Microsoft Outlook मीटिंग आयोजकों को उन लोगों की सूची देखने की अनुमति देता है जिन्होंने मीटिंग आमंत्रण स्वीकार कर लिया है। इसका मतलब है कि आप उन सभी लोगों की सूची देखने के लिए आउटलुक की मीटिंग ट्रैकिंग का उपयोग कर सकते हैं, जिन्होंने आपकी मीटिंग में आरएसवीपी किया है, और ज्यादातर मामलों में, आप देख सकते हैं कि मीटिंग किसने स्वीकार की है, भले ही आप मीटिंग आयोजक न हों।

हम आउटलुक^(Outlook) में मीटिंग प्रतिक्रियाओं के काम करने के तरीके और ब्राउज़र, डेस्कटॉप और मोबाइल संस्करणों पर मीटिंग सहभागी ट्रैकिंग को देखने के तरीके के बारे में जानेंगे ताकि आप देख सकें कि आउटलुक^(Outlook) में मीटिंग आमंत्रण किसने स्वीकार किया है ।

क्या आपको प्रतिक्रिया भेजने का विकल्प चुनना चाहिए?

जब आप किसी मीटिंग के लिए आमंत्रण प्राप्त करते हैं, तो आप स्वीकार करें^(Accept) , संभावित^(Tentative) , या अस्वीकार^(Decline) करें चुन सकते हैं । आप जो भी प्रतिक्रिया चुनते हैं, उसके बाद आप इसका विकल्प चुन सकते हैं:

• भेजने से पहले प्रतिक्रिया को संपादित करो
• अब प्रतिक्रिया भेजें
• प्रतिक्रिया न भेजें

यदि आप तीसरा विकल्प चुनते हैं, तो मीटिंग के आयोजक को आपकी प्रतिक्रिया वाला ईमेल प्राप्त नहीं होगा। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपकी प्रतिक्रिया को ट्रैक नहीं किया जाएगा। यदि आप मैक^{(Outlook for Mac)} के लिए आउटलुक^(Outlook) , वेब पर आउटलुक^(Outlook) , आईओएस के लिए आउटलुक या ^(Outlook)एंड्रॉइड^(Android) के लिए आउटलुक का उपयोग कर रहे हैं, तो आपकी प्रतिक्रिया तब भी ट्रैक की जाएगी, भले ही आप "एक प्रतिक्रिया^(Response) न भेजें" चुनते हैं । 

इसके अलावा, यदि आप एक Microsoft 365 उपयोगकर्ता हैं और आप कोई प्रतिक्रिया भेजे बिना किसी मीटिंग आमंत्रण को स्वीकार करना, अस्थायी रूप से स्वीकार करना या अस्वीकार करना चुनते हैं, तो मीटिंग आयोजक और अन्य सहभागी जो Microsoft 365 उपयोगकर्ता हैं, वे सभी अभी भी आपकी प्रतिक्रिया देख पाएंगे।

^(Microsoft)विंडोज़^(Windows) के लिए माइक्रोसॉफ्ट अपवाद है। यदि आपको किसी मीटिंग में आमंत्रित किया गया है और आप "प्रतिक्रिया न भेजें" चुनते हैं, तो न तो मीटिंग आयोजक और न ही अन्य उपस्थित लोग आमंत्रण के प्रति आपकी प्रतिक्रिया देख सकते हैं। हालांकि लंबे समय तक ऐसा नहीं हो सकता है। माइक्रोसॉफ्ट का कहना है, "हम ^(Microsoft)विंडोज़^(Windows) के लिए आउटलुक^(Outlook) में भी इस व्यवहार को अपडेट करने की योजना बना रहे हैं , लेकिन अभी तक अपेक्षित रिलीज की तारीख नहीं है।"

अंत में, ध्यान रखें कि यदि मीटिंग किसी Microsoft 365^{(Microsoft 365)} उपयोगकर्ता द्वारा आयोजित की गई थी , तो आमंत्रित लोगों की सूची और उनकी प्रतिक्रियाएँ Android के लिए आउटलुक^(Outlook) को छोड़कर किसी भी आउटलुक^(Outlook) ऐप के माध्यम से देखी जा सकती हैं । प्रतिक्रियाओं को गैर-आउटलुक ऐप्स^{(non-Outlook apps)} में नहीं देखा जा सकता है ।

