क्या आपने कभी गलती से कोई ईमेल भेजा है और तुरंत पछताया है? अगर आप आउटलुक यूजर हैं तो आप अपनी गलती को पहले जैसा कर सकते हैं। यहां आउटलुक में ईमेल को रिकॉल करने का तरीका बताया गया है।^{(Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.)}

कुछ समय ऐसे होते हैं जहां हम जल्दबाजी में सेंड बटन दबाते हैं और अधूरे या गलत ईमेल भेजते हैं। आपके और प्राप्तकर्ता के बीच संबंधों की गंभीरता के स्तर के आधार पर इन गलतियों के गंभीर परिणाम हो सकते हैं। यदि आप एक आउटलुक^(Outlook) उपयोगकर्ता हैं, तो फिर भी ईमेल को याद करके अपना चेहरा बचाने का मौका हो सकता है। यह भी पढ़ें कि Microsoft आउटलुक डार्क मोड^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)} कैसे चालू करें .. यह भी पढ़ें कि Microsoft आउटलुक डार्क मोड कैसे चालू करें .. आप कुछ ही क्लिक ^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)}में आउटलुक में एक ईमेल^{(recall an email in Outlook )} को बदल सकते हैं या याद कर सकते हैं यदि कुछ शर्तें पूरी होती हैं और समय पर कार्रवाई की जाती है .

आउटलुक में ईमेल कैसे रिकॉल करें?

आउटलुक में आपके द्वारा भेजे गए ईमेल को बदलने या वापस बुलाने की शर्तें^{(Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook)}

भले ही  आउटलुक में ईमेल को वापस लेने या बदलने^{(retract or replace an email in Outlook)} की प्रक्रिया बहुत आसान है और कुछ ही क्लिक में की जा सकती है, इस सुविधा का उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब कुछ शर्तें पूरी हों। कदम उठाने से पहले, आइए किसी ईमेल को वापस बुलाने या बदलने के लिए अनुकूल परिस्थितियों की जाँच करें:

1. आपके और दूसरे उपयोगकर्ता दोनों के पास Microsoft Exchange या Office 365 खाता होना चाहिए।
2. आप अपने विंडोज़ में ^(Windows)आउटलुक^(Outlook) का उपयोग कर रहे होंगे । मैक^(Mac) या वेब पर ^(Web)आउटलुक^(Outlook) यूजर्स के लिए रिकॉल फीचर उपलब्ध नहीं है ।
3. Azure सूचना सुरक्षा^{(Azure Information Protection)} को प्राप्तकर्ता के संदेश की सुरक्षा नहीं करनी चाहिए।
4. ईमेल इनबॉक्स में प्राप्तकर्ता द्वारा अपठित होना चाहिए। यदि ईमेल को प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में नियमों, स्पैम फ़िल्टर या किसी अन्य फ़िल्टर द्वारा पढ़ा या फ़िल्टर किया जाता है तो रिकॉल सुविधा काम नहीं करेगी।

यदि उपरोक्त सभी शर्तें अनुकूल हैं, तो इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आप  नीचे दिए गए चरणों का पालन करके आउटलुक में एक ईमेल को वापस बुला सकते हैं:^{(recall an email in Outlook by following the steps below:)}

इस पद्धति का उपयोग उपयोगकर्ताओं द्वारा आउटलुक 2007^{(Outlook 2007)} , आउटलुक 2010^{(Outlook 2010)} , आउटलुक 2013^{(Outlook 2013)} , आउटलुक 2016^{(Outlook 2016)} और आउटलुक 2019^{(Outlook 2019)} और ऑफिस 365^{(Office 365)} और माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज^{(Microsoft Exchange)} उपयोगकर्ताओं द्वारा किया जा सकता है।

1. ' भेजे गए आइटम^{(Sent Items)} ' विकल्प ढूंढें और इसे खोलने के लिए क्लिक करें।

2. उस संदेश को खोलें जिसे^{(Open the message)} आप बदलना चाहते हैं या उसे डबल-क्लिक करके याद करना चाहते हैं। यह सुविधा पठन फलक^{(Reading Pane)} पर किसी भी संदेश के लिए उपलब्ध नहीं होगी ।

3. संदेश^(Message) टैब पर ' क्रियाएँ^(Actions) ' पर क्लिक करें। एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा।

