अधिकांश उपयोगकर्ताओं के पास आउटलुक^(Outlook) के साथ प्रमुख मुद्दों में से एक यह तथ्य है कि यह वास्तव में धीमा हो जाता है और उनके सिस्टम पर बहुत अधिक मेमोरी खा जाता है। मेरे पास 1.5 जीबी आउटलुक^{(GB Outlook)} फ़ाइल है, लेकिन आउटलुक^(Outlook) तेजी से चलता है और मेरे कंप्यूटर पर सभी संसाधनों को हॉग नहीं करता है! क्यों?

ठीक है, ऐसा इसलिए है क्योंकि मैं अपने आउटलुक^(Outlook) को कुछ नियमित कार्यों को करके अनुकूलित करता हूं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह साफ और पतला रहता है। आउटलुक^(Outlook) क्रैश, क्रेजी एरर मैसेज, मेमोरी हॉगिंग या आउटलुक^(Outlook) के लोड होने की प्रतीक्षा में समय बर्बाद करने से निपटने के बजाय , आउटलुक^(Outlook) को तेज और उत्तरदायी बनाने के लिए नीचे दी गई मेरी सलाह का पालन क्यों न करें ।

आउटलुक^(Outlook) के बारे में एक बात जो आप समझना चाहते हैं , वह यह है कि यह पूरी तरह से एक डेटाबेस से चलता है। आपके सभी ईमेल, कार्य, कैलेंडर आइटम, व्यावसायिक संपर्क आदि डेटाबेस फ़ाइल में संग्रहीत हैं। स्मृति उपयोग को कम करने और आउटलुक^(Outlook) को तेज बनाने के लिए, उस डेटाबेस को छोटा और अनुकूलित करने की आवश्यकता है।

आउटलुक मेमोरी का उपयोग कम करें

नियम 1.^{(Rule 1.)} सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपने Outlook में ^(Outlook)AutoArchive चालू किया हुआ है । आप शायद 5 साल पहले के उन ईमेल को फिर कभी नहीं देखने जा रहे हैं, क्या आप हैं? आपके इनबॉक्स^(Inbox) में हज़ारों ईमेल होने के बजाय , AutoArchive पुराने ईमेल को एक नई PST फ़ाइल में ले जाएगा और आपकी वर्तमान PST फ़ाइल को पतला बनाए रखेगा। आप हमेशा उन पुराने ईमेल को बाद में खोज कर ढूंढ सकते हैं।

फ़ाइल^(File) पर क्लिक करें और फिर टूल्स^(Tools) और फिर मेलबॉक्स क्लीनअप^{( Mailbox Cleanup)} पर क्लिक करें । जैसा कि नीचे दिखाया गया है, आपको कई विकल्प दिखाई देंगे। मैं मेलबॉक्स के आकार की जांच करूंगा और अगर यह 500 एमबी से अधिक है, तो आपको ऑटोआर्काइव^{(AutoArchive)} चालू करना चाहिए या किसी भी ईमेल को हटा देना चाहिए जो बड़ी मात्रा में जगह ले रहा है। साथ ही, हटाए गए आइटम फ़ोल्डर को बाद में खाली करना सुनिश्चित करें क्योंकि वह अभी भी जगह लेता है।

यह भी ध्यान देने योग्य है कि आपको यह प्रत्येक मेलबॉक्स के लिए करना होगा जिसे आपने आउटलुक^(Outlook) में सेटअप किया है । इसलिए AutoArchive^{(AutoArchive)} को चालू करना एक अच्छा विचार है क्योंकि यह बिना किसी हस्तक्षेप के स्वचालित रूप से इसका ख्याल रखेगा।

यदि आप ऐसा नहीं करना चाहते हैं, तो कम से कम सभी पुराने ईमेल को दूसरे फ़ोल्डर में ले जाएं ताकि आउटलुक को हर बार ^(Outlook)इनबॉक्स^(Inbox) में आने पर हजारों ईमेल लोड न करने पड़ें , जिससे मेमोरी का अधिक उपयोग हो।

नियम 2. सुनिश्चित ^{(Rule 2.)} करें कि आप केवल ^(Make)आउटलुक^(Outlook) के लिए आवश्यक ऐड-इन्स का उपयोग कर रहे हैं । बहुत सारे प्रोग्राम स्वचालित रूप से आउटलुक^(Outlook) में ऐड-ऑन स्थापित करना पसंद करते हैं , जैसे कि एडोब^(Adobe) , एवरनोट^(Wunderlist) , वंडरलिस्ट^(EverNote) , आदि। यहां तक ​​​​कि माइक्रोसॉफ्ट^(Microsoft) भी सामान का एक गुच्छा जोड़ता है जिसे मैं सामान्य रूप से स्काइप^(Skype) , वननोट^(OneNote) , शेयरपॉइंट^(SharePoint) , आदि जैसे अक्षम करता हूं।

