एक्सचेंज^(Exchange) और आईएमएपी^(IMAP) सर्वर स्वचालित रूप से आपके ईमेल को संग्रहित करते हैं। यह मेल को कभी भी, कहीं भी आसानी से एक्सेस करने में सक्षम बनाता है। इसलिए, यदि आप या आपके स्टाफ सदस्य जो मुख्य रूप से किसी पीसी या लैपटॉप पर आउटलुक ईमेल क्लाइंट का उपयोग करते हैं, स्थानीय रूप ^(Outlook)से आउटलुक संदेश फ़ोल्डरों का बैकअप लेने की^{(back up the Outlook message folders)} योजना बना रहे हैं , तो बस इस पोस्ट में दिए गए निर्देशों का पालन करें।

आउटलुक^(Outlook) ईमेल फोल्डर को डेस्कटॉप पर कैसे कॉपी करें

किसी भी महत्वपूर्ण डेटा की फ़ाइलों का नियमित रूप से बैकअप लेना अच्छा अभ्यास है। इसलिए, यदि कोई दुर्भाग्य की घटना होती है, तो आप उन्हें आसानी से एक्सेस और पुनर्स्थापित कर सकते हैं। आउटलुक^(Outlook) से डेस्कटॉप पर ईमेल फोल्डर को कॉपी या बैकअप करने का तरीका यहां दिया गया है:

1. माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप लॉन्च करें।
2. फ़ाइल^(File) मेनू पर क्लिक करें ।
3. ओपन एंड एक्सपोर्ट^{(Open & Export)} चुनें ।
4. Outlook डेटा फ़ाइल (.pst)^{(Outlook Data File (.pst).)} चुनें ।
5. बैकअप फ़ोल्डर का चयन करें

अपने व्यक्तिगत फ़ोल्डर और .pst फ़ाइलों को सर्वर पर रखने के अलावा, आप उन्हें अपनी हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप उन्हें अपनी हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत करते हैं, तो आपको नियमित रूप से उनका बैकअप लेना सुनिश्चित करना होगा। प्रक्रिया सरल है और इसे कुछ आसान चरणों में पूरा किया जा सकता है।

आउटलुक ऐप लॉन्च करें।

ऐप के रिबन^(Ribbon) मेनू से ' फ़ाइल^(File) ' टैब चुनें ।

' खोलें और निर्यात^{(Open & Export)} करें ' चुनें।

फिर, दाएँ फलक में ' खोलें^(Open) ' शीर्षक के अंतर्गत, नीचे ' Import/Export ' विकल्प तक स्क्रॉल करें और इसे खोलने के लिए क्लिक करें।

अगला, ' प्रदर्शन करने के लिए एक क्रिया^{(choose an action to perform)} चुनें' अनुभाग के अंतर्गत, ' फ़ाइल में निर्यात^{(Export to file)} करें ' विकल्प चुनें।

फिर, ' आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst)^{(Outlook Data File (.pst))} ' चुनें, और जब यह हो जाए, तो ' अगला^(Next) ' बटन दबाएं।

अब, उस मेल फ़ोल्डर को चुनें जिसका आप बैकअप लेना चाहते हैं और फिर से ' अगला^(Next) ' बटन दबाएं।

^(Browse)अपनी बैकअप फ़ाइल के स्थान और नाम पर ब्राउज़ करें , और फिर ' समाप्त करें^(Finish) ' चुनें।

यदि आप दूसरों को अपनी फ़ाइलों तक पहुंच से रोकना चाहते हैं, तो पासवर्ड दर्ज करें और पुष्टि करें, और फिर ठीक चुनें।

जो संदेश आप किसी .pst फ़ाइल में रखते हैं, वे अन्य संदेशों से भिन्न नहीं होते हैं। जैसे, आप अन्य संदेशों की तरह उन्हें खोज, उत्तर या अग्रेषित कर सकते हैं।

How to copy Outlook email folders to your Windows 10 desktop

Εxchange and IMAP servеrs automatically archive your email. Τhis enables easy аccess to mаils, anytime, anywhere. So, if you or уour staff members who primarily use an Outlook email сlient on a PC or laptop are planning to back up the Outlook message folders locally, simply follow the instructions given in this post.

How to copy Outlook email folders to desktop

Regularly backing up files of any important data is good practice. So, if there’s an event of misfortune, you can readily access and restore them. Here’s how to copy or backup email folders from Outlook to desktop:

1. Launch Microsoft Outlook app.
2. Click on the File menu.
3. Select Open & Export.
4. Choose Outlook Data File (.pst).
5. Select the backup folder

In addition to keeping your Personal Folders and .pst files on the server, you can store them on your hard drive. However, if you store them on your hard drive, you will need to make sure to back them up on a regular basis. The process is simple and can be completed in a few easy steps.

Launch the Outlook app.

Select the ‘File’ tab from the Ribbon menu of the app.

Choose ‘Open & Export’.

Then, under the ‘Open’ heading in the right-pane, scroll down to the ‘Import/Export’ option and click to open it.

Next, under ‘choose an action to perform’ section, select ‘Export to file’ option.

Then, select ‘Outlook Data File (.pst)’, and when done, hit the ‘Next’ button.

Now, choose the mail folder you want to back up and again, press the ‘Next’ button.

Browse to the location and name for your backup file, and then select ‘Finish’.

If you would like to prevent others from having access to your files, enter and confirm a password, and then select OK.

The messages that you keep in a .pst file are no different from other messages. As such, you can search, reply, or forward them as you do with other messages.

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