ब्रिंग योर ओन डिवाइस (बीओओडी) कार्यक्रम^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} के अपने फायदे और नुकसान हैं। यह लेख, तीन लेख श्रृंखला में पहला - BYOD के अच्छे और बुरे के बारे में बात करता है । अन्य दो लेख एक उचित BYOD नीति बनाने के लिए काम करते हैं और इसे लागू करते समय गलतियों से बचने के लिए पता लगाते हैं। BYOD के लाभों और इसके नकारात्मक प्रभावों के बारे में बात करने के लिए आगे बढ़ने से पहले, आइए देखें कि यह प्रणाली कैसे लागू की जाती है।

अपना खुद का उपकरण^(Device) या BYOD लाओ क्या है?

ब्रिंग योर ओन डिवाइस^{(Own Device)} सिस्टम कुछ समय के लिए आसपास रहा है और गति प्राप्त कर रहा है क्योंकि अधिक से अधिक व्यवसाय सिस्टम को चुनते हैं। BYOD संरचना के तहत , कर्मचारी मोबाइल उपकरणों का उपयोग करते हैं जो उन्हें निम्न की अनुमति देते हैं:

1. व्यक्तिगत और कार्यालय उपयोग के लिए एक ही उपकरण का उपयोग करें
2. कहीं से भी काम करें

मैं बीओओडी^(BYOD) को दो अलग-अलग श्रेणियों में वर्गीकृत कर सकता हूं: (ए) पहला वह है जहां कंपनियां कर्मचारी-स्वामित्व वाले उपकरणों के उपयोग की अनुमति देती हैं और (बी) दूसरी जहां कंपनियां कर्मचारियों के लिए मोबाइल डिवाइस खरीदती हैं। प्रत्येक मामले में, कार्यान्वयन थोड़ा अलग होगा। उदाहरण के लिए, यदि कंपनी डिवाइस प्रदान कर रही है, तो संभवतः यह उन चीजों की स्थापना को अवरुद्ध कर देगी जो विचलित कर रही हैं: उदाहरण के लिए एंग्री बर्ड्स। साथ ही, कंपनी गुप्त सॉफ़्टवेयर का उपयोग यह देखने के लिए कर सकती है कि आप डिवाइस पर क्या कर रहे हैं। बेशक, वे उपकरणों के निजी उपयोग की अनुमति देंगे लेकिन यह थोड़ा प्रतिबंधित होगा।

सीधे शब्दों में कहें, BYOD एक ऐसी प्रणाली है जहां कर्मचारी एक मोबाइल डिवाइस ले जाते हैं जिसका उपयोग वे कहीं से भी काम करने के लिए कर सकते हैं (ज्यादातर मामलों में कार्यालय वीपीएन का उपयोग करके)।^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

BYOD लाभ

BYOD के बारे में बात करते समय पहली बात जो दिमाग में आती है , वह है विभिन्न रूपों में लागत बचत। ज्यादातर मामलों में, हम मानते हैं कि आपके पास पहले से ही एक मोबाइल डिवाइस है और आपकी कंपनी इसे व्यावसायिक उपयोग के लिए पुन: कॉन्फ़िगर करती है। यदि ऐसा है, तो व्यवसाय उपकरण खरीदने पर बचत करता है।

अभी तक, कर्मचारियों के मौजूदा उपकरणों का उपयोग करने की प्रथा को अधिक लागू नहीं किया गया है। बल्कि^(Rather) , कंपनियां खुद मोबाइल डिवाइस खरीदती हैं, उसे कॉन्फिगर करती हैं और कर्मचारियों को देती हैं - ऐसे में कर्मचारियों को निम्नलिखित दो तरीकों से फायदा होता है:

1. वे कार्यालय वीपीएन का उपयोग करके ^(VPN)इंटरनेट^(Internet) से जुड़ते हैं जिससे इंटरनेट^(Internet) लागतों की बचत होती है;
2. वे व्यवसाय और व्यक्तिगत उपयोग दोनों के लिए एक ही उपकरण का उपयोग करके कहीं से भी काम कर सकते हैं। यह उन्हें व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक से अधिक मोबाइल डिवाइस ले जाने से मुक्त करता है। यहां समस्याएं उत्पन्न होंगी जो कर्मचारियों को परेशान कर सकती हैं। हम इन मुद्दों के बारे में व्यवसायों में BYOD प्रणाली का उपयोग करने के नकारात्मक में बात करेंगे।

