowerPoint more engaging)} को और अधिक आकर्षक कैसे बनाएं । 

चाहे आप PowerPoint प्रस्तुतियाँ बनाने में बिलकुल नए हों या आप एक पेशेवर हों, आप नए PowerPoint डिज़ाइन विचारों^{(new PowerPoint design ideas)} को शामिल करके और सुधार कर सकते हैं । 

1. PowerPoint^(PowerPoint) में किसी इमेज को कैसे लॉक करें

किसी छवि को PowerPoint^(PowerPoint) प्रस्तुति में लॉक करने से छवि के अनुपात या पहलू अनुपात को विकृत या स्केल से बाहर होने से रोका जा सकेगा।

PowerPoint में किसी छवि को लॉक करने के लिए , नीचे दिए गए चरणों का पालन करें:

1. ^{(Right-click)}छवि पर राइट-क्लिक करें और आकार और स्थिति^{(Size and Position)} चुनें । 

1. लॉक पहलू अनुपात^{(Lock aspect ratio)} लेबल वाले बॉक्स को चेक करें ।

किसी छवि या वस्तु को लॉक करना भी संभव है, ताकि उसका आकार बदला न जा सके या उसे स्लाइड के चारों ओर बिल्कुल भी स्थानांतरित न किया जा सके। यह सुविधा अधिकांश PowerPoint^(PowerPoint) डेस्कटॉप संस्करणों में अनुपलब्ध हो सकती है । आप किसी छवि, आकृति या वस्तु पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और लॉक^(Lock) का चयन कर सकते हैं ।

यदि आपको वह विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो एक समाधान यह है कि वस्तुओं को मास्टर स्लाइड में रखा जाए। कैसे करें, यह जानने के लिए PowerPoint में मास्टर स्लाइड्स को संपादित करने का तरीका^{(how to edit master slides in PowerPoint)} पढ़ें । 

2. PowerPoint में एक स्लाइड शो लूप करें

यदि आप लगातार पावरपॉइंट^(PowerPoint) स्लाइड शो चलाने की योजना बना रहे हैं, तो आप स्लाइड शो को मैन्युअल रूप से पुनरारंभ करने के बजाय लूप पर सेट कर सकते हैं।

1. वह PowerPoint^(PowerPoint) खोलें जिसे आप लूप करना चाहते हैं।
2. स्लाइड शो^{(Slide Show)} टैब चुनें ।
3. सेट अप स्लाइड शो^{(Set Up Slide Show)} बटन का चयन करें।

1. लूप लेबल वाले बॉक्स को 'Esc' तक लगातार चेक करें।^{(Loop continuously until ‘Esc.’)}

1. ठीक^(OK) बटन का चयन करें।

लूप की गई PowerPoint प्रस्तुति को समाप्त करने के लिए आपको Esc कुंजी दबाने की आवश्यकता होगी । अपने डेक में अंतिम स्लाइड पर क्लिक करने या अपने कीबोर्ड पर दायां तीर कुंजी दबाने से स्लाइड शो फिर से शुरू हो जाएगा।

3. PowerPoint  के आकार को कैसे कम करें^(Size)

^(PowerPoint)यदि आपने उच्च-रिज़ॉल्यूशन वाली छवियां या मीडिया फ़ाइलें डाली हैं, तो PowerPoint फ़ाइलें बड़ी हो सकती हैं। हमारे पास कुछ पावरपॉइंट^(PowerPoint) टिप्स और ट्रिक्स हैं जो आपकी पावरपॉइंट^(PowerPoint) फ़ाइल के आकार को कम करने में मदद कर सकते हैं।

• ^(Embed)बाईं ओर स्थित मेनू में  फ़ाइल^(File) > विकल्प^(Options) > सहेजें^(Save) का चयन करके केवल अपनी प्रस्तुति में उपयोग किए गए फ़ॉन्ट वर्ण एम्बेड करें।

