कुछ समय के लिए, एक्सेल^(Excel) में चार्टिंग डेटा न केवल सरल हो गया है, बल्कि इस हद तक स्वचालित भी हो गया है कि आप आसानी से एक सारणीबद्ध स्प्रेडशीट से एक व्यापक क्षेत्र, बार, लाइन या पाई चार्ट में कुछ ही समय में कुछ अच्छी तरह से सोचे हुए के साथ जा सकते हैं। माउस क्लिक। फिर जैसे ही आप अपनी स्प्रैडशीट में डेटा संपादित करते हैं, एक्सेल^(Excel) स्वचालित रूप से आपके चार्ट और ग्राफ़ में संबंधित परिवर्तन करता है।

हालांकि, यह कार्यक्रम के चार्टिंग जादू का अंत नहीं है। उदाहरण के लिए, आप किसी भी बिंदु पर चार्ट या ग्राफ़ प्रकार को बदल सकते हैं, साथ ही रंग योजनाओं, परिप्रेक्ष्य (2D, 3D, और इसी तरह), स्वैप अक्ष, और बहुत कुछ संपादित कर सकते हैं।

लेकिन, ज़ाहिर है, यह सब स्प्रेडशीट से शुरू होता है।

अपना डेटा रखना^{(Laying Out Your Data)}

जबकि एक्सेल^(Excel) आपको अपनी स्प्रैडशीट्स को कई तरह से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, डेटा चार्ट करते समय, आपको सर्वोत्तम परिणाम मिलेंगे ताकि प्रत्येक पंक्ति एक रिकॉर्ड का प्रतिनिधित्व करे और प्रत्येक कॉलम में विशिष्ट पंक्तियों के तत्व या उससे संबंधित हों।

हुह^(Huh) ? उदाहरण के लिए निम्न स्प्रेडशीट लें।

दूर-बाएँ स्तंभ में लेज़र प्रिंटर की एक सूची है। पंक्ति 1^{(Row 1)} को छोड़कर , जिसमें कॉलम लेबल या हेडर होते हैं, प्रत्येक पंक्ति एक विशिष्ट प्रिंटर का प्रतिनिधित्व करती है, और प्रत्येक अनुवर्ती सेल में उस विशेष मशीन के बारे में डेटा होता है।

इस मामले में, प्रत्येक सेल में प्रिंट गति डेटा होता है: कॉलम बी, प्रिंट जॉब के पहले पेज को प्रिंट करने में कितना समय लगा; कॉलम सी^{(Column C)} , पहले पेज सहित सभी पेजों को प्रिंट करने में कितना समय लगा; कॉलम डी^{(Column D)} , पूरे दस्तावेज़ को मंथन करने में कितना समय लगा, पहले पृष्ठ को छोड़कर।

हालांकि यह कुछ हद तक बुनियादी स्प्रेडशीट है, चाहे आपका डेटा कितना भी जटिल क्यों न हो, इस मानक प्रारूप से चिपके रहने से प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद मिलती है। जैसा कि आप ऊपर आते हुए देखेंगे, आप अपनी स्प्रैडशीट के एक छोटे से हिस्से में सेल को मैप कर सकते हैं या पूरे दस्तावेज़, या वर्कशीट को चार्ट कर सकते हैं।

विशिष्ट एक्सेल^(Excel) चार्ट में कई अलग-अलग भाग होते हैं, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

अपना डेटा चार्ट करना^{(Charting Your Data)}

यदि आपने पहले ऐसा नहीं किया है, तो आप शायद आश्चर्यचकित होंगे कि एक्सेल^(Excel) आपकी स्प्रेडशीट को चार्ट करना कितना आसान बनाता है। जैसा कि उल्लेख किया गया है, आप संपूर्ण कार्यपत्रक को मैप कर सकते हैं, या आप चार्ट के लिए स्तंभों और पंक्तियों के समूह का चयन कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, मान लें^(Say) कि वर्कशीट में हम पिछले अनुभाग में काम कर रहे थे कि आप कॉलम डी को छोड़कर डेटा के केवल पहले दो कॉलम (कॉलम बी और सी) को चार्ट करना चाहते थे। इसमें एक साधारण दो-चरणीय प्रक्रिया शामिल है:

• वह डेटा चुनें जिसे आप चार्ट करना चाहते हैं, जिसमें बाएं कॉलम में लेबल और कॉलम में हेडर शामिल हैं, जिन्हें आप अपने चार्ट में शामिल करना चाहते हैं, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

• ALT+F1 दबाएं ।

या, संपूर्ण स्प्रेडशीट को चार्ट करने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

• स्प्रैडशीट में सभी डेटा का चयन करें^(Select) , जैसा कि नीचे शीर्ष छवि में दिखाया गया है। पूरी शीट का चयन न करें, जैसा कि नीचे दूसरी छवि में दिखाया गया है—केवल डेटा वाले कक्षों का चयन करें।^{(Do not )}

• ALT+F1 दबाएं ।

एक्सेल आपके डेटा के लिए उपयुक्त चार्ट प्रकार चुनने का बहुत अच्छा काम करता है, लेकिन यदि आप एक अलग प्रकार के चार्ट को पसंद करते हैं, जैसे, क्षैतिज बार, या शायद एक अलग रंग योजना, शायद ग्रेडिएंट फिल और बैकग्राउंड वाला 3D लेआउट भी। , कार्यक्रम इन सभी प्रभावों को प्राप्त करने के लिए और अधिक आसान बनाता है।

