यदि आप छुट्टी पर जा रहे हैं और आप अपने ईमेल का जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं होने जा रहे हैं, तो अपने कंप्यूटर पर आउटलुक में 'ऑफ़ ऑफ़िस' उत्तर सेट करना एक अच्छा विचार है। ^(Outlook)इस तरह, जो कोई भी आपको ईमेल भेजता है, उसे कार्यालय में आपकी अनुपस्थिति के बारे में बताने के लिए एक स्वचालित प्रतिक्रिया प्राप्त होगी।

आउटलुक^(Outlook) आपको कस्टम उत्तर बनाने की सुविधा देता है जो आपको ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति को स्वचालित रूप से भेजे जा सकते हैं। आप एक कस्टम दिनांक अवधि भी निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसके दौरान ऐप को आपके लिए आपके ईमेल को संभालना चाहिए।

एक्सचेंज खातों के लिए कार्यालय से बाहर आउटलुक जवाब सेट करें^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

यदि आप एक कारोबारी माहौल में हैं और आपकी कंपनी या संगठन माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज^{(Microsoft Exchange)} का उपयोग करता है, तो आपके पास अपने ईमेल खाते के लिए आउटलुक^(Outlook) में ऑफिस के जवाबों को सेट करने का एक बहुत ही आसान तरीका है ।

• अपने कंप्यूटर पर आउटलुक^(Outlook) ऐप लॉन्च करें ।
• शीर्ष पर फ़ाइल^(File) कहने वाले टैब पर क्लिक करें और आपको विभिन्न विकल्प दिखाई देंगे। उस विकल्प पर क्लिक करें जो ^(Click)स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर)^{(Automatic Replies (Out of Office))} पढ़ता है । यदि आपको यह विकल्प दिखाई नहीं देता है, तो कार्य को करने का तरीका जानने के लिए अगले भाग पर जाएँ।

• आपकी स्क्रीन पर एक बॉक्स दिखाई देगा जो आपको विभिन्न क्षेत्रों में इनपुट जानकारी देगा। स्वचालित कस्टम उत्तर भेजने के लिए, आपको निम्न के रूप में फ़ील्ड भरने की आवश्यकता होगी। शीर्ष पर स्वचालित उत्तर भेजें^{(Send automatic replies)}
  
  कहने वाले बॉक्स को सक्षम करें । केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें^{(Only send during this time range)} बॉक्स को चेक करें । फिर से और तारीखों का चयन करें जब आप अपने ईमेल का जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं होंगे। यदि आप चाहते हैं कि आपका उत्तर केवल उन्हीं को भेजा जाए जो आपके संगठन में हैं, तो मेरे संगठन के अंदर^{(Inside My Organization)} टैब पर क्लिक करें। अन्यथा, दूसरे टैब पर क्लिक करें जो कहता है कि मेरा संगठन से बाहर^{(Outside My Organization)} है ।
  
  
  
  
  
  अपनी स्क्रीन पर दिए गए बॉक्स में उस प्रतिक्रिया को टाइप करें जिसे आप स्वचालित रूप से भेजना चाहते हैं। आप अपने टेक्स्ट की शैली को फ़ॉर्मेट करने और बदलने के लिए फ़ॉर्मेटिंग टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
  
  एक बार जब आप कर लें, तो परिवर्तनों को सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें।^(OK)

आउटलुक^(Outlook) अब आपके पूर्वनिर्धारित कस्टम संदेश को किसी को भी भेज देगा जो आपको आपकी निर्दिष्ट तिथि अवधि के दौरान एक ईमेल भेजता है।

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

अधिकांश सामान्य उपयोगकर्ता अपने आउटलुक में ^(Outlook)IMAP या POP3 खातों का उपयोग करते हैं^{(use IMAP or POP3 accounts)} । इसमें आमतौर पर आउटलुक^(Outlook) ऐप के साथ आपके हॉटमेल^(Hotmail) , जीमेल^(Gmail) और ऐसे अन्य ईमेल खातों का उपयोग करना शामिल है। यदि आप इन उपयोगकर्ताओं में से एक हैं, तो आपको स्वचालित उत्तर भेजने के लिए एक नियम बनाने की आवश्यकता होगी क्योंकि उपरोक्त विधि आपके लिए काम नहीं करेगी।

सौभाग्य से, हालांकि, एक कस्टम संदेश बनाना और जवाब भेजने को स्वचालित करने के लिए एक नियम बनाना ^{(a rule to automate sending)}आउटलुक^(Outlook) में बहुत मुश्किल नहीं है ।

एक स्वचालित उत्तर टेम्पलेट बनाएं^{(Create An Automatic Reply Template)}

• अपने कंप्यूटर पर आउटलुक^(Outlook) खोलें और सबसे ऊपर न्यू ईमेल^{(New Email)} विकल्प पर क्लिक करें।

• सामान्य ईमेल लिखें विंडो खुलेगी। यहां, आपको वह ईमेल टाइप करना होगा जिसे आप चाहते हैं कि आउटलुक स्वचालित रूप से भेजे। ईमेल के मुख्य भाग में बस^(Just) टाइप करें जिसमें आमतौर पर यह उल्लेख करना शामिल है कि आप कितने समय तक उपलब्ध नहीं रहेंगे और आप कब वापस आएंगे।

• शीर्ष पर फ़ाइल^(File) टैब पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें^{(Save As)} चुनें ।