• यदि आपने फ़ाइल में फ़ॉन्ट एम्बेड करना चुना है, तो केवल प्रस्तुतिकरण में उपयोग किए गए वर्णों^{(Embed only the characters used in the presentation)} को एम्बेड करें विकल्प चुनें।

• ^(Delete)छवि संपादन डेटा हटाएं । जब आप PowerPoint में किसी छवि को संपादित करते हैं , तो यह मूल छवि और आपके संपादित संस्करण को सहेजता है। इसे रोकने के लिए: 
  • फ़ाइल^(File) > विकल्प^(Options) > उन्नत^(Advanced) चुनें । 
  • छवि आकार और गुणवत्ता^{(Image Size and Quality)} के अंतर्गत , संपादन डेटा छोड़ें^{(Discard editing data)} लेबल वाले बॉक्स को चेक करें . 
  • अपने पावरपॉइंट के आकार को और कम करने के लिए, ^(PowerPoint)फ़ाइल में छवियों को संपीड़ित न करें^{(Do not compress images in file)} लेबल वाले बॉक्स को अनचेक करें और अपनी छवियों के लिए कम डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन चुनें। 

• ^(Compress)अपने स्लाइड शो में एक छवि का चयन करके छवियों को और  संपीड़ित करें।
  • पिक्चर फॉर्मेट^{(Picture Format)} टैब में, कंप्रेस पिक्चर्स^{(Compress Pictures)} बटन चुनें। आप चुन सकते हैं कि सभी छवियों या केवल आपके द्वारा चुने गए चित्र पर संपीड़न विकल्प लागू करना है या नहीं। 
  • चित्रों के क्रॉप किए गए क्षेत्रों को हटाएँ^{(Delete cropped areas of pictures)} लेबल वाले बॉक्स को चेक करें , और डिफ़ॉल्ट रिज़ॉल्यूशन का उपयोग करें^{(Use default resolution)} चुनें । ठीक^(OK) दबाएं ।

अपनी पावरपॉइंट^(PowerPoint) फ़ाइल के आकार को कम करके , आप फ़ाइल को स्टोर करना और ईमेल करना आसान बना देंगे।

4. PowerPoint नोट्स कैसे जोड़ें और प्रिंट करें^{(Print PowerPoint)}

प्रस्तुतकर्ता को यह याद रखने में मदद करने के लिए स्पीकर नोट्स जोड़ें कि प्रस्तुति के दौरान ^(Add)PowerPoint के नीचे नोट्स^(Notes) बटन का चयन करके क्या कहना है । रिमाइंडर के रूप में एक स्क्रिप्ट या बस कुछ नोट्स टाइप करें।

नोट्स के साथ प्रेजेंटेशन को प्रिंट करने के लिए , प्रिंट डायलॉग बॉक्स के सेटिंग^(Settings) सेक्शन में नोट्स पेज चुनें।^{(Notes Pages)}

5. PowerPoint पृष्ठभूमि को कैसे संपादित करें^{(PowerPoint Backgrounds)}

PowerPoint डेस्कटॉप ऐप का उपयोग करके अपनी स्लाइड से पृष्ठभूमि ग्राफ़िक जोड़ने, हटाने या संपादित करने के लिए , आपको व्यू^{(View )} मेनू से स्लाइड मास्टर का चयन करना होगा। ^{(Slide Master )}फिर, बाईं ओर, स्लाइड मास्टर या उसके नीचे दिखाई देने वाले किसी एक लेआउट का चयन करें: राइट-क्लिक करें और पृष्ठभूमि स्वरूपित^{(Format Background)} करें चुनें । पृष्ठभूमि ग्राफिक्स छुपाएं^{(Hide background graphics)} लेबल वाले बॉक्स को चेक करें । 

यदि आप किसी ब्राउज़र में PowerPoint का उपयोग कर रहे हैं , तो आपने देखा होगा कि कोई स्लाइड मास्टर नहीं है। जब आप ऑनलाइन संस्करण का उपयोग करते हैं, तो आप स्लाइड पर दिखाई देने वाले किसी भी ग्राफ़िक्स को सीधे जोड़, हटा या संपादित कर सकते हैं।

