यदि आप अपने सहकर्मियों के साथ संवाद करने के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप शायद एक विशिष्ट समूह को बार-बार ईमेल करना चाहते हैं जिसकी सदस्यता अक्सर बदलती रहती है। उदाहरण के लिए, आपको अपने सभी ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को हर दिन ईमेल करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन उच्च कारोबार के कारण, सूची अक्सर बदल सकती है।

आप हर बार ईमेल भेजने पर प्रत्येक व्यक्ति का नाम या ईमेल मैन्युअल रूप से टाइप कर सकते हैं, लेकिन समूह के बड़े होने पर यह जल्दी ही बोझिल हो सकता है। इतना ही नहीं, आप अनजाने में किसी को भूल जाने का जोखिम भी उठाते हैं जिससे ऑफिस ड्रामा हो सकता है। यहीं पर एक वितरण सूची या संपर्क समूह आता है!

अधिकांश भाग के लिए, "संपर्क समूह" और "वितरण सूची" शब्द विनिमेय हैं। Microsoft ने "संपर्क समूह" वाक्यांश का उपयोग करना शुरू किया, संभवतः क्योंकि यह "वितरण सूची" की तुलना में थोड़ा अधिक सहज है। 

हालाँकि, Microsoft 365^{(Microsoft 365)} का उपयोग करने वाले संगठनों में दोनों के बीच एक वास्तविक अंतर है । Microsoft 365 के व्यवस्थापक मौजूदा आउटलुक^(Outlook) वितरण सूचियों को " समूह^(Groups) " में बदल सकते हैं, जो बदले में, समूह के सदस्यों को साझा पुस्तकालयों और Microsoft Teams , Yammer और Planner जैसे सहयोग स्थानों तक पहुँच प्रदान करता है ।

जबकि आपका आईटी विभाग शायद आपके संगठन की आउटलुक^(Outlook) वितरण सूचियों पर शासन करता है - विशेष रूप से खतरनाक और अक्सर खराब रखरखाव वाले सभी कर्मचारियों की सूची, आप अभी भी आउटलुक^(Outlook) में अपने स्वयं के संपर्क समूह बना सकते हैं । 

नीचे, हम आपको ब्राउज़र संस्करण और डेस्कटॉप ऐप दोनों के लिए  आउटलुक में संपर्क समूह बनाने के तरीके के बारे में बताएंगे।^(Outlook)

आउटलुक ऑनलाइन^{(Outlook Online)} में संपर्क समूह^{(Contact Group)} कैसे बनाएं

आउटलुक^(Outlook) के ब्राउज़र संस्करण में संपर्क समूह बनाना आसान है।

1. आउटलुक डॉट कॉम^{(outlook.com)} पर अपने खाते में लॉग इन करें या ऐप लॉन्चर से आउटलुक^{(Outlook )} का चयन करें यदि आप पहले से ही माइक्रोसॉफ्ट 365^{(Microsoft 365)} में लॉग इन हैं । यदि आप ऐप सूची में आउटलुक^(Outlook) नहीं देखते हैं (आप करेंगे), तो सभी ऐप्स^{(All apps)} चुनें ।

1. बाएँ फलक में, समूह के अंतर्गत , ^(Groups)नया समूह^{(New group)} चुनें .

1. पॉपअप में, अपने नए समूह को एक नाम और विवरण दें और बनाएँ^(Create) चुनें । (यदि आपके संगठन ने इसे सक्षम किया है, तो आपको समूह के लिए एक ईमेल पता बनाने के लिए कहा जा सकता है। उस उदाहरण में, उपयोग में आसानी के लिए, ईमेल पते को समूह के नाम के समान बनाने का प्रयास करें।)

1. अब, सदस्यों को समूह में जोड़ें। लोगों को नाम या ईमेल पते से खोजें । ^(Search)उस व्यक्ति के लिए खोज परिणाम चुनें जिसे आप समूह में जोड़ना चाहते हैं, और वे "इस व्यक्ति को जोड़ा जाएगा" के अंतर्गत दिखाई देंगे।

1. चरण 4 को तब तक दोहराएं^(Repeat) जब तक कि आप उन सभी लोगों को समूह में शामिल नहीं कर लेते जिन्हें आप समूह में शामिल करना चाहते हैं। फिर जोड़ें^(Add) बटन का चयन करें।
2. बंद^(Close) करें चुनें .
3. नया संदेश^{(New message)} चुनकर आपके द्वारा बनाए गए समूह को एक ईमेल भेजें ।

1. प्रति^(To) फ़ील्ड में , आपके द्वारा बनाए गए समूह का नाम लिखना प्रारंभ करें, और दिखाई देने वाली सूची में से उसका चयन करें.