चूंकि कर्मचारी कहीं से भी काम कर सकते हैं, कुल उत्पादकता बढ़ जाती है। जो कर्मचारी खराब मौसम या ट्रैफिक के कारण कार्यालय नहीं पहुंच पाते हैं, वे घर से या कहीं और काम कर सकते हैं। यह कर्मचारियों की अनुपस्थिति को बचाता है जो अन्यथा परियोजनाओं में देरी का कारण बनता है। यदि किसी कर्मचारी को जल्दी कार्यालय छोड़ने की आवश्यकता होती है, तो वे बाद में लंबित कार्य को कवर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी का अपॉइंटमेंट है, तो वह जल्दी निकल सकता है, डॉक्टर से मिल सकता है, घर जा सकता है और दिन के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए वहां से काम कर सकता है।

BYOD एक विक्रय बिंदु के रूप में भी कार्य करता है। लोग उन कंपनियों के साथ काम करना पसंद करते हैं जो व्यवसाय और व्यक्तिगत उपयोग दोनों के लिए एक ही मोबाइल डिवाइस की अनुमति देती हैं। यदि यह पारंपरिक कार्यस्थल है, तो लोगों को अपने निजी उपकरणों को कार्यालय के अंदर ले जाने की अनुमति नहीं दी जा सकती है। मैंने ऐसे कार्यस्थल देखे हैं जहां वे कर्मचारियों के सेलफोन को भी अंदर नहीं जाने देते हैं। व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों कार्यों के लिए एकल उपकरण का उपयोग करने में सक्षम होने की तुलना में, यह एक बड़ा मोड़ है। दूसरे शब्दों में, एक ठोस BYOD प्रणाली वाली कंपनियां बेहतर कर्मचारियों को आकर्षित करती हैं।

पढ़ें^(Read) : विंडोज 10 में अपना खुद का डिवाइस सेटअप और सेटिंग्स लाएं ।

BYOD के नुकसान

फिर, पहला लागत कारक है। जब तक कंपनी कर्मचारियों के मौजूदा उपकरणों को व्यवसाय के लिए अनुमति देने में विश्वास नहीं करती, वे उपकरण खरीदने पर पैसा खर्च करेंगे। इसके साथ ही, व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए इंटरनेट^(Internet) के उपयोग से केवल खर्च बढ़ेगा। फिर भी, क्योंकि गतिशीलता और बेहतर उत्पादकता जैसे अन्य लाभ जुड़े हुए हैं, अधिकांश कंपनियां BYOD सिस्टम में स्थानांतरित हो रही हैं।

कर्मचारी के लिए, टर्न-ऑफ डिवाइस पर लगाए गए प्रतिबंध हो सकते हैं। मुझे अभी तक ऐसा कोई कर्मचारी नहीं मिला है जो कहता हो कि संगठन BYOD के माहौल में व्यक्तिगत प्रतिष्ठानों को प्रतिबंधित करते हैं। फिर भी, संगठन की नीति खेलों और कुछ वेबसाइटों को ना कहने की हद तक जा सकती है।

कर्मचारियों के लिए चिंता का एक अन्य कारण उनकी गोपनीयता है। अगर वे फेसबुक^(Facebook) , ट्विटर^(Twitter) या कुछ इसी तरह का उपयोग करते हैं, तो कंपनी लॉगिन क्रेडेंशियल जानने में सक्षम हो सकती है। निजी तौर पर, मुझे विश्वास नहीं है कि कॉरपोरेट घरानें जासूसी के मामले में इतना आगे बढ़ेंगे लेकिन संभावनाएं मौजूद हैं। एक अन्य पहलू डिवाइस पर कर्मचारी की कार्रवाइयों को रिकॉर्ड करना या लॉग करना है जो ऐसी जानकारी दे सकता है जिसे वे किसी के साथ साझा नहीं करना चाहेंगे। एक पायरेटेड मूवी डाउनलोड करने के लिए डिवाइस का उपयोग करने का एक उदाहरण हो सकता है।

BYOD सिस्टम की सबसे अधिक चिंता या नकारात्मकता कंपनी के डेटा की सुरक्षा है। बेशक, कर्मचारी इसके केवल एक हिस्से तक पहुंच सकते हैं लेकिन वह हिस्सा अभी भी दूसरों को महत्वपूर्ण जानकारी देने के लिए पर्याप्त हो सकता है - जानबूझकर या अनजाने में। एक उचित नीति होनी चाहिए कि कर्मचारी दूसरों के साथ क्या साझा कर सकते हैं और साथ ही एक अच्छी निकास नीति भी होनी चाहिए: जब कर्मचारी कंपनी छोड़ता है तो उसे लागू किया जाना चाहिए। एक अच्छा विकल्प यह होगा कि सभी व्यावसायिक डेटा को दूसरे कंप्यूटर पर स्थानांतरित किया जाए और डेटा फ़ाइलों को कर्मचारियों के उपकरणों से हटा दिया जाए।