6. प्रेजेंटेशन में दूसरी स्लाइड से कैसे लिंक करें

उसी प्रस्तुति में किसी अन्य स्लाइड से लिंक करना सहायक हो सकता है यदि आप समय की कमी के कारण अपनी प्रस्तुति के भाग को छोड़ने की आवश्यकता का अनुमान लगाते हैं या पिछली स्लाइड का संदर्भ लेते हैं। यह हाइपरलिंक जोड़ने जितना आसान है।

1. उस टेक्स्ट, छवि या आकृति का चयन करें जिसे आप लिंक के रूप में उपयोग करना चाहते हैं।
2. सम्मिलित करें^(Insert) > लिंक^(Link) चुनें या राइट-क्लिक करें और हाइपरलिंक^(Hyperlink) चुनें ।
3. हाइपरलिंक सम्मिलित करें^{(Insert Hyperlink)} संवाद बॉक्स में, लिंक के अंतर्गत, ^{(Link to)}इस दस्तावेज़ में स्थान^{(Place in This Document)} चुनें ।

1. चुनें^(Choose) कि आप किस स्लाइड से लिंक करना चाहते हैं और ओके^(OK) बटन दबाएं।

7. फॉर्मेट पेंटर^{(Format Painter)} का उपयोग करके लगातार बने रहें

संगति एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई PowerPoint प्रस्तुति की पहचान है। उदाहरण के लिए, स्लाइड के शीर्षकों में पूरे डेक में एक ही रंग, फ़ॉन्ट और फ़ॉन्ट आकार होना चाहिए। फ़ॉर्मेट पेंटर का उपयोग करने से आपकी प्रस्तुति में सभी शीर्षकों और तत्व लेबलों का मानकीकरण त्वरित और आसान हो जाता है। 

1. उस सामग्री का चयन करें जिसमें वह स्वरूपण है जो आपको पसंद है।
2. होम^(Home) टैब में, फॉर्मेट पेंटर^{(Format Painter)} चुनें । 
3. अगला, कुछ और चुनें, और पहले तत्व का स्वरूपण स्वचालित रूप से लागू हो जाएगा।

सरल। कई तत्वों पर फ़ॉर्मेटिंग लागू करने के लिए, फ़ॉर्मेट पेंटर^{(Format Painter)} पर डबल-क्लिक करें और उपरोक्त चरण # 3 को तब तक दोहराएं जब तक कि आप अपने इच्छित सभी तत्वों पर फ़ॉर्मेटिंग लागू नहीं कर देते। फॉर्मेट पेंटर का उपयोग बंद करने के लिए ^{(Format Painter)}Esc कुंजी दबाएं ।

8. स्मार्टआर्ट के साथ स्मार्ट दिखें

पावरपॉइंट की अंतर्निहित स्मार्टआर्ट^(SmartArt) सुविधा आपकी प्रस्तुतियों को अगले स्तर तक ले जाने में मदद करेगी। स्मार्टआर्ट^(SmartArt) के साथ , आप सादे, उबाऊ टेक्स्ट को आकर्षक ग्राफिक्स में बदल सकते हैं।

1. उस टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप ग्राफिक में बदलना चाहते हैं।
2. होम^(Home) टैब पर , कन्वर्ट टू स्मार्टआर्ट^{(Convert to SmartArt)} चुनें ।

1. वह विकल्प चुनें जिसे आप सबसे अधिक पसंद करते हैं। जैसे ही आप अपने माउस को विभिन्न विकल्पों पर ले जाते हैं, आप देखेंगे कि आपका टेक्स्ट उस स्मार्टआर्ट^(SmartArt) विकल्प में परिवर्तित जैसा दिखता है।
2. यदि आप एक स्मार्टआर्ट^(SmartArt) विकल्प चाहते हैं जो आपको चित्र जोड़ने की अनुमति देता है, तो अधिक स्मार्टआर्ट ग्राफिक्स^{(More SmartArt Graphics)} चुनें । 
3. बाईं ओर के मेनू में, चित्र^(Picture) चुनें ।