ब्राउज़र^(Browser) में आउटलुक मीटिंग ट्रैकिंग^{(Outlook Meeting Tracking)} का उपयोग कैसे करें

Outlook में किसी मीटिंग के प्रतिसादों को ऑनलाइन देखने के लिए इन चरणों का पालन करें।

1. Outlook.office.com पर नेविगेट करें और अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ साइन इन करें।
2. बाईं ओर कैलेंडर आइकन चुनें।

1. उस मीटिंग की तारीख चुनें जिसे आप ट्रैक करने में रुचि रखते हैं।

1. उस विशिष्ट मीटिंग का चयन करें जिसके लिए आप प्रतिक्रियाएँ देखना चाहते हैं। 

1. मीटिंग जानकारी पॉप-अप में, विकर्ण तीर "ईवेंट देखें" आइकन चुनें।

1. ईवेंट के विस्तृत दृश्य में, आप इस बारे में जानकारी देखेंगे कि मीटिंग किसने आयोजित की और आमंत्रित लोगों ने कैसे प्रतिक्रिया दी।

1. ^(Expand)अलग-अलग प्रतिक्रियाएं देखने के लिए > आइकन चुनकर प्रत्येक श्रेणी का विस्तार करें ।

जैसा कि उल्लेख किया गया है, यदि आप एक Microsoft 365 उपयोगकर्ता हैं, तो ऊपर दिए गए चरणों को काम करना चाहिए, चाहे आप मीटिंग के आयोजक हों या नहीं। 

यह ध्यान देने योग्य है कि आउटलुक^(Outlook) ऑनलाइन से प्रतिक्रियाओं की सूची को कॉपी करने का कोई अच्छा तरीका नहीं है । उसके लिए, आपको आउटलुक^(Outlook) के डेस्कटॉप एप्लिकेशन की आवश्यकता होगी।

डेस्कटॉप ऐप^{(Desktop App)} में आउटलुक मीटिंग ट्रैकिंग^{(Outlook Meeting Tracking)} का उपयोग कैसे करें

आउटलुक^(Outlook) के अधिकांश डेस्कटॉप संस्करणों के उपयोगकर्ता यह देखने के लिए इन चरणों का पालन कर सकते हैं कि आउटलुक^(Outlook) में मीटिंग आमंत्रण किसने स्वीकार किया है । जैसा कि नोट किया गया है, यह केवल तभी काम करेगा जब आप मीटिंग के आयोजक हों। 

1. आउटलुक^(Outlook) खोलें और आउटलुक^(Outlook) नेविगेशन पैनल में कैलेंडर का चयन करें ।

1. कैलेंडर से उस मीटिंग का चयन करें जिसमें आप रुचि रखते हैं।
2. मीटिंग^(Meeting) या मीटिंग की घटना^{(Meeting Occurrence )} टैब चुनें ।

1. ट्रैकिंग^(Tracking) का चयन करें ।

1. यदि मीटिंग आवर्ती है, तो मीटिंग घटना या पूरी श्रृंखला के लिए ट्रैकिंग देखना चुनें।

1. आपको मीटिंग में आमंत्रित लोगों और उनके जवाबों की एक सूची दिखाई देगी।

1. यदि आप प्रतिक्रियाओं की एक सूची मुद्रित करना चाहते हैं या उन्हें कहीं और चिपकाना चाहते हैं, तो मीटिंग^(Meeting) टैब पर ट्रैकिंग के आगे ड्रॉपडाउन तीर का चयन करें और ^{(Tracking )}क्लिपबोर्ड पर स्थिति की प्रतिलिपि बनाएँ^{(Copy status to clipboard)} चुनें ।

1. अब आप ट्रैकिंग जानकारी को Word या Excel जैसे दस्तावेज़ में प्रिंट करने के लिए पेस्ट ( Ctrl + V ) कर सकते हैं या इसे कहीं और पेस्ट कर सकते हैं, जैसे ईमेल या चैट संदेश में।

जबकि विंडोज़^(Windows) के लिए आउटलुक का डेस्कटॉप ऐप अपने ऑनलाइन संस्करण की तुलना में थोड़ा अधिक स्पष्ट और कम चिकना है, मीटिंग ट्रैकिंग जानकारी को आसानी से कॉपी करने की क्षमता एक अच्छी विशेषता है।

कैसे देखें कि मोबाइल^(Mobile) के लिए आउटलुक^(Outlook) पर मीटिंग का निमंत्रण ^{(Meeting Invitation)}किसने^(Who) स्वीकार किया ?