• अपने कार्यालय से बाहर उत्तर टेम्पलेट के लिए एक नाम दर्ज करें और प्रकार के रूप में सहेजें^{(Save as type)} ड्रॉपडाउन मेनू से आउटलुक टेम्पलेट चुनें। ^{(Outlook Template)}इसके बाद सेव^(Save) पर क्लिक करें ।

• ईमेल लिखें विंडो बंद करें और जब यह पूछेगा कि क्या आप परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं तो नहीं चुनें।^(No)

एक ऑटो-रिप्लाई नियम सेट करें^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• होम^(Home) टैब पर क्लिक करें , नियम^(Rules) चुनें , और नियम और अलर्ट प्रबंधित करें^{(Manage Rules & Alerts)} चुनें ।

• ईमेल नियम^{(Email Rules)} टैब में, नया नियम बनाने के लिए नया नियम पर क्लिक करें^{(New Rule)} ।

• मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू^{(Apply rule on messages I receive)} करें का चयन करें और अगला^(Next) हिट करें ।

• एक विशिष्ट तिथि अवधि की स्थिति में प्राप्त का^{(received in a specific date span)} चयन करें और बड़े सफेद बॉक्स में इसके लिंक पर क्लिक करें। बाद^(After) और पहले^(Before)
  
  दोनों चेकबॉक्स चेक करें और वह तिथि सीमा निर्दिष्ट करें जिसमें आप अपने ईमेल का जवाब नहीं दे पाएंगे। फिर OK^(OK) और उसके बाद Next को हिट करें ।

• एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर^{(reply using a specific template)} चेक करें और उसके लिंक पर क्लिक करें।

• आपके द्वारा पहले बनाए गए ईमेल टेम्पलेट का चयन करें, ओपन पर क्लिक करें, और फिर ^(Open)अगला^(Next) हिट करें ।

• वैकल्पिक रूप से, यदि आप चाहें तो कोई अपवाद लागू करें और अगला^(Next) पर क्लिक करें ।

• अपने नियम के लिए एक नाम दर्ज करें और समाप्त^(Finish) पर क्लिक करें ।

आउटलुक वेब संस्करण पर कार्यालय से बाहर उत्तर सेट करना^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

बहुत सारे उपयोगकर्ता अपने डेस्कटॉप ऐप्स को छोड़ रहे हैं और उन्हें अपने वेब समकक्षों के साथ बदल रहे हैं। यदि आपने पहले ही ऐसा कर लिया है और अपने ईमेल के लिए आउटलुक वेब संस्करण का उपयोग करते हैं , तो आप वेब के लिए ^{(use the Outlook web version)}आउटलुक^(Outlook) में भी कार्यालय से बाहर उत्तर सेट कर सकते हैं।

ऊपर चर्चा की गई किसी भी अन्य विधियों की तुलना में यह करना आसान है।

• यदि आप पहले से नहीं हैं तो आउटलुक^(Outlook) वेबसाइट पर जाएं और अपने खाते में लॉग-इन करें।
• एक बार जब आप अपना इनबॉक्स देखते हैं, तो ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग आइकन पर क्लिक करें और फिर नीचे सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें चुनें। ^{(View all Outlook settings)}यह सेटिंग मेनू खोलेगा।

• आप कई सेटिंग्स देखेंगे जिन्हें आप अपने आउटलुक^(Outlook) खाते के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। आप उस विकल्प को खोजना चाहते हैं जो स्वचालित उत्तर^{(Automatic replies)} कहता है और उस पर क्लिक करें।

• दाहिनी ओर फलक पर कई नए विकल्प दिखाई देंगे।
  
  सबसे पहले^(First) , उस विकल्प को सक्षम करें जो कहता है कि स्वचालित उत्तरों को चालू करें^{(Turn on automatic replies)} । केवल एक समय अवधि के दौरान उत्तर भेजें^{(Send replies only during a time period)} बॉक्स
  
  को चेक करें । प्रारंभ समय^{(Start time)} और समाप्ति समय^{(End time)} दोनों बक्सों में दिनांक सीमा निर्दिष्ट करें । यह तब होगा जब ऐप आपके स्वचालित उत्तरों को भेजेगा। फिर आप एक कस्टम उत्तर दर्ज कर सकते हैं जो आपको ईमेल करने वाले लोगों को स्वचालित रूप से भेज दिया जाएगा। उपलब्ध स्वरूपण विकल्पों का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। वैकल्पिक रूप से, केवल संपर्कों को उत्तर भेजें^{(Send replies only to contacts)} सक्षम करें यदि आप केवल अपने संपर्कों को ऑटो-प्रतिसाद देना चाहते हैं। अंत में, अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए नीचे सहेजें पर क्लिक करें।^(Save)
  
  
  
  
  
  

• क्या आप कभी भी स्वचालित उत्तरों को बंद करना चाहते हैं, बस विकल्प पर स्वचालित उत्तरों को अनचेक करें।^{(Automatic replies on )}

आउटलुक^(Outlook) में कार्यालय से बाहर उत्तर सेट करने में सक्षम होना वास्तव में बहुत अच्छी बात है । हमें बताएं कि क्या आप इसका उपयोग करते हैं और नीचे दी गई टिप्पणियों में आपका ऑटो-रिप्लाई संदेश कैसा दिखता है।

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of officе’ reply in Outloоk on your сomputer. This way, anyone who sends уou an email will recеіve an automatiс response letting thеm knоw of your absence in the officе.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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