1. वह विकल्प चुनें जो आपको सबसे अच्छा लगे।
2. ठीक^(OK) बटन का चयन करें।
3. एक छवि जोड़ने के लिए, स्मार्टआर्ट^(SmartArt) तत्व में एक छवि आइकन का चयन करें और चुनें कि क्या आपके कंप्यूटर पर किसी फ़ाइल से या बिंग^(Bing) जैसे ऑनलाइन स्रोत से एक छवि सम्मिलित करना है ।

स्मार्टआर्ट^(SmartArt) गैलरी में चुनने के लिए दर्जनों विकल्प हैं। उनमें से एक आपकी स्लाइड को और अधिक आकर्षक बनाने के लिए बाध्य है।

9. अपनी वस्तुओं को संरेखित करें

आपने यह सुनिश्चित करने के लिए फ़ॉर्मेट पेंटर^{(Format Painter)} का उपयोग किया है कि आपका स्वरूपण आपकी प्रस्तुति के दौरान एक जैसा है। जब आप इस पर हों, तो सुनिश्चित करें कि PowerPoint के संरेखण^(Align) उपकरण का उपयोग करके आपके सभी ऑब्जेक्ट पूरी तरह से संरेखित हैं।

1. जब आप प्रत्येक ऑब्जेक्ट का चयन करते हैं तो शिफ्ट^(Shift) को दबाकर उन वस्तुओं का चयन करें जिन्हें आप संरेखित करना चाहते हैं ।
2. प्रारूप^(Format) टैब में, संरेखित करें^(Align) चुनें । 
3. चुनें कि आप चयनित ऑब्जेक्ट को कैसे संरेखित करना चाहते हैं।

1. तीन या अधिक वस्तुओं को समान रूप से वितरित करने के लिए, वस्तुओं का चयन करें, और फिर संरेखित करें^{(Align )} और या तो क्षैतिज^{(Distribute Horizontally)} रूप से वितरित करें या लंबवत^{(Distribute Vertically)} रूप से वितरित करें चुनें । 

आपकी स्लाइड पर वस्तुओं को कैसे संरेखित किया जाता है, इसके बारे में जानबूझकर होना पेशेवर दिखने वाली प्रस्तुति बनाने का एक लंबा रास्ता तय करता है।

10. चित्र लेआउट का उपयोग कैसे करें

जब आप एक या अधिक छवियों वाली स्लाइड के साथ काम कर रहे हों, तो PowerPoint के अंतर्निर्मित चित्र लेआउट^(Layout) टूल का उपयोग करने का प्रयास करें। यह छवियों के लिए स्मार्टआर्ट है।^(SmartArt)

1. स्लाइड पर सभी छवियों का चयन^(Select) करें ( एकाधिक छवियों का चयन करने के लिए Shift दबाए रखें )।
2. Picture Tools मेनू में, Format >^(Format) Picture Layout^{(Picture Layout)} चुनें । 

1. आपको जो चित्र लेआउट सबसे अच्छा लगता है उसे खोजने के लिए विकल्पों पर माउस ले जाएँ और उसका चयन करें।

यदि आप तय करते हैं कि आप चित्र लेआउट का उपयोग नहीं करना चाहते हैं, तो आप ^(Layout)डिज़ाइन^(Design) > कनवर्ट करें^(Convert) > आकार^{(Convert to Shapes)} में कनवर्ट करें का चयन करके अपनी छवियों को वापस आकार^(Shapes) में परिवर्तित कर सकते हैं ।

