ईमेल एन्क्रिप्शन^{(Email encryption)} गोपनीय ईमेल डेटा को प्राप्तकर्ता(ओं) के अलावा किसी अन्य द्वारा पढ़े जाने से बचाने के लिए बहुत मददगार है। संपूर्ण सामग्री (पाठ और लिंक) को एन्क्रिप्ट किया गया है या सिफरटेक्स्ट में बदल दिया गया है ताकि यह तब तक अपठनीय हो जाए जब तक कि ईमेल डिक्रिप्ट न हो जाए।

एन्क्रिप्शन भाग प्रेषक द्वारा सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करके किया जाता है और डिक्रिप्शन भाग प्राप्तकर्ता द्वारा सादे पाठ में ईमेल पढ़ने के लिए अपनी निजी कुंजी का उपयोग करके किया जाता है। यदि आप Microsoft आउटलुक^(Outlook) डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करते हैं और एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने के आसान तरीके खोज रहे हैं, तो यह पोस्ट मददगार है। हमने आउटलुक में ईमेल एन्क्रिप्ट करने के लिए मुफ्त ऐड-इन्स को^{(free add-ins to encrypt emails in Outlook)} कवर किया है ।

यद्यपि आप अंतर्निहित सुविधा का उपयोग करके आउटलुक ( डेस्कटॉप^(Desktop) क्लाइंट और आउटलुक डॉट कॉम ) ^{(Outlook.com)}में मैन्युअल रूप से ईमेल एन्क्रिप्शन सेट^{(set up email encryption in Outlook)} कर सकते हैं, ये ऐड-इन चीजों को आसान बनाते हैं।

^{(Encrypt Outlook Emails)}निःशुल्क ईमेल एन्क्रिप्शन ऐड-इन्स का उपयोग करके आउटलुक ईमेल एन्क्रिप्ट करें

हमने आउटलुक^(Outlook) के लिए 2 मुफ्त ईमेल एन्क्रिप्शन ऐड-इन्स जोड़े हैं । स्थापना प्रक्रिया विंडोज^(Windows) पीसी में किसी अन्य सॉफ्टवेयर को स्थापित करने के समान है। लेकिन, स्थापना से पहले, आपको आउटलुक^(Outlook) डेस्कटॉप क्लाइंट को बंद करना होगा:

1. एन्क्रिप्टेड ओपनपीजीपी
2. ट्रेंड माइक्रो ईमेल एन्क्रिप्शन

1] एनक्रिप्टोमैटिक ओपनपीजीपी

एनक्रिप्टोमैटिक ओपनपीजीपी आउटलुक^{(OpenPGP Outlook)} ऐड-इन गैर-लाभकारी और व्यक्तिगत उपयोग के लिए निःशुल्क है^{(free for non-profit and personal use)} । यह आउटलुक^(Outlook) डेस्कटॉप क्लाइंट से एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने का एक आसान तरीका लाता है। यह आपको एक पासवर्ड या पासफ़्रेज़ बनाने देता है जो ईमेल को उसकी सामग्री को पढ़ने के लिए अनलॉक या डिक्रिप्ट करने के लिए आवश्यक है। एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने और उन ईमेल को डिक्रिप्ट करने के लिए प्रेषक और प्राप्त दोनों के पास यह सॉफ़्टवेयर होना चाहिए।

ऐड-इन तीन मुख्य बटन लाता है: एन्क्रिप्ट करें^(Encrypt) , कुंजी प्रबंधन^{(Key Management)} , और मेरी कुंजी संलग्न^{(Attach My Keys)} करें । पहले बटन का उपयोग करके, आप अपने ईमेल के लिए एन्क्रिप्शन को सक्षम कर सकते हैं, दूसरा विकल्प आपके प्राप्तकर्ताओं की सार्वजनिक कुंजी को डाउनलोड करने और आपकी सार्वजनिक कुंजी को किसी भी उपलब्ध सार्वजनिक कुंजी सर्वर पर अपलोड करने में मदद करता है, और तीसरा विकल्प आपको सीधे अपनी सार्वजनिक कुंजी संलग्न करने देता है। ईमेल में प्राप्तकर्ता को ताकि वह इसे डाउनलोड कर सके और फिर ईमेल को अपने पासफ़्रेज़ के साथ डिक्रिप्ट कर सके।