बहुत आसान। लेकिन क्या होगा यदि आपको समूह से लोगों को जोड़ने या निकालने की आवश्यकता है? पढ़ते रहिये।

आउटलुक ऑनलाइन^{(Outlook Online)} में संपर्क समूह^{(Contact Group)} को कैसे संपादित करें

Microsoft ने कभी भी ^(Microsoft)Outlook को ऑनलाइन^{(Outlook Online)} छोड़े बिना किसी संपर्क समूह को संपादित करना आसान बना दिया है । आपके संगठन ने Microsoft 365^{(Microsoft 365)} को कैसे कॉन्फ़िगर किया है, इस पर निर्भर करते हुए कुछ चरण थोड़े भिन्न हो सकते हैं , लेकिन नीचे दिए गए चरण आपको वहां ले जाने चाहिए।

1. बाएँ फलक में, समूह के अंतर्गत ,^(Groups) उस समूह का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं।
2. उस समूह की प्रविष्टि में, अधिक^(More) (तीन बिंदु/दीर्घवृत्त) चिह्न का चयन करें।

1. सेटिंग्स^(Settings) का चयन करें । ( आपके संगठन के लिए आउटलुक^(Outlook) कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इस पर निर्भर करते हुए , आपको सीधे अधिक आइकन से सदस्यों को जोड़ने का विकल्प दिखाई दे सकता है।)^{(Add members)}

1. दाईं ओर दिखाई देने वाले समूह सेटिंग^{(Group Settings)} पैनल में, समूह संपादित करें^{(Edit group)} चुनें .

1. सदस्य^{(Members )} टैब चुनें  ।
2. वहां से, आप जिस व्यक्ति को हटाना चाहते हैं, उसके लिए प्रविष्टि के आगे X आइकन का चयन करके आप सदस्यों को जोड़ सकते हैं या उन्हें समूह से हटा सकते हैं।^(X)

1. यदि आपने समूह में सदस्यों को जोड़ा है, तो जोड़ें^(Add) बटन का चयन करें। अन्यथा, बंद करें^(Close) चुनें ।

आउटलुक ऑनलाइन^{(Outlook Online)} में संपर्क समूहों^{(Edit Contact Groups)} को संपादित करने का दूसरा तरीका^(Way)

आउटलुक^(Outlook) कैसे कॉन्फ़िगर किया गया है, इस पर निर्भर करते हुए , आप इन चरणों का पालन करके संपर्क समूहों को संपादित करने में भी सक्षम हो सकते हैं:

1. आउटलुक^(Outlook) के पीपल^{(People )} सेक्शन ( कैलेंडर^(Calendar) आइकन  के दाईं ओर ) पर जाएं।

1. समूह^(Groups) अनुभाग में बाएँ फलक में , आपके द्वारा बनाए गए समूहों को प्रदर्शित करने के लिए स्वामी का चयन करें।^(Owner)

1. उस समूह का चयन करें^(Select) जिसे आप सूची से संपादित करना चाहते हैं।
2. समूह के सदस्यों को प्रबंधित^{(Manage group members)} करें चुनें .