11. स्लाइड ट्रांजिशन से सावधान रहें^{(Slide Transitions)}

एक बार जब आपको पता चलता है कि आप स्लाइड्स के बीच एनिमेशन जोड़ सकते हैं, तो आप उन सभी को आज़माने के लिए ललचा सकते हैं। हालाँकि, आपको PowerPoint^(PowerPoint) प्रस्तुतियों के मुख्य नियम को याद रखना चाहिए : कम अधिक है। यदि आप बिल्कुल संक्रमण का उपयोग करना चाहते हैं, तो कट^(Cut) और फेड^(Fade) जैसे सरल लोगों से चिपके रहें ।

1. एक स्लाइड चुनें।
2. ट्रांज़िशन^{(Transitions)} टैब से , ट्रांज़िशन चुनें।

1. यदि संक्रमण के लिए अतिरिक्त सेटिंग्स चुनने के लिए यह उपलब्ध है, तो प्रभाव विकल्प^{(Effect Options)} चुनें ।

1. संक्रमण को क्रिया में देखने के लिए पूर्वावलोकन^(Preview) का चयन करें ।

12. एनिमेशन का बुद्धिमानी से उपयोग करें

जब आप अपने स्लाइड ट्रांज़िशन को कम कर रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि आप एनिमेशन का उपयोग विवेकपूर्ण तरीके से भी कर रहे हैं। स्लाइड पर टेक्स्ट या ऑब्जेक्ट को एनिमेट करने से आपकी प्रस्तुति के प्रवाह में मदद मिल सकती है, लेकिन बहुत सारे एनिमेशन ध्यान भंग करने वाले हो सकते हैं। इस बारे में समझदार रहें कि आप उनका उपयोग कब और कहाँ करते हैं। 

एनिमेशन और प्रभाव जोड़ने के लिए:

1. उस पाठ या वस्तु का चयन करें जिसे आप चेतन करना चाहते हैं। 
2. एनिमेशन^(Animations) टैब पर , एक एनीमेशन चुनें।

1. अगला, प्रभाव चुनने के लिए प्रभाव विकल्प^{(Effect Options )} चुनें। ध्यान दें, आपके द्वारा चुने गए एनीमेशन के आधार पर प्रभाव ^(Effect) विकल्प^(Options) भिन्न होंगे।

एनिमेशन शुरू करने के लिए आप विभिन्न तरीकों का चयन कर सकते हैं। एनिमेशन^(Animations) टैब के टाइमिंग^(Timing) सेक्शन में , चुनें कि एनिमेशन कब शुरू करना है।

• क्लिक पर^{(On click)} । जब आप स्लाइड पर क्लिक करेंगे तो यह विकल्प एनिमेशन शुरू कर देगा।
• पिछले के साथ^{(With previous)} । इस विकल्प को चुनें यदि आप चाहते हैं कि ऐनिमेशन उसी समय चले, जैसे क्रम में पिछले ऐनिमेशन।
• पिछले के बाद^{(After previous)} । एनीमेशन पहले वाले के समाप्त होने के तुरंत बाद शुरू हो जाएगा।
• अवधि^(Duration) । यह विकल्प आपको प्रभाव को लंबे या कम समय तक चलने की अनुमति देता है।
• देरी^(Delay) । प्रभाव शुरू होने से पहले कुछ समय जोड़ें।

आपके एनिमेशन के चलने का क्रम बदलने के लिए:

1. ^(Select)एक स्लाइड पर एक एनीमेशन मार्कर का चयन करें (या एनिमेशन टैब के ^{(Animation )}उन्नत एनिमेशन^{(Advanced Animation)} अनुभाग में इसे चुनकर एनिमेशन फलक^{(Animation Pane)} पर टॉगल करें और सूची में एक एनीमेशन का चयन करें।)

1. एनिमेशन^(Animation) टैब के टाइमिंग^{(Timing )} सेक्शन में , पहले मूव^{(Move Earlier)} करें या बाद में^{(Move Later)} मूव करें चुनें ।

ऑब्जेक्ट के समूह में एनिमेशन जोड़ने के लिए:

1. Ctrl दबाएं^(Ctrl) और एकाधिक ऑब्जेक्ट चुनें।
2. समूह बनाने के लिए प्रारूप^(Format) > समूह^{(Group )} > समूह^{(Group )} चुनें ।
3. एनिमेशन^(Animations) टैब से एक एनिमेशन चुनें।