अपनी खुद की डिवाइस नीति लाओ

BYOD को सफल बनाने के लिए , आपके पास एक अच्छी BYOD नीति होनी चाहिए। संपूर्ण BYOD^(BYOD) नीति जैसी कोई चीज़ नहीं होती है । डेटा को सुरक्षित रखने के लिए - जैसे-जैसे तकनीक आगे बढ़ती है - आप नीति में बदलाव करते रहते हैं।

#1 Educate the Employees

यदि आप BYOD कार्यान्वयन पर विचार कर रहे हैं या पहले ही इसे लागू कर चुके हैं, तो कर्मचारियों को यह समझाने के लिए समय निकालें कि यह प्रणाली कर्मचारी और नियोक्ता दोनों की सुविधा के लिए है। आपको उन्हें यह बताना होगा कि अपने मोबाइल उपकरणों पर उपयोग किए जा रहे ऑपरेटिंग सिस्टम और हार्डवेयर के लिए नवीनतम अपडेट और पैच के साथ डिवाइस को कैसे सुरक्षित रखा जाए। आपको उन्हें डेटा लीक की संभावना के बारे में बताना होगा और यह कैसे संगठन के प्रयासों को बर्बाद कर सकता है। आपको यह स्पष्ट करना होगा कि किसी संगठन के डेटा की गोपनीयता से समझौता नहीं किया जा सकता है।

#2 What all Platforms To Allow

आप उपयोगकर्ताओं को लगभग किसी भी प्लेटफ़ॉर्म का चयन करने नहीं दे सकते। यदि आपके संगठन आईओएस जैसे किसी विशिष्ट ऑपरेटिंग सिस्टम पर नहीं चल सकते हैं, तो आपको अपने कर्मचारियों को बताना होगा कि आईओएस को चुनने वाले लोग बीओओडी^(BYOD) कार्यक्रम में भाग नहीं ले सकते हैं।

एक बेहतर तरीके से, आप उन्हें दो तीन प्लेटफार्मों की एक सूची दे सकते हैं जो स्वीकार्य हैं और संगठन और कर्मचारियों दोनों के लिए पर्याप्त हैं। यह कुछ स्थिरता लाएगा ताकि आपको उपकरणों के समस्या निवारण के लिए अतिरिक्त आईटी लोगों को नियुक्त न करना पड़े।

#3 Non-Disclosure Agreement

कर्मचारियों को एक एनडीए^(NDA) पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें , जहां वे किसी तीसरे पक्ष के साथ कंपनी डेटा साझा नहीं कर सकते। उन्हें सोशल इंजीनियरिंग के बारे में जागरूक करें और उन्हें डेटा को लॉक में रखने के तरीके सिखाएं।

#4 Logging & Responsibility

यह महत्वपूर्ण है भले ही कर्मचारी विरोध करें। ईवेंट लॉग करने से आपको यह पहचानने में मदद मिल सकती है कि क्या कोई कर्मचारी पायरेटेड मूवी डाउनलोड करने जैसी अवैध गतिविधियों में लिप्त रहा है। इस मामले में, आपको कर्मचारियों को यह भी बताना होगा कि यदि कोई नुकसान का दावा करता है तो वे जिम्मेदार होंगे न कि संगठन। यह खंड महत्वपूर्ण है क्योंकि लोग अक्सर किसी न किसी चीज के लिए सस्ते तरीकों पर लौट आते हैं। और चूंकि यह डिवाइस का उपयोग करने वाला कर्मचारी है और क्योंकि यह कर्मचारी था, जो एक पायरेटेड मूवी डाउनलोड करने के लिए आगे बढ़ा, संगठन पर किसी भी अपराध का आरोप नहीं लगाया जाएगा।

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

एक अच्छी BYOD नीति बनाते समय एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू, मोबाइल डिवाइस को ट्रैक करना संगठन के डेटा की सुरक्षा के लिए अधिक है और यह नहीं^(NOT) जानना कि कर्मचारी क्या कर रहा है। मोबाइल डिवाइस को किसी प्रकार के एप्लिकेशन से लैस करने की आवश्यकता है जो एचडीडी^(HDD) को दूरस्थ रूप से हटाने की अनुमति देता है । यह तब मददगार होता है जब:

1. एक कर्मचारी डिवाइस खो देता है
2. एक कर्मचारी नौकरी छोड़ देता है और प्रतिद्वंद्वी संगठन में चला जाता है