यदि आप उनका उपयोग नहीं करते हैं, तो उनसे छुटकारा पाएं! आउटलुक^(Outlook) शुरू होने पर उन्हें मेमोरी में लोड करना पड़ता है और वे प्रोग्राम को धीमा भी करते हैं। किसी ऐड-इन को वास्तव में अक्षम करने के लिए, आपको नीचे कॉम्बो बॉक्स में COM ऐड-इन्स का चयन करना होगा और ^{(COM Add-ins)}गो^(Go) पर क्लिक करना होगा । एक और विंडो पॉपअप होगी और आप उन वस्तुओं को अनचेक कर सकते हैं जिन्हें आप नहीं चाहते हैं।

नियम 3. ^{(Rule 3.)} आउटलुक ^(Outlook)भाषण^(Speech) और हस्तलेखन पहचान^{(Handwriting Recognition)} सुविधाओं के साथ आता है जो विंडोज^(Windows) का एक हिस्सा हैं । यदि आप इसका उपयोग नहीं करते हैं, तो इसे अक्षम कर दें ताकि यह हर बार आउटलुक^(Outlook) शुरू होने पर लोड न हो। यह आपके सिस्टम को आपके ईमेल आदि को स्कैन करने से भी रोकेगा।

आप कंट्रोल पैनल, स्पीच रिकग्निशन^{(Speech Recognition)} में जा सकते हैं और फिर एडवांस्ड स्पीच ऑप्शन^{(Advanced Speech Options)} पर क्लिक कर सकते हैं ।

उपयोगकर्ता सेटिंग्स^{(User Settings)} के तहत , सटीकता विकल्प में सुधार के लिए दस्तावेज़ों और मेल^{( Review documents and mail to improve accuracy)} की समीक्षा करें को अनचेक करें।

नियम 4.  ^{(Rule 4. )}RSS फ़ीड्स और इंटरनेट^(Internet) कैलेंडर के लिए किसी भिन्न प्रोग्राम का उपयोग करें । हाँ, Google Reader बहुत अच्छा था और अब जब यह चला गया है, तो क्यों न अपने फ़ीड्स को सही तरीके से प्रबंधित करने के लिए Outlook का उपयोग करें? ^(Outlook)बुरा^(Bad) विचार! अभी भी कई अच्छे ऑनलाइन और ऑफलाइन RSS पाठक हैं जिनका आप आउटलुक^(Outlook) के अलावा अन्य उपयोग कर सकते हैं ।

आउटलुक को ^(Outlook)आरएसएस^(RSS) फ़ीड को अच्छी तरह से संभालने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था , इसलिए एक जोड़े से ज्यादा कुछ भी आउटलुक^(Outlook) को धीमा कर देगा । आप जिस भी इंटरनेट^(Internet) कैलेंडर का अनुसरण करना चाहते हैं, उसके लिए आप Google कैलेंडर^{(Google Calendar)} का उपयोग कर सकते हैं ।

नियम 5.^{(Rule 5.)} किसी कारण से लोग अपने स्पैम और ट्रैश फोल्डर को भूल जाते हैं। उन्हें खाली करो! मेरे जैसे किसी व्यक्ति को एक दिन में सैकड़ों स्पैम ईमेल मिलते हैं! यह सब आउटलुक^(Outlook) डेटाबेस में संग्रहीत है और इसे धीमा कर देता है। अपने स्पैम फ़ोल्डर और अपने ट्रैश फ़ोल्डर को अक्सर खाली करें।

नियम 6. अपनी ^{(Rule 6.)}पीएसटी^(PST) फाइल को समय-समय पर संकुचित करें । आप File^(File) , फिर Data Management पर जाकर ऐसा कर सकते हैं । इसके बाद PST फाइल पर क्लिक करें और Settings चुनें । फिर कॉम्पैक्ट नाउ^{(Compact Now)} बटन पर क्लिक करें।

Office के नए संस्करणों में , आपको फ़ाइल^(File) और फिर खाता सेटिंग्स^{( Account Settings)} पर क्लिक करना होगा । डेटा फ़ाइलें^{( Data Files)} टैब पर क्लिक करें और उस डेटा फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें जिसे आप कॉम्पैक्ट करना चाहते हैं ।