यदि आप उनका सही तरीके से उपयोग करते हैं, तो एनिमेशन आपकी प्रस्तुति को स्पष्ट और दर्शकों के लिए समझने में आसान बना सकते हैं।

13. किस

PowerPoint स्लाइड सबसे अधिक प्रभावी होती हैं, जब वे सरल होती हैं। जब आप अपनी स्लाइड में केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करते हैं, तो आप लोगों के लिए आपके संदेश को पचाना और याद रखना आसान बनाते हैं। आप हमेशा विषय के बारे में अधिक कह सकते हैं, लेकिन स्लाइड को अपनी आवश्यकता से अधिक सामग्री के साथ पैक न करें। आखिरकार, आपके दर्शकों को पढ़ने से ज्यादा सुनना चाहिए।

14. उच्च गुणवत्ता वाले टेम्प्लेट^{(High Quality Templates)} , चित्र^(Images) और ग्राफिक्स की तलाश करें

जब आप इसे सरल रखते हैं, तो इसका मतलब है कि अच्छी दिखने वाली छवियों और ग्राफिक्स का उपयोग करना। हमने सुंदर पावरपॉइंट टेम्पलेट प्राप्त करने के लिए कुछ ^{(beautiful PowerPoint templates)}बेहतरीन स्टॉक फोटो साइटों^{(great stock photo sites)} और स्थानों को गोल किया है ।

15. प्रस्तुति^{(Presentation)} को वीडियो के रूप में निर्यात करें

जब आप अपनी प्रस्तुति से खुश हों, तो इसे वीडियो के रूप में निर्यात करें:

1. फ़ाइल^{(File )} > निर्यात^{( Export)} करें चुनें .

1. एक वीडियो बनाएं^{(Create a video)} चुनें ।

1. वीडियो की गुणवत्ता का चयन करें और रिकॉर्ड किए गए समय और कथन का उपयोग करना है या नहीं।

1. प्रत्येक स्लाइड की अवधि निर्धारित करें।
2. वीडियो बनाएं^{(Create Video)} बटन का चयन करें।
3. उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जहां आप वीडियो फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं।
4. सहेजें^(Save) बटन का चयन करें।

By implementing these tips and tricks, you’ll take your presentations to the next level! 

However, perhaps despite all the tips and tricks you’ve learned, you’ve decided to swear off the software entirely. So many PowerPoint presentations have put audience members to sleep that we now have a term for it: “death by PowerPoint.” In that case, say goodbye to Powerpoint, and check out these seven alternatives to PowerPoint that you can use online. 

15 PowerPoint Tips & Tricks To Improve Your Presentations

Creating a presentation in PowerPoint will be significantly easier if you know a few tips and tricks. We’ve shown yоu how to change the size of your slides, insert a PDF, add music, and how to make your PowerPoint more engaging. 

Whether you’re brand new to creating PowerPoint presentations or you’re a pro, you can improve further by incorporating new PowerPoint design ideas. 

1. How to Lock an Image in PowerPoint

Locking an image in a PowerPoint presentation will prevent the image’s proportions or aspect ratio from getting distorted or out of scale.

To lock an image in PowerPoint, follow the steps below:

1. Right-click on the image and select Size and Position. 

1. Check the box labeled Lock aspect ratio.

It’s also possible to lock an image or object so it cannot be resized or moved around the slide at all. This feature may be missing from most PowerPoint desktop versions. You might be able to right-click on an image, shape, or object and select Lock.

If you don’t see that option, one workaround is to place objects into the master slide. To learn how, read how to edit master slides in PowerPoint. 

2. Loop a Slideshow in PowerPoint

If you plan on continuously running a PowerPoint slide show, you can set the slideshow to loop instead of having to restart it manually.