आप इस ऐड-इन को यहां से डाउनलोड^{(download this add-in here)} कर सकते हैं । स्थापना के बाद, माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} खोलें , और यह आपको उस आउटलुक^(Outlook) खाते का चयन करने के लिए प्रेरित करेगा जिसके लिए आप इस सॉफ़्टवेयर को सेट करना चाहते हैं। साथ ही, यह आपको पासफ़्रेज़ सेट करने देता है। आपको अपनी सार्वजनिक कुंजी को सार्वजनिक कुंजी सर्वर के साथ साझा^{(Share your public key with public key servers)} करने के लिए भी टिकमार्क करना चाहिए ताकि अन्य लोग आपको अपनी सार्वजनिक कुंजी साझा करने के लिए मैन्युअल रूप से पूछे बिना आपको एन्क्रिप्टेड ईमेल भेज सकें।

अब एक नया ईमेल लिखें, अपनी ईमेल सामग्री लिखें, एन्क्रिप्ट करें^(Encrypt) बटन दबाएं और ईमेल भेजें। इसके अलावा, आप इस ऐड-इन की अन्य सुविधाओं को भी एक्सेस कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं, और सार्वजनिक कुंजी सर्वरों को जोड़ने/निकालने के लिए विकल्पों^(Options) का उपयोग कर सकते हैं, किसी विशेष आउटलुक^(Outlook) संपर्क के लिए ईमेल को स्वचालित रूप से एन्क्रिप्ट करने के लिए नियम बना सकते हैं, कुछ मिनटों के लिए पासफ़्रेज़ याद रख सकते हैं, हमेशा एन्क्रिप्ट विकल्प चालू कर सकते हैं, और बहुत कुछ।

2] ट्रेंड माइक्रो ईमेल एन्क्रिप्शन

ट्रेंड माइक्रो ईमेल एन्क्रिप्शन^{(Trend Micro Email Encryption)} ईमेल टेक्स्ट के साथ-साथ ईमेल अटैचमेंट^{(email attachments)} के लिए भी काम कर सकता है । यह गैर-व्यावसायिक उपयोग के लिए मुफ़्त है^{(free for non-commercial use)} और 256-एईएस^(256-AES) एन्क्रिप्शन प्रदान करता है। यह माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक^{(Microsoft Outlook)} के साथ-साथ विंडोज मेल^{(Windows Mail)} क्लाइंट के साथ एकीकृत हो सकता है। एक और अच्छी विशेषता यह है कि प्राप्तकर्ता को ईमेल को डिक्रिप्ट करने के लिए इस ऐड-इन को स्थापित करने की आवश्यकता नहीं होती है^{(receiver doesn’t have to install this add-in to decrypt the email)} । प्राप्तकर्ता इस ऐड-इन के साथ पंजीकरण कर सकता है और ब्राउज़र का उपयोग करके ईमेल को डिक्रिप्ट कर सकता है। डिक्रिप्शन के लिए ईमेल में सभी चरण दिए गए हैं।

इसे यहाँ से डाउनलोड करें^(here) । स्थापना प्रक्रिया के दौरान, आपको आउटलुक^(Outlook) क्लाइंट से जुड़ा अपना ईमेल पता और इस प्लग-इन के लिए पासवर्ड प्रदान करना होगा। उसके बाद, आपको विंडोज 10 सुरक्षा प्रश्नों की तरह ही सुरक्षा प्रश्न सेट करने होंगे ।

अंत में, यह इस ऐड-इन के साथ पंजीकृत आपके खाते में एक सक्रियण कोड या लिंक भेजेगा। आप उस खाते को आउटलुक^(Outlook) में खोल सकते हैं और उस लिंक पर क्लिक कर सकते हैं। फिर यह प्रमाणपत्रों को अपडेट करेगा और सुरक्षा प्रक्रिया को पूरा करेगा।

अब आप एक नया ईमेल लिख सकते हैं और फिर ईमेल टूलबार में सेंड प्राइवेट^{(Send Private)} या मेक प्राइवेट^{(Make Private)} बटन का उपयोग करके एक एन्क्रिप्टेड ईमेल भेज सकते हैं।