आउटलुक^(Outlook) इसे पृष्ठभूमि में स्वचालित रूप से करेगा, लेकिन केवल तभी चलता है जब आपका कंप्यूटर निष्क्रिय^(Idle) हो और आउटलुक^(Outlook) खुला हो। कभी-कभी यह स्थिति कभी नहीं आती है, इसलिए इसे समय-समय पर मैन्युअल रूप से करना अच्छा होता है।

नियम 7.^{(Rule 7.)}  यदि आपके पास वास्तव में बड़ी आउटलुक फाइलें हैं और सर्च इंडेक्सिंग सक्षम है, तो यह ^(Outlook)आउटलुक^(Outlook) में भारी मंदी का कारण बन सकता है । आउटलुक^(Outlook) के लिए सर्च इंडेक्सिंग को तब तक अक्षम करना एक अच्छा विचार हो सकता है जब तक आपको इसकी आवश्यकता न हो या इंडेक्स को हटा दें और फिर से बनाएं। किसी भी मामले में, आपको इंडेक्स को छोटा करने के लिए अपनी मुख्य डेटा फ़ाइलों का आकार कम करना चाहिए।

बस स्टार्ट^(Start) पर क्लिक करें और फिर सर्च टाइप करें। आउटलुक^(Outlook) को सर्च इंडेक्स से हटाने के लिए चेंज ऑन विंडोज^{( Change on Windows searches)} सर्च ऑप्शन पर क्लिक करें ।^(Click)

नियम 8। ^{(Rule 8.)}आउटलुक^(Outlook) के  लिए एक और बड़ी मंदी किसी भी तरह का एंटी-वायरस प्रोग्राम है जो आपके सभी ईमेल को स्कैन करता है। अब यह बहुत उपयोगी है यदि आप ऐसे व्यक्ति हैं जो मैलवेयर लिंक पर क्लिक करने या नकली ईमेल द्वारा धोखा देने के लिए प्रवृत्त हैं। दुर्भाग्य से, यहां तक ​​कि सबसे समझदार उपयोगकर्ता भी कभी-कभी धोखा खा जाते हैं, इसलिए अतिरिक्त सुरक्षा सहायक होती है।

हालांकि, एंटी-वायरस प्रोग्राम के आधार पर, यह वास्तव में आउटलुक^(Outlook) में चीजों को बहुत धीमा कर सकता है । यदि आपको यह समस्या हो रही है, तो आउटलुक^(Outlook) के लिए एंटी-वायरस को बंद करना और यह देखना एक अच्छा विचार है कि क्या समस्या दूर हो जाती है। यदि ऐसा होता है, तो आपको एक अलग प्रोग्राम पर विचार करना चाहिए जो स्कैनिंग के साथ अधिक कुशल हो।

नियम 9.^{(Rule 9.)} यह युक्ति केवल Microsoft Exchange खातों पर लागू होती है, इसलिए यह POP या IMAP खातों के लिए काम नहीं करेगी। मूल रूप से, आप ^(Basically)कैश्ड एक्सचेंज मोड^{(Cached Exchange Mode)} को सक्षम करना चाहते हैं , जिसका अर्थ है कि ईमेल स्थानीय रूप से संग्रहीत किए जाएंगे और तेजी से एक्सेस किए जाएंगे।

फ़ाइल, खाता सेटिंग्स पर जाएँ और फिर ^{( Account Settings)}ईमेल^(Email) टैब के अंतर्गत ईमेल खाते पर डबल-क्लिक करें । कैश्ड एक्सचेंज मोड का उपयोग करें^{(Use Cached Exchange Mode)} बॉक्स को चेक करें।

उम्मीद है, ये कार्रवाइयाँ आपके आउटलुक^(Outlook) मेमोरी फ़ुटप्रिंट को कम करेंगी और इसे तेज़ी से चलाएँगी! साथ ही, सुनिश्चित करें कि आपने ऑफिस^(Office) और विंडोज^(Windows) के लिए नवीनतम अपडेट और सर्विस पैक स्थापित किए हैं क्योंकि ये प्रदर्शन और मेमोरी लीक के मुद्दों में मदद करते हैं! आनंद लेना!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of the maјor issues most users have with Оutlook is the fact that it gets really slow and eats up a lot of memory on theіr systems. I have a 1.5 GB Outlook file, but Outlook runs fast and doesn’t hog all the resourceѕ on my computer! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

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