1. Open the PowerPoint you want to loop.
2. Select the Slide Show tab.
3. Select the Set Up Slide Show button.

1. Check the box labeled Loop continuously until ‘Esc.’

1. Select the OK button.

You’ll need to press the Esc key to end the looped PowerPoint presentation. Clicking on the final slide in your deck or pressing the right arrow key on your keyboard will cause the slideshow to restart.

3. How to Reduce the Size of a PowerPoint 

PowerPoint files can become large if you’ve inserted high-resolution images or media files. We’ve got a few PowerPoint tips and tricks that can help reduce the size of your PowerPoint file.

• Embed only the font characters used in your presentation by selecting File > Options > Save in the menu on the left. 

• If you’ve chosen to embed fonts in the file, select the Embed only the characters used in the presentation option.

• Delete image editing data. When you edit an image in PowerPoint, it saves the original image and your edited version. To prevent this: 
  • Select File > Options > Advanced. 
  • Under Image Size and Quality, check the box labeled Discard editing data. 
  • To further reduce the size of your PowerPoint, uncheck the box labeled Do not compress images in file and opt for a lower default resolution for your images. 

• Compress images further by selecting an image in your slideshow. 
  • In the Picture Format tab, select the Compress Pictures button. You can choose whether to apply compression options to all images or only the picture you’ve chosen. 
  • Check the box labeled Delete cropped areas of pictures, and select Use default resolution. Press OK.

By reducing the size of your PowerPoint file, you’ll make the file easier to store and email.

4. How to Add and Print PowerPoint Notes

Add speaker notes to help the presenter remember what to say during the presentation by selecting the Notes button at the bottom of the PowerPoint. Type a script or just a few notes as reminders.

To print the presentation with the notes, select Notes Pages in the Settings section of the Print dialog box.

5. How to Edit PowerPoint Backgrounds

To add, remove, or edit a background graphic from your slides using the PowerPoint desktop app, you’ll need to select Slide Master from the View menu. Then, on the left, select the slide master or one of the layouts that appears below it: Right-click and select Format Background. Check a box labeled Hide background graphics. 

If you’re using PowerPoint in a browser, you might have noticed there is no slide master. When you use the online version, you can directly add, remove, or edit any graphics that appear on a slide.

6. How to Link to Another Slide in the Presentation

Linking to another slide in the same presentation can be helpful if you anticipate the need to skip part of your presentation due to time constraints or refer back to a previous slide. It is as simple as adding a hyperlink.

1. Select the text, image, or shape you want to use as a link.
2. Select Insert > Link or right-click and select Hyperlink.
3. In the Insert Hyperlink dialog box, under Link to, select Place in This Document.

1. Choose which slide you want to link to and press the OK button.

7. Stay Consistent by Using the Format Painter

Consistency is a hallmark of a well-designed PowerPoint presentation. For example, slide headings should have the same color, font, and font size throughout the deck. Using the format painter makes standardizing all the headings and element labels in your presentation quick and easy. 

1. Select the content that has the formatting you like.
2. In the Home tab, select the Format Painter. 
3. Next, select something else, and the formatting of the first element will automatically be applied.

Simple. To apply formatting to multiple elements, double-click the Format Painter and repeat step #3 above until you’ve applied the formatting to all the elements you want. Press the Esc key to stop using the Format Painter.

8. Look Smart with SmartArt

PowerPoint’s built-in SmartArt feature will help take your presentations to the next level. With SmartArt, you can convert plain, boring text to engaging graphics.

1. Select the text you want to convert into a graphic.
2. On the Home tab, select Convert to SmartArt.

1. Select the option you like the most. As you move your mouse over the different options, you’ll see what your text looks like converted to that SmartArt option.
2. If you’d like a SmartArt option that allows you to add pictures, select More SmartArt Graphics. 
3. In the menu on the left, select Picture.

1. Select the option you like best.
2. Select the OK button.
3. To add an image, select an image icon in a SmartArt element and choose whether to insert an image from a file on your computer or from an online source like Bing.

The SmartArt gallery has dozens of options to choose from. One of them is bound to make your slide more engaging.