इसके अलावा, आप अधिक विकल्पों का उपयोग करने के लिए इसके सिस्टम ट्रे आइकन का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप इसके ट्रे आइकन पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और निजी ईमेल पते तक पहुंच सकते हैं, सेटअप के दौरान सेट पासवर्ड बदल सकते हैं, क्लिपबोर्ड प्रविष्टि को निजी बना^{(make clipboard entry private)} सकते हैं, पासवर्ड याद रखने को सक्षम/अक्षम कर सकते हैं, आदि।

बस इतना ही।

ये दो मुफ्त ऐड-इन्स हैं जो आउटलुक^(Outlook) डेस्कटॉप क्लाइंट से एन्क्रिप्टेड ईमेल भेजने के काम आ सकते हैं । यदि आप पहले से ही आउटलुक^(Outlook) की बिल्ट-इन एन्क्रिप्शन सुविधा का उपयोग कर रहे हैं और इससे खुश हैं, तो यह अच्छा है। अन्यथा, आप Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} के लिए इन ईमेल एन्क्रिप्शन ऐड-इन्स को आज़मा सकते हैं ।

Free Email Encryption Add-ins for Outlook

Email encryption is very helpful to protect confidential email data from being read by anyone other than the recipient(s). The entire content (text and links) is encrypted or turned into ciphertext so that it becomes unreadable until the email is decrypted.

The encryption part is done by the sender using the public keys and the decryption part is done by the recipient using his/her private key to read the email in plain text. If you use Microsoft Outlook desktop client and looking for easy ways to send encrypted emails, then this post is helpful. We have covered free add-ins to encrypt emails in Outlook.

Though you can manually set up email encryption in Outlook (Desktop client and Outlook.com) using the built-in feature, these add-ins make things easier.

Encrypt Outlook Emails using free email encryption add-ins

We have added 2 free email encryption add-ins for Outlook. The installation process is similar to installing any other software in Windows PC. But, before installation, you must close the Outlook desktop client:

1. Encryptomatic OpenPGP
2. Trend Micro Email Encryption

1] Encryptomatic OpenPGP

Encryptomatic OpenPGP Outlook add-in is free for non-profit and personal use. It brings a simple way to send encrypted emails from the Outlook desktop client. It lets you create a password or passphrase that is needed to unlock or decrypt the email to read its content. Both sender and receive must have this software to send encrypted emails and decrypt those emails.

The add-in brings three main buttons: Encrypt, Key Management, and Attach My Keys. Using the first button, you can enable encryption for your email, the second option helps to download the public keys of your recipients and upload your public keys to any of the available public key servers, and the third option lets you attach your public keys directly to the recipient in the email so that he/she can download it and then decrypt the email with his/her passphrase.

You can download this add-in here. After installation, open Microsoft Outlook, and it will prompt you to select the Outlook account for which you want to set up this software. Also, it lets you setup passphrase. You should also tickmark to Share your public key with public key servers so that others can send you encrypted emails without asking you manually to share your public key.

Now compose a new email, write your email content, press the Encrypt button, and Send the email. Apart from that, you can also access other features of this add-in. For example, you can add Digital Signature, and use Options to add/remove public key servers, create rules to automatically encrypt emails for a particular Outlook contact, remember passphrase for a defined number of minutes, turn on always encrypt option, and more.

2] Trend Micro Email Encryption

Trend Micro Email Encryption can work for email text as well as email attachments. It is free for non-commercial use and provides 256-AES encryption. It can integrate with Microsoft Outlook as well as the Windows Mail client. Another good feature is the receiver doesn’t have to install this add-in to decrypt the email. The receiver can register with this add-in and decrypt email using a browser. All the steps are provided in the email for decryption.

Download it from here. During the installation process, you need to provide your email address connected with Outlook client and password for this plug-in. After that, you have to set security questions just like Windows 10 security questions.

Finally, it will send an activation code or link to your account registered with this add-in. You can open that account in Outlook and click on that link. Then it will update the certificates and complete the protection process.

Now you can compose a new email and then send an encrypted email using Send Private or Make Private button in the email toolbar.

In addition to that, you can also use its system tray icon to use more options. For example, you can right-click on its tray icon and access private email addresses, change password set during setup, make clipboard entry private, enable/disable remember of passwords, etc.

That’s all.

These are two free add-ins that might come in handy to send encrypted emails from Outlook desktop clients. If you are already using the built-in encryption feature of Outlook and happy with it, then it’s good. Otherwise, you can give a try to these email encryption add-ins for Microsoft Outlook.

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