एक नाराज कर्मचारी द्वारा जानबूझकर जानकारी देने की संभावना मौजूद है, और एनडीए^(NDA) समझौता इसका ध्यान रखने में सक्षम होना चाहिए। डेटा के जानबूझकर साझाकरण को रोकने के लिए क्षति के दावों को थोड़ा अधिक रखें।

अन्य उपायों में जो आपको एक उचित BYOD नीति तैयार करने में मदद करते हैं, वे हैं:

1. उपकरणों के मैक^(MAC) पते को पंजीकृत करना - यह कॉर्पोरेट नेटवर्क के अवैध कनेक्शन को अवरुद्ध करने में मदद करता है
2. नेटवर्क का ऑडिट करना -^{(Network – Check)} किसी भी संभावित कमजोरियों के लिए नेटवर्क की जाँच करें और इससे कनेक्ट होने वाले उपकरणों की संख्या की जाँच करें। इस तरह, आप यह जान पाएंगे कि क्या कोई अनधिकृत उपकरण कनेक्शन का प्रयास करता है।
3. एक कंपनी क्लाउड बनाएं ताकि जो उपयोगकर्ता दूर से काम कर रहे हैं, वे बार-बार आपके नेटवर्क में प्लग इन करने के बजाय सामान्य साझा स्थान पर चीजों को स्टोर कर सकें। इससे सुरक्षा उल्लंघन की संभावना एक महत्वपूर्ण प्रतिशत कम हो जाएगी। यह कुछ भी हो सकता है जो भंडारण, सहयोग और एन्क्रिप्शन की अनुमति देता है।

BYOD समाधान और गलतियाँ

#1 Employee Education

एक ऐसा व्यक्ति प्राप्त करें जो BYOD^(BYOD) के इन्स और आउट्स को जानता हो : सुरक्षा मुद्दे, संगतता मुद्दे और उनमें से सबसे महत्वपूर्ण - सोशल इंजीनियरिंग हिस्सा। यह एक अच्छा विचार होगा यदि आप प्रत्येक कर्मचारी को समस्याओं के मामले में संपर्क करने के लिए व्यक्ति के विवरण के साथ अपनी BYOD नीति की एक पुस्तिका प्रदान कर सकते हैं। आप संभावित खतरों (प्रस्तुतिकरण, वीडियो आदि) को दर्शाने के लिए मल्टीमीडिया सामग्री का उपयोग कर सकते हैं ताकि प्रत्येक कर्मचारी नीति को समझे।

आपको उन्हें याद दिलाते रहना होगा। एक बार का प्रशिक्षण^{(One-Time-Training)} पर्याप्त नहीं होगा। आप वास्तव में " बीओओडी कर्मचारियों की प्रतिक्रिया और आवश्यकताएं^(Needs) " के नाम से प्रशिक्षण सत्र बना सकते हैं । आप महत्वपूर्ण बिंदुओं पर जोर दे सकते हैं और फीडबैक/समस्याओं के बारे में पूछ सकते हैं जो कर्मचारी सिस्टम में सामना कर रहे हैं। यह दो उद्देश्यों की पूर्ति करेगा - आपको नीति के बुनियादी लेकिन महत्वपूर्ण बिंदुओं को फिर से जोड़ना होगा और आप फीडबैक का उपयोग इसे बेहतर बनाने और इसे सर्वश्रेष्ठ BYOD समाधानों में से एक बनाने के लिए कर सकते हैं।

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

हम सभी मोबाइल बाजार को जानते हैं जो तेजी से बदलता रहता है। नए^(Newer) मॉडल बहुत बार सामने आते हैं और कर्मचारी एक बेहतर उपकरण खरीदना चाहेंगे। लेकिन अगर संगठनों के आवेदन नए मॉडल पर नहीं चलते हैं, तो कर्मचारी निराश हो सकते हैं। एक विकल्प ऐसे ऐप्स बनाना है जो क्लाउड-जैसे Azure और Microsoft 365 का उपयोग करते हैं जो लगभग सभी प्रकार के मॉडल पर चलेंगे। रिमोट स्टोरेज और रीयल-टाइम सहयोग के लिए ड्रॉपबॉक्स^(Dropbox) , वनड्राइव^(OneDrive) इत्यादि जैसे जेनेरिक ऐप्स का उपयोग और कार्यान्वित करना आपकी BYOD नीति को बढ़ावा देगा।