जब आप यात्रा पर हों, तब भी आप यह देखने के लिए जांच कर सकते हैं कि आपके मोबाइल डिवाइस के लिए आउटलुक^(Outlook) ऐप का उपयोग करके मीटिंग आमंत्रण किसने स्वीकार किया है।

1. आउटलुक ऐप लॉन्च करें।

1. कैलेंडर का चयन करें।

1. कैलेंडर में किसी मीटिंग का चयन करें।
2. सहभागी^(Attendees) के अंतर्गत , आपको उन लोगों की सूची दिखाई देगी, जिन्होंने मीटिंग आमंत्रण स्वीकार किया था। 

1. यदि मीटिंग में बहुत से सहभागी हैं, तो आप सभी सहभागियों^{(View all attendees)} को देखने के लिए एक लिंक देख सकते हैं । 

1. प्रतिक्रिया के आधार पर सभी उपस्थित लोगों की सूची देखने के लिए  View all ### attendees लिंक का चयन करें (स्वीकृत, अस्थायी, अस्वीकृत)।

मीटिंग^(Meeting) प्रतिक्रियाओं के साथ आउटलुक^(Outlook) क्या करता है इसे कैसे बदलें

Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , और Outlook 2013 के लिए Outlook का उपयोग करने वाले मीटिंग आयोजक यह बदल सकते हैं कि Outlook मीटिंग प्रतिक्रियाओं को कैसे संसाधित करता है। आप अपने इनबॉक्स को छोड़कर मीटिंग प्रतिक्रियाओं का विकल्प चुन सकते हैं। मीटिंग प्रतिसाद डिफ़ॉल्ट रूप से आपके इनबॉक्स को छोड़ने के लिए सेट हैं, लेकिन आप चाहें तो उस व्यवहार को बदल सकते हैं।

1. आउटलुक में, फ़ाइल^(File) > विकल्प^(Options) चुनें । 

1. आउटलुक विकल्प^{(Outlook Options)} विंडो में, मेल चुनें^(Mail) ।

1. ट्रैकिंग^(Tracking) अनुभाग में, यदि मीटिंग अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों और चुनावों के जवाबों को स्वचालित रूप से संसाधित करने वाला लेबल वाला बॉक्स चेक किया गया^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} है, तो आपके इनबॉक्स में कोई मीटिंग प्रतिक्रिया तब तक दिखाई नहीं देगी जब तक कि आमंत्रित व्यक्ति ने अपनी प्रतिक्रिया में कोई टिप्पणी नहीं जोड़ दी हो। बैठक के लिए ट्रैकिंग जानकारी तदनुसार अपडेट की जाएगी। यदि आप इस बॉक्स को अनचेक करते हैं, तो हर बार जब कोई सहभागी अपनी प्रतिक्रिया अपडेट करता है, तो आपको अपने इनबॉक्स में एक संदेश प्राप्त होगा।
   

1. इसी तरह, आप अपडेट ट्रैकिंग जानकारी के रूप में चिह्नित बॉक्स को चेक कर सकते हैं, और फिर उन प्रतिक्रियाओं को हटा सकते हैं जिनमें टिप्पणियां नहीं हैं^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} । आपके द्वारा प्राप्त किसी भी प्रतिक्रिया के साथ मीटिंग को अपडेट कर दिया जाएगा, और यदि प्रतिक्रियाओं में कोई टिप्पणी नहीं है तो वे स्वयं हटा दिए जाएंगे।

जैसा कि आप देख सकते हैं, बस कुछ अलग सेटिंग्स को ट्वीव करके, आप आउटलुक को ठीक वही कर^{(get Outlook to do exactly what you want)} सकते हैं जो आप मीटिंग प्रतिक्रियाओं और ट्रैकिंग जानकारी के साथ चाहते हैं।

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microsoft Outlook allows meeting organizers to view a list of people who have accepted а meeting invitation. That meanѕ you can use Outlook’s meeting tracking to view a list of everyone who has RSVP’d to your meеting, and in most cases, yoυ can see who has accepted a meeting even if yоu’re not the meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

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