4. ' संदेश को याद^{(Recall the message)} करें' पर क्लिक करें ।

5. ' रिकॉल^(Recall) द मैसेज' डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। आप बॉक्स में उपलब्ध दो विकल्पों में से किसी एक को चुन सकते हैं। यदि आप केवल प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स से अपना ईमेल हटाना चाहते हैं, तो ' इस संदेश की अपठित प्रतियां हटाएं^{(Delete unread copies of this message)} ' विकल्प चुनें। आप ' अपठित प्रतियां हटाएं और एक नए संदेश से बदलें^{(Delete unread copies and replace with a new message)} ' विकल्प चुनकर ईमेल को एक नए से बदल सकते हैं ।

6. यह जानने के लिए कि आपका रिकॉल और रिप्लेस करने का प्रयास सफल हुआ या नहीं, यह जानने के लिए ' मुझे बताएं कि क्या रिकॉल सफल होता है या प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए विफल रहता है ' बॉक्स को चेक करें। ^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)}ओके^(OK) पर क्लिक करें ।

7. यदि आप बाद वाला विकल्प चुनते हैं, तो आपके मूल संदेश वाली एक विंडो खुलेगी। आप अपने ईमेल की सामग्री को अपनी पसंद के अनुसार बदल और संशोधित कर सकते हैं और फिर उसे भेज सकते हैं।

यदि आपको रिकॉल का विकल्प नहीं मिलता है, तो संभावना है कि उपरोक्त शर्तों में से कोई एक संतुष्ट न हो। जैसे ही आपको अपनी गलती का एहसास होता है, ईमेल को आउटलुक^(Outlook) में याद करें क्योंकि यह समय के खिलाफ एक दौड़ है और प्राप्तकर्ताओं ने संदेश पढ़ा है या नहीं। यदि आपने एकाधिक उपयोगकर्ताओं को ईमेल भेजा है, तो सभी उपयोगकर्ताओं के लिए भी वापस बुलाने का प्रयास किया जाएगा। आप Outlook^(Outlook) में चयनित उपयोगकर्ताओं के लिए रिकॉल विकल्प नहीं चुन सकते हैं ।

यह भी पढ़ें: ^{(Also Read:)} नया Outlook.com ईमेल अकाउंट कैसे बनाएं?^{(How to Create a New Outlook.com Email Account?)}

आउटलुक में ईमेल को वापस बुलाने या बदलने के बाद क्या होगा?^{(What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?)}

अपने प्रयास करने के बाद, सफलता या असफलता विशिष्ट परिस्थितियों और कारकों पर निर्भर करेगी। आपको सफलता या विफलता के बारे में सूचित किया जाएगा यदि आपने डायलॉग बॉक्स में ' मुझे बताएं कि क्या रिकॉल सफल होता है या प्रत्येक प्राप्तकर्ता के लिए विफल रहता है ' विकल्प को चेक किया होता। ^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)}आदर्श परिस्थितियों में, प्राप्तकर्ता को पता नहीं चलेगा कि एक संदेश उसके इनबॉक्स से वापस बुला लिया गया था। यदि प्राप्तकर्ता के पक्ष में ' मीटिंग अनुरोधों और मीटिंग अनुरोधों के जवाबों को स्वचालित रूप से संसाधित^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests)} करें ' सक्षम है, तो आपको किसी भी चीज़ के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। यदि यह अक्षम है, तो प्राप्तकर्ता को संदेश वापस बुलाने की कार्रवाई के लिए एक सूचना प्राप्त होगी। यदि सूचना को पहले क्लिक किया जाता है, तो संदेश वापस बुला लिया जाएगा, लेकिन यदि इनबॉक्स को पहले खोला जाता है और उपयोगकर्ता आपका संदेश खोलता है, तो रिकॉल असफल हो जाएगा।

आउटलुक में किसी संदेश को वापस बुलाने या बदलने का एक विकल्प^{(An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook)}

आउटलुक^(Outlook) में किसी संदेश को वापस बुलाने पर सफलता की कोई गारंटी नहीं है । हर बार जब आप कोई गलती करते हैं तो आवश्यक शर्तें पूरी नहीं हो सकती हैं। यह प्राप्तकर्ताओं को गलत संदेश दे सकता है और आपको अव्यवसायिक बना सकता है। आप किसी अन्य विकल्प का उपयोग कर सकते हैं जो भविष्य में मददगार से अधिक होगा।

आउटलुक में ईमेल भेजने में देरी^{(Delay Sending Emails in Outlook)}

यदि आप जिम्मेदारी के व्यक्ति हैं, तो त्रुटिपूर्ण संदेश भेजने से आपकी छवि पर नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। आप आउटलुक^(Outlook) में ईमेल भेजने के लिए समय में देरी कर सकते हैं ताकि आपके पास अपनी गलतियों को सुधारने का समय हो। यह ईमेल को दूसरे एंड-यूज़र को भेजने से पहले एक निश्चित समय के लिए  आउटलुक आउटबॉक्स^{(Outlook Outbox)} में रखकर किया जाता है ।