1. वहां से, आप किसी प्रविष्टि के आगे X का चयन करके सदस्यों को जोड़ सकते हैं या मौजूदा सदस्यों को हटा सकते हैं ।

आउटलुक के डेस्कटॉप ऐप में ^{(Desktop App)}संपर्क समूह^{(Contact Group)} कैसे बनाएं

आउटलुक^(Outlook) के डेस्कटॉप संस्करण में संपर्क समूह बनाना ऑनलाइन संस्करण की तुलना में कहीं अधिक सरल है।

1. आउटलुक लॉन्च करें, और निचले-बाएं कोने के पास लोग^(People) आइकन चुनें (जहां आप ईमेल, कार्यों, लोगों और कैलेंडर के बीच स्विच करते हैं)।

1. अगला, टूलबार से, नया संपर्क समूह^{(New Contact Group)} चुनें । (यदि आपका संगठन Microsoft 365 का उपयोग कर रहा है, तो आपको एक ^{(Microsoft 365)}नया समूह^{(New Group)} बटन भी दिखाई दे सकता है । हमारे उद्देश्यों के लिए, हम समूह ईमेल की सुविधा के लिए नए संपर्क समूह का उपयोग करेंगे।)^{(New Contact Group)}

1. दिखाई देने वाली संपर्क समूह^{(Contact Group)} विंडो में, अपने संपर्क समूह को एक नाम दें, और फिर सदस्य जोड़ें^{(Add Members)} चुनें और चुनें कि आप अपने नए सदस्यों को कहाँ से प्राप्त करना चाहते हैं। विकल्पों में आउटलुक^{(From Outlook Contacts)} कॉन्टैक्ट्स से , एड्रेस बुक से^{(From Address Book)} , या न्यू ईमेल कॉन्टैक्ट^{(New Email Contact)} से शामिल हो सकते हैं । 

1. एक-एक करके, उन लोगों को खोजें जिन्हें आप संपर्क समूह में जोड़ना चाहते हैं। सुनिश्चित करें^(Make) कि उनकी प्रविष्टि हाइलाइट की गई है, और उन्हें जोड़ने के लिए सदस्य^(Members) बटन (या उनकी प्रविष्टि पर डबल-क्लिक करें) का चयन करें। जब आप समाप्त कर लें, तो ठीक^(OK) चुनें ।
2. विंडो बंद करें, सुनिश्चित करें कि यदि आपके परिवर्तनों को सहेजने के लिए कहा जाए तो हाँ का जवाब दें।^(Yes)
3. अब, जब आप किसी नए ईमेल को संबोधित करते हैं, तो आप प्रति^(To) फ़ील्ड में संपर्क समूह का नाम टाइप कर सकते हैं। आपका संपर्क समूह जोड़ दिया जाएगा। यदि आप चाहें, तो आप समूह सूची का विस्तार कर सकते हैं, और आउटलुक^(Outlook) सूची को उसके सदस्यों से बदल देगा। सावधान रहें, हालांकि, आप सूची को फिर से संक्षिप्त नहीं कर पाएंगे।

संपर्क समूह ^(Contact)आउटलुक^(Outlook) एड्रेस बुक में प्रविष्टियों के रूप में दिखाई देते हैं , इसलिए आप उन्हें उस वर्णानुक्रमित सूची में ढूंढ पाएंगे।

आउटलुक के डेस्कटॉप ऐप में ^{(Desktop App)}संपर्क समूह^{(Contact Group)} को कैसे संपादित करें

अब आउटलुक^(Outlook) के डेस्कटॉप संस्करण में एक मौजूदा संपर्क समूह को संपादित करते हैं ।

1. आउटलुक लॉन्च करें, और निचले-बाएँ कोने के पास लोग आइकन चुनें।^(People)
2. उस समूह को ढूंढें^(Find) और चुनें जिसे आप अपनी संपर्क सूची में संपादित करना चाहते हैं।
3. दाईं ओर के फलक में, संपादित करें^(Edit) चुनें . यह आपको उस स्थान पर वापस लाएगा जहां आप सदस्यों को जोड़कर और/या हटाकर समूह का प्रबंधन कर सकते हैं।

चाहे आप आउटलुक^(Outlook) के ऑनलाइन संस्करण का उपयोग कर रहे हों या डेस्कटॉप ऐप का, यह निश्चित रूप से इसके लायक है कि आउटलुक^(Outlook) वितरण सूची बनाने में कुछ मिनट लगें जिनका आप बार-बार उपयोग करेंगे। आपको खुशी होगी कि आपने किया।

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to commυnicate with уour colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a spеcific group whose membership chаnges often. For example, you may need to email all of your customer service rеps every day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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