यदि आप चाहते हैं कि कर्मचारी व्यवसाय आईटी विभाग द्वारा डिज़ाइन किए गए ऐप्स का उपयोग करें, तो सुनिश्चित करें कि ऐप्स मोबाइल उपकरणों के लिए उपलब्ध सभी प्रमुख उपकरणों (ऑपरेटिंग सिस्टम) के साथ संगत हैं। इस प्रकार, आप उन सुविधाओं की पेशकश करेंगे जो लगभग किसी भी डिवाइस मॉडल पर चल सकती हैं, बजाय उन्हें कुछ डिवाइस मॉडल तक सीमित रखने के, भले ही वे उस नए विंडोज^(Windows) फोन को बहुत धूमधाम से जारी करने के लिए तरस रहे हों।

#3 Don’t Forget Migrating Process

जब जेनेरिक ऐप्स का उपयोग करने की उपरोक्त विधि, पुराने डिवाइस से नए में माइग्रेट करना ज्यादा मुश्किल नहीं है। फिर भी, कुछ ऐसा शामिल करें जो डेटा को नए उपकरणों (यदि स्थानीय रूप से संग्रहीत किया जाता है) में स्थानांतरित करने में मदद करता है और फिर पिछले डिवाइस को मिटा देता है। अधिकतर, लोग अपने पुराने उपकरणों को लापरवाही से (असुरक्षित) रखते हैं और कुछ उन्हें बेचने की कोशिश कर सकते हैं। दोनों ही मामलों में, आपको व्यवसाय डेटा को संगठन से बाहर के किसी व्यक्ति द्वारा उठाए जाने से पहले मिटा देना होगा।

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

पॉइंट 3 में जहां पुराने डिवाइस की बात की गई, वहीं यह पॉइंट नए डिवाइस से जुड़ा है। कर्मचारियों को इस बिंदु पर सहमत होना कठिन होगा। उन्हें बताएं कि यह उनके अपने फायदे के लिए है। यदि वे उपकरण का गलत स्थान ले लेते हैं या किसी अन्य कंपनी में चले जाते हैं, तो आपका आईटी विभाग कर्मचारियों के उपकरणों के डेटा को दूरस्थ रूप से मिटाने में सक्षम होना चाहिए।

आप केवल आगे नहीं बढ़ सकते हैं और डेटा मिटा सकते हैं क्योंकि कर्मचारी अदालतों में दस्तक दे सकता है। यह संभावना BYOD समझौते में खंड को शामिल करना आवश्यक बनाती है ताकि भले ही आप डेटा को दूरस्थ रूप से मिटा दें, आपको जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता है।

#5 Responsibility For Illegal Usage

एक स्पष्ट नीति होनी चाहिए जो संगठन को दोषमुक्त कर दे यदि कर्मचारी अपने डिवाइस का उपयोग अवैध डाउनलोड आदि के लिए करता है।

#6 Forgetting About Upgrades

यह एक ज्ञात तथ्य है कि प्रौद्योगिकी विकसित होती रहती है। तदनुसार, आपके आईटी विभाग को सुचारू और संरक्षित प्रक्रियाओं के लिए अपने ऐप्स और अन्य चीजों को नई तकनीक के अनुकूल बनाने की आवश्यकता है। मोबाइल उपकरणों का हार्डवेयर और ऑपरेटिंग सिस्टम भी इस तरह से अप्रचलित हो सकता है कि मौजूदा उपकरणों पर संगठनात्मक ऐप ठीक से नहीं चल सकते हैं।

सर्वोत्तम BYOD समाधानों में एक क्लॉज शामिल है जो कर्मचारियों को अपने मोबाइल उपकरणों को अपग्रेड करने के लिए मजबूर करता है जब प्रौद्योगिकी बेहतर हार्डवेयर या ऑपरेटिंग सिस्टम की मांग करती है। यदि कर्मचारी वित्तीय समस्याओं के कारण अपग्रेड नहीं कर सकते हैं, तो संगठन उन्हें एक संगत डिवाइस या बेहतर स्टिल की पेशकश कर सकता है, उन्हें नवीनतम तकनीक खरीदने के लिए ऋण की पेशकश कर सकता है। यह कर्मचारियों को खुश और वफादार बनाएगा। इससे उत्पादन बेहतर होता है।

ऊपर कुछ महत्वपूर्ण गलतियाँ हैं जिन्हें मैं एक अच्छी BYOD नीति को लागू करने में पहचान सकता हूँ। अगर आपको लगता है कि मुझसे कुछ छूट गया है, तो कृपया टिप्पणी करें और हमारे साथ साझा करें।^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

अब पढ़ें: ^{(Now read:)} क्या है ब्रिंग योर ओन नेटवर्क या BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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