आज, व्यक्तियों, कंपनियों आदि के बीच ईमेल का लगातार आदान-प्रदान होता है, जिसके परिणामस्वरूप हमारे मेलबॉक्स में मेल की मात्रा बढ़ रही है। हर बार बड़ी संख्या में ईमेल को प्रबंधित करना और पुनर्प्राप्त करना मुश्किल हो गया है। इस प्रकार, इस समस्या को हल करने के लिए, ईमेल संग्रह^{(Email Archiving)} की अवधारणा अस्तित्व में आई। आइए देखें कि यह वास्तव में क्या है और Microsoft Outlook 2019/2016 में ईमेल को कैसे संग्रहीत किया जा सकता है ।

ईमेल संग्रह क्या है

ईमेल संग्रह^{(Email Archiving)} एक ईमेल प्रबंधन प्रक्रिया है जो आपके ईमेल को व्यवस्थित रूप से प्रबंधित और फाइल करती है। यह बिना किसी डेटा हानि के आपके डेटा को स्थायी रूप से संग्रहीत और सुरक्षित करता है। मूल रूप^(Basically) से, जब आप किसी ईमेल को आर्काइव करते हैं, तो वह आपके इनबॉक्स से बिना डिलीट हुए गायब हो जाता है और आर्काइव फोल्डर^{(Archive folder)} में स्टोर हो जाता है । जिन ईमेल को आप हटाना नहीं चाहते हैं क्योंकि भविष्य में आपको उनकी आवश्यकता हो सकती है, उन्हें संग्रहीत किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो संग्रह फ़ोल्डर में सभी ईमेल को पुनर्स्थापित किया जा सकता है ताकि महत्वपूर्ण सामग्री खो न जाए। संग्रह^(Archiving) करने से नेटवर्क मेल सर्वर से ईमेल आपके स्थानीय कंप्यूटर पर चले जाएंगे।

आउटलुक में ईमेल कैसे संग्रहित करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} खोलने के लिए , स्टार्ट^(Start) बटन पर क्लिक करें और इसे खोलने के लिए आउटलुक^(Outlook) तक स्क्रॉल करें ।

अपने इनबॉक्स^(Inbox) में जाएं और वह ईमेल खोलें जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं। एक बार आपका मेल ओपन हो जाने पर, आपको अपने मेलबॉक्स के शीर्ष पर मेनू बार में आर्काइव विकल्प दिखाई देगा।^(Archive)

आर्काइव^(Archive) पर क्लिक करें और आप देखेंगे कि आपका ईमेल इनबॉक्स से गायब हो गया है। आपको ऐसे सभी ईमेल आर्काइव^(Archive) फोल्डर में मिलेंगे जिन्हें आप लेफ्ट पेन में देख सकते हैं। उन्हें देखने के लिए आर्काइव फोल्डर पर क्लिक करें ।^(Click)

आप उस विशेष मेल को खोज सकते हैं जिसे आप ऊपर खोज बॉक्स में खोज रहे हैं। आप ईमेल को फ़िल्टर कर सकते हैं और उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार नवीनतम या सबसे पुराने में से शीर्ष पर सॉर्ट कर सकते हैं। आप ईमेल को दिनांक, आकार, विषय, महत्व, श्रेणियों आदि के अनुसार भी व्यवस्थित कर सकते हैं।

आउटलुक^(Outlook) में ईमेल को संग्रहित करना इतना आसान है और इसलिए इसे कुशल तरीके से किया जा सकता है।

आउटलुक में थोक संग्रह ईमेल

आउटलुक^(Outlook) में ईमेल को बल्क आर्काइव करने के लिए File > Info > Tools खोलें और पुराने आइटम्स को साफ^{(Clean up old items)} करें चुनें ।

इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डर को संग्रहीत^{(Archive this folder and all subfolders)} करें चुनें , और उस फ़ोल्डर को चुनें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं।

इसके बाद, पुराने से पुराने आइटम संग्रहीत करें के तहत, एक तिथि दर्ज करें।

चेक किए गए विकल्प को संग्रहित करने के लिए ऑटोआर्काइव न^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} करें के साथ आइटम शामिल करें चुनें ।

ठीक क्लिक करें और बाहर निकलें।

पढ़ें^(Read) : माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में अपने पुराने आइटम्स को ऑटो आर्काइव कैसे करें ।

आउटलुक^(Outlook) में संग्रहीत ईमेल कैसे प्राप्त करें

Microsoft Outlook में अपने संग्रहीत ईमेल तक पहुँचने के लिए :

1. आउटलुक खोलें
2. ईमेल आईडी चुनें
3. आर्काइव फोल्डर पर क्लिक करें
4. आप यहां अपने सभी संग्रहीत ईमेल देखेंगे।

मुझे आशा है कि आपको यह पोस्ट उपयोगी लगी होगी।

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, thеre is a сonstant exchange of emаils between individuals, companies, etc. which has resulted іn a growing vоlume of mails in our mailboxes. It has become difficult to manage and retrieve a large number of emailѕ every time. Thus, tо resolve this problem, the concеpt of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• आउटलुक में ईमेल या टेक्स्ट का मुख्य भाग गायब है

• आउटलुक में ईमेल या फोल्डर को डिलीट नहीं कर सकता

• माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप और आउटलुक डॉट कॉम में ईमेल कैसे एन्क्रिप्ट करें?

• आउटलुक में MIME ईमेल और अटैचमेंट कैसे खोलें

• आउटलुक में ईमेल कैसे रिकॉल करें? ईमेल भेजें

• आउटलुक में ईमेल के लिए समाप्ति तिथि और समय कैसे सेट करें

• आउटलुक वेब ऐप से अटैचमेंट डाउनलोड करने में असमर्थ

• आउटलुक पिछली बार शुरू नहीं हो सका; क्या आप सुरक्षित मोड में प्रारंभ करना चाहते हैं?

• OneNote या Outlook में डार्क मोड कैसे सक्षम करें

• हम मीटिंग त्रुटि शेड्यूल नहीं कर सके - Outlook में टीम त्रुटि

• जीमेल और आउटलुक ईमेल संदेशों में टेबल कैसे जोड़ें

• आउटलुक त्रुटि 80041004 आपके फ़ोल्डर पदानुक्रम को सिंक्रनाइज़ कर रहा है

• वर्तमान मेल क्लाइंट मैसेजिंग अनुरोध को पूरा नहीं कर सकता - आउटलुक त्रुटि

• जीमेल और आउटलुक में ईमेल को पीडीएफ के रूप में कैसे सेव करें

• आउटलुक में रिपोर्ट की गई त्रुटि 0x800CCC0F भेजना या प्राप्त करना

• आउटलुक में कैलेंडर कैसे साझा करें

• Outlook.com में ईमेल अग्रेषित या अनधिकृत अग्रेषण को अक्षम कैसे करें

• वेब पर आउटलुक को प्रगतिशील वेब ऐप के रूप में कैसे स्थापित करें

• एज में नए टैब पेज पर आउटलुक स्मार्ट टाइल कैसे जोड़ें

• Outlook.com ईमेल प्राप्त या भेज नहीं रहा है