1. फाइल^(File) टैब पर जाएं।

2. 'नियम और अलर्ट प्रबंधित करें' में जानकारी अनुभाग के अंतर्गत ' नियम ^{(Manage Rules and Alerts)}और अलर्ट प्रबंधित करें' विकल्प^{(Manage Rules and Alerts option)} चुनें ।

3. 'ईमेल नियम^{(‘Email Rules)} ' टैब पर क्लिक करें और ' नया नियम^{(New rule)} ' चुनें । 

4. नियम विज़ार्ड में ' ^{(Rules Wizard)}रिक्त नियम से प्रारंभ करें^{(Start from a blank rule)} ' अनुभाग पर जाएं । ' मेरे द्वारा भेजे गए संदेश पर नियम लागू करें^{(Apply rule on message I send)} ' पर क्लिक^(Click) करें और ' अगला^(Next) ' पर क्लिक करें ।

5. ' कार्रवाई का चयन करें^{(Select action(s))} ' सूची में ' कई मिनटों तक वितरण स्थगित^{(Defer delivery by a number of minutes)} करें' चुनें ।

6. ' नियम विवरण संपादित करें^{(Edit rule description)} ' सूची में से कई' चुनें।

7. ' डिफर्ड डिलीवरी^{(Deferred Delivery)} ' बॉक्स में जितने मिनट आप चाहते हैं कि आपके ईमेल में देरी हो, उसे टाइप करें । आप अधिकतम 120 मिनट चुन सकते हैं। नेक्स्ट^{( Next)} पर क्लिक करें^(Click) ।

8. अपनी इच्छानुसार कोई भी अपवाद चुनें और ' अगला^(Next) ' पर क्लिक करें ।

9. ' इस नियम के लिए एक नाम निर्दिष्ट करें^{(Specify a name for this rule)} ' बॉक्स में अपने नियम को एक नाम दें। ' इस नियम को चालू करें^{(Turn on this rule)} ' बॉक्स को चेक करें और ' समाप्त^(Finish) करें' पर क्लिक करें । 

10. परिवर्तनों को लागू करने के लिए ओके पर क्लिक करें।^(OK)

रचना के समय केवल विशेष संदेश में देरी करके:^{(By delaying just the particular message at the time of composing:)}

• संदेश की रचना करते समय, ' विकल्प^(Options) ' टैब पर जाएँ और ' देरी वितरण^{(Delay Delivery)} ' चुनें । 
• ' गुण^(Properties) ' संवाद बॉक्स में ' पहले वितरित न^{(Do not deliver before)} करें ' विकल्प चुनें ।
• वह दिनांक और समय^{(date and time)} चुनें जिसे आप संदेश भेजना चाहते हैं और विंडो बंद करें।

अनुशंसित:^{(Recommended:)}

• एंड्रॉइड पर आउटलुक को सिंक नहीं करना ठीक करें^{(Fix Outlook not syncing on Android)}
• आउटलुक में कैलेंडर आमंत्रण कैसे भेजें^{(How to Send a Calendar Invite in Outlook)}
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हमें उम्मीद है कि यह मार्गदर्शिका मददगार थी और आप आउटलुक में एक ईमेल को याद^{(recall an email in Outlook)} करने में सक्षम थे । जैसे ही आपको लगे कि आपने गलती की है, रिकॉल विकल्प का उपयोग करें। यदि आप त्रुटि से बहुत अधिक निपटने की प्रवृत्ति रखते हैं, तो आप ऊपर दिए गए चरणों का पालन करके अपने संदेश में देरी करना चुन सकते हैं। यदि, किसी भी तरह, आप आउटलुक पर किसी ईमेल को रिप्लेस या रिकॉल^{(recall an email on Outlook)} नहीं कर सकते हैं , तो संबंधित प्राप्तकर्ताओं को माफी भेजें और सही संदेश के साथ एक और ईमेल भेजें। 

How to Recall an Email in Outlook? Unsend Emails

Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.

There are certain times where we press the send button in haste and send incomplete or wrong emails. These mistakes can lead to severe repercussions depending upon the level of seriousness of the relationship between you and the recipient. If you are an Outlook user, then there still might be a chance to save your face by recalling the email. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. You can replace or recall an email in Outlook in just a few clicks if certain conditions are satisfied and the action is made on time.

How to Recall an Email in Outlook?

Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook

Even though the process to retract or replace an email in Outlook is very easy and can be done in a few clicks, the feature can be used only if a few conditions are satisfied. Before jumping on the steps, let’s check the favorable conditions for recalling or replacing an email:

1. Both you and the other user must have a Microsoft Exchange or an Office 365 account.
2. You must be using Outlook in your Windows. The recall feature is unavailable for Outlook users on Mac or Web.
3. Azure Information Protection must not protect the recipient’s message.
4. The email should be unread by the recipient in the inbox. The recall feature will not work if the email is read or filtered by rules, spam filters, or any other filters in the recipient’s inbox.

If all the above conditions are favorable, then there is a high possibility that you can recall an email in Outlook by following the steps below:

This method can be used by users on Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, and Outlook 2019 and Office 365 and Microsoft Exchange users.

1. Find the ‘Sent Items’ option and click to open it.

2. Open the message you want to replace or recall by double-clicking it. The feature will not be available for any message on the Reading Pane.

3. Click on ‘Actions’ on the Message tab. A drop-down menu will appear.

4. Click on ‘Recall the message.’

5. The ‘Recall the message’ dialog box will appear. You can choose one of the two options available in the box. If you simply want to remove your email from the recipient’s inbox, then choose the ‘Delete unread copies of this message’ option. You can also replace the email with a new one by choosing the ‘Delete unread copies and replace with a new message’ option.

6. Check the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ box to know if your recall and replace attempts were successful or not. Click on OK.

7. If you choose the latter option, then a window with your original message will open. You can change and modify the contents of your email to your liking and then send it.

If you don’t get the recall option, then there is a possibility that one of the above conditions is not satisfied. Recall the email in Outlook as soon as you realize your mistake as it’s a race against the time and whether the recipients have read the message or not. If you sent the email to multiple users, then the recall attempt will also be made for all the users. You can’t choose the recall options for selected users in Outlook.

Also Read: How to Create a New Outlook.com Email Account?

What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?

After you have made your efforts, the success or failure will depend on specific conditions and factors. You would be notified of the success or failure if you had checked the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ option in the dialog box. Under ideal conditions, the recipient won’t know that a message was recalled from his/her inbox. If the ‘Automatically process meeting requests and responses to meeting requests’ is enabled on the recipient’s side, then you don’t have to worry about anything. If it is disabled, then the recipient will get a notification for the message recall action. If the notification is clicked first, then the message will be recalled, but if the inbox is opened first and the user opens your message, the recall will be unsuccessful.

An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook

There is no guarantee of success when recalling a message in Outlook. The necessary conditions may not be satisfied every time you make a mistake. It can convey a wrong message to the recipients and make you look unprofessional. You can use another alternative that will be more than helpful in the future.

Delay Sending Emails in Outlook

If you are a person of responsibility, then sending error-filled messages can negatively impact your image. You can delay the time for sending an email in Outlook so that you have the time to correct your mistakes. This is done by keeping the emails in the Outlook Outbox for a certain amount of time before finally sending them to the other end-user. 

1. Go to the File tab.

2. Select ‘Manage Rules and Alerts option’ under the info section in ‘Manage Rules and Alerts.’

3. Click on the ‘Email Rules’ tab and choose ‘New rule.’ 

4. Go to the ‘Start from a blank rule’ section in the Rules Wizard. Click on ‘Apply rule on message I send’ and click ‘Next.’

5. Choose ‘Defer delivery by a number of minutes’ in the ‘Select action(s)’ list.

6. Choose a number of’ in the ‘Edit rule description’ list.

7. Type the number of minutes you want your email to be delayed in the ‘Deferred Delivery’ box. You can choose a maximum of 120 minutes. Click on Next.

8. Choose any exceptions you desire and click ‘Next.’

9. Give a name to your rule in the ‘Specify a name for this rule’ box. Check the ‘Turn on this rule’ box and click ‘Finish.’ 

10. Click on OK to apply the changes.

By delaying just the particular message at the time of composing:

• While composing the message, go to the ‘Options’ tab and choose ‘Delay Delivery.’ 
• Select the ‘Do not deliver before’ option in the ‘Properties’ dialog box.
• Choose the date and time you want the message to be sent and close the window.

Recommended:

• Fix Outlook not syncing on Android
• How to Send a Calendar Invite in Outlook
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We hope this guide was helpful and you were able to recall an email in Outlook. Use the recall option as soon as you realize you’ve made a mistake. You can also choose to delay your message by following the steps above if you tend to deal with the error a lot. If, anyhow, you cannot replace or recall an email on Outlook, then send an apology to the respective recipients and send another email with the correct message. 

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