चार्ट प्रकार बदलना^{(Changing Chart Type)}

Excel में अन्य सभी चीज़ों की तरह , आपके चार्ट प्रकार को संशोधित करने के कई तरीके हैं। हालांकि, सबसे आसान है।

• चार्ट का चयन करें।
• मेनू बार पर, चार्ट डिज़ाइन पर^{( Chart Design)} क्लिक करें ।
• चार्ट डिज़ाइन रिबन पर, चार्ट प्रकार बदलें चुनें^{( Change Chart Type)} ।

यह चेंज चार्ट टाइप^{(Change Chart Type)} डायलॉग बॉक्स खोलता है, जो यहां दिखाया गया है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, कई चार्ट प्रकार हैं, और उनमें से किसी एक पर क्लिक करने से डायलॉग बॉक्स के शीर्ष पर कई विविधताएं प्रदर्शित होती हैं।

चार्ट डिज़ाइन^{(Chart Design)} रिबन से चार्ट प्रकारों को बदलने के अलावा , आप कई अन्य संशोधन भी कर सकते हैं, जैसे कि रंग योजनाएं, लेआउट, या प्रोग्राम की कई पूर्व-डिज़ाइन चार्ट शैलियों में से एक को लागू करना। चार्ट^(Chart) शैलियाँ, निश्चित रूप से, Microsoft Word में अनुच्छेद शैलियों के समान हैं । एमएस वर्ड^{(MS Word)} की तरह , आप कई शैलियों में से एक को लागू कर सकते हैं, मौजूदा शैलियों को संपादित कर सकते हैं, या अपना खुद का बना सकते हैं।

चार्ट तत्वों को जोड़ना और हटाना^{(Adding And Removing Chart Elements)}

चार्ट तत्व, निश्चित रूप से, विभिन्न घटक हैं, जैसे कि शीर्षक, किंवदंती, एक्स और वाई अक्ष, और इसी तरह से आपका चार्ट बनता है। जब आप चार्ट का चयन करते हैं तो आप चार्ट के दाईं ओर दिखाई देने वाले प्लस चिह्न पर क्लिक करके इन तत्वों को जोड़ और हटा सकते हैं।

चार्ट एलिमेंट्स^{(Chart Elements)} फ्लाई आउट के नीचे चार्ट स्टाइल्स^{(Chart Styles)} फ़्लाई आउट होता है, जो चार्ट के दाईं ओर पेंटब्रश आइकन पर क्लिक करने पर प्रदर्शित होता है।

चार्ट शैलियों के नीचे आपको चार्ट फ़िल्टर^{( Chart Filters)} मिलेंगे , जो आपको अपने चार्ट के विभिन्न घटकों को चालू और बंद (या फ़िल्टर) करने देता है, जैसा कि यहां दिखाया गया है:

यदि वे पर्याप्त संशोधन विकल्प नहीं हैं, तो वर्कशीट के दाईं ओर प्रारूप चार्ट क्षेत्र^{(Format Chart Area)} में कई अन्य हैं जो आपको अपने चार्ट के सभी पहलुओं को भरने और पृष्ठभूमि से ग्रिडलाइन तक, 3 डी बार, पाई स्लाइस में बदलने की सुविधा देता है। ड्रॉप शैडो - मैं आगे और आगे जा सकता हूं। लेकिन मुझे यकीन है कि आप समझ गए होंगे कि क्या उपलब्ध है।

जब आप टेक्स्ट विकल्प^{( Text Options)} पर क्लिक करते हैं , उदाहरण के लिए, आपको प्रभावों का एक और बैराज मिलता है जिसे आप अपने चार्ट में टेक्स्ट पर लागू कर सकते हैं। विकल्प लगभग असीमित हैं, इस हद तक कि कुछ संयम के बिना, आप कुछ आकर्षक दिखने वाले चार्ट और ग्राफ़ बना सकते हैं - यहां तक ​​​​कि कड़ी मेहनत किए बिना, जो मुझे एक महत्वपूर्ण डिजाइन दिशानिर्देश में लाता है।

सिर्फ इसलिए कि आपके पास अपने निपटान में ये सभी शानदार डिज़ाइन टूल हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको उनका उपयोग करना होगा…। या, ठीक है, उनमें से कई एक ही समय में नहीं हैं। विचार यह है कि आपके ग्राफिक्स को इतना आकर्षक बनाया जाए कि आपके दर्शकों का ध्यान आकर्षित किया जा सके, लेकिन इतना व्यस्त नहीं कि डिजाइन स्वयं उस संदेश से अलग हो जाए जिसे आप व्यक्त करने का प्रयास कर रहे हैं। आखिरकार, यह संदेश महत्वपूर्ण है, न कि आपका डिज़ाइन कौशल या आपके ग्राफ़िक्स डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर की पाशविक शक्ति।

अंगूठे का एक अच्छा नियम यह है कि, अगर यह बहुत व्यस्त और विचलित करने वाला लगता है, तो शायद यह है; इसे कुछ कम करें। बहुत अधिक सजावटी फोंट का उपयोग न करें, यदि कोई हो, क्योंकि वे पढ़ने में आसान नहीं होते हैं। व्यवसाय-उन्मुख चार्ट और ग्राफ़ का उपयोग करते समय, आप जो कहने की कोशिश कर रहे हैं उस पर ध्यान केंद्रित करें न^(what) कि आप इसे कैसे^(how) कहते हैं।

इस बीच, सारणीबद्ध डेटा को चार्ट करना पाठ और संख्याओं के कॉलम के बाद कॉलम की तुलना में समझने में बहुत आसान और अधिक मित्रवत प्रदान कर सकता है।

Charting Your Excel Data

For somе time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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