9. Align Your Objects

You’ve used the Format Painter to ensure your formatting is consistent throughout your presentation. While you’re at it, make sure all your objects are perfectly aligned using PowerPoint’s Align tool.

1. Select the objects you want to align by holding down Shift as you select each object.
2. In the Format tab, select Align. 
3. Choose how you want the selected object to align.

1. To distribute three or more objects evenly, select the objects, and then select Align and either Distribute Horizontally or Distribute Vertically. 

Being intentional about how objects on your slides are aligned goes a long way to making a professional-looking presentation.

10. How to Use Picture Layout

When you’re working with a slide with one or more images, try using PowerPoint’s built-in Picture Layout tool. It’s SmartArt for images.

1. Select all the images on the slide (hold down Shift to select multiple images).
2. In the Picture Tools menu, select Format > Picture Layout. 

1. Mouse over the options to find the Picture Layout you like best, and select it.

If you decide you don’t want to use a Picture Layout, you can convert your images back to Shapes by selecting Design > Convert > Convert to Shapes.

11. Be Sparing with the Slide Transitions

Once you discover that you can add animations between slides, you might be tempted to try them all. However, you should remember the cardinal rule of PowerPoint presentations: less is more. If you absolutely must use a transition, stick to the simple ones like Cut and Fade.

1. Select a slide.
2. From the Transitions tab, select a transition.

1. Select Effect Options if it’s available to choose additional settings for the transition.

1. Select Preview to see the transition in action.

12. Use Animations Wisely

While you’re toning down your slide transitions, make sure you’re using animations judiciously, too. Animating text or objects on a slide can help the flow of your presentation, but too many animations can be distracting. Be discerning about when and where you use them. 

To add animations and effects:

1. Select the text or object you want to animate. 
2. On the Animations tab, select an animation.

1. Next, select Effect Options to choose an effect. Note, the Effect Options will be different depending on which animation you have selected.

You can select different ways to start the animations. In the Timing section of the Animations tab, choose when to start the animation.

• On click. This option will start the animation when you click the slide.
• With previous. Choose this option if you want the animation to play at the same time as the previous animation in the sequence.
• After previous. The animation will begin immediately after the prior one concludes.
• Duration. This option allows you to make an effect last longer or shorter.
• Delay. Add some time before an effect begins.

To change the order your animations play:

1. Select an animation marker on a slide (or toggle on the Animation Pane by selecting it in the Advanced Animation section of the Animation tab and select an animation in the list.)

1. In the Timing section of the Animation tab, select either Move Earlier or Move Later.

To add an animation to a group of objects:

1. Press Ctrl and select multiple objects.
2. Select Format > Group > Group to create a group.
3. Choose an animation from the Animations tab.

If you use them the right way, animations can make your presentation clearer and easier for viewers to understand.

13. K.I.S.S.

PowerPoint slides are most effective when they’re simple. When you include only the most important information on your slides, you make it easier for people to digest and remember your message. You can always say more about the topic, but don’t pack the slide with more content than you need. After all, your audience should be listening more than reading.

14. Seek Out High Quality Templates, Images, and Graphics

When you keep it simple, that means using images and graphics that look good. We’ve rounded up some great stock photo sites and places to get beautiful PowerPoint templates.

15. Export the Presentation as a Video

When you’re happy with your presentation, export it as a video:

1. Select File > Export.

1. Choose Create a video.

1. Select the quality of the video and whether to use recorded timings and narrations.

1. Set the duration of each slide.
2. Select the Create Video button.
3. Navigate to the folder where you want to save the video file.
4. Select the Save button.

By implementing these tips and tricks, you’ll take your presentations to the next level! 

However, perhaps despite all the tips and tricks you’ve learned, you’ve decided to swear off the software entirely. So many PowerPoint presentations have put audience members to sleep that we now have a term for it: “death by PowerPoint.” In that case, say goodbye to Powerpoint, and check out these seven alternatives to PowerPoint that you can use online. 

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