ईमेल संरचना के दौरान, सीसी^(CC) (कार्बन कॉपी) और  बीसीसी^(BCC) ( ब्लाइंड कार्बन कॉपी^{(Blind Carbon Copy)} ) दो सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले क्षेत्र हैं जिनका उपयोग हम में से अधिकांश लोगों द्वारा ईमेल की प्रतियां अतिरिक्त लोगों को भेजने के लिए किया जाता है जो मुख्य के अलावा जानकारी से संबंधित हैं। प्राप्तकर्ता। चाहे^{(Irrespective)} आप किसी भी ईमेल प्रदाता का उपयोग करें, चाहे वह जीमेल^(Gmail) हो या आउटलुक^(Outlook) , जब आप एक नया ईमेल लिखते हैं तो आपको प्रति^(To) फ़ील्ड के साथ सीसी और बीसीसी फ़ील्ड दिखाई देंगे।^(BCC)

ईमेल शिष्टाचार के अनुसार, मुख्य प्राप्तकर्ताओं का ईमेल पता दर्ज करने के लिए To फ़ील्ड का उपयोग किया जाता है। जबकि सीसी का उपयोग उन अतिरिक्त लोगों के ईमेल पते को दर्ज करने के लिए किया जाता है जो जानकारी में रुचि रखते हैं या जब आप उन्हें केवल लूप में रखना चाहते हैं। जबकि सीसी का उपयोग तब किया जाता है जब आप चाहते हैं कि मुख्य प्राप्तकर्ताओं को यह पता चले कि अन्य लोगों को भी वही संदेश भेजा गया है, बीसीसी^(BCC) का उपयोग तब किया जाता है जब आप नहीं चाहते कि मुख्य प्राप्तकर्ताओं को यह पता चले कि ईमेल की समान प्रति किसने प्राप्त की है।

कई बार, आप स्वयं या अपने सहकर्मियों को ईमेल में सीसी और बीसीसी^(BCC) करना चाह सकते हैं ताकि आप महत्वपूर्ण बातचीत के लूप में हों। आपके कार्य को आसान बनाने के लिए, आउटलुक^(Outlook) और जीमेल^(Gmail) आपको आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल पर किसी भी ईमेल पते को स्वचालित रूप से सीसी और बीसीसी करने में सक्षम बनाता है। ^(BCC)हालांकि ये गड़बड़ हो सकते हैं, कुछ स्थितियों में, आपको ईमेल वार्तालापों की सभी चल रही श्रृंखलाओं की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है।

आप जीमेल^(Gmail) और आउटलुक^(Outlook) में एक सरल नियम सेट कर सकते हैं जो स्वचालित रूप से आपके द्वारा लिखे गए सभी ईमेल में कुछ ईमेल पतों को सीसी और बीसीसी कर देगा। ^(BCC)इस लेख में, हम विस्तार से बताते हैं कि आउटलुक^(Outlook) और जीमेल में सीसी और ^(Gmail)बीसीसी^(BCC) को एक विशिष्ट ईमेल पते को कैसे ऑटो किया जाए ।

Gmail में सभी ईमेल अपने आप CC और BCC करें^(BCC)

जीमेल^(Gmail) में ऑटो सीसी और बीसीसी^(BCC) ईमेल के लिए इनबिल्ट फीचर नहीं है। हालांकि, कई एक्सटेंशन हैं जो आपको कार्य को स्वचालित करने और समय बचाने की अनुमति देते हैं। AutoBCC.com क्रोम^(Chrome) उपयोगकर्ताओं के लिए ऑटो बीसीसी^{(Auto BCC)} और ऑटो सीसी^{(Auto Cc)} एक्सटेंशन   नामक एक एक्सटेंशन प्रदान करता है । जब आप ईमेल लिखते हैं, जवाब देते हैं या अग्रेषित करते हैं तो यह एक्सटेंशन आपको आसानी से एक नया नियम स्वचालित रूप से बीसीसी^(BCC) या सीसी एकाधिक Google मेल खातों या अपने ईमेल पते पर सेट करने की अनुमति देता है।

यह एक्सटेंशन व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं के लिए निःशुल्क उपलब्ध है। इसके अतिरिक्त, ऑटो बीसीसी^{(Auto BCC)} और ऑटो सीसी एक्सटेंशन का उपयोग ^{(Auto CC)}सीआरएम^(CRM) सिस्टम के संयोजन में किया जा सकता है। जीमेल^(Gmail) एक्सटेंशन के लिए ऑटो बीसीसी^{(Auto BCC)} का उपयोग करके आपके द्वारा भेजे जाने वाले किसी भी ईमेल को स्वचालित^{(Automatically)} रूप से सीसी और बीसीसी^(BCC) करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ।

• यह एक्सटेंशन यहां प्राप्त करें।^(here.)
• एक्सटेंशन इंस्टॉल करें और अपने जीमेल^(Gmail) खाते तक पहुंच प्रदान करें ।
• विकल्प^(Options) पृष्ठ खोलने के लिए आपके क्रोम ब्राउज़र में जोड़े जाने वाले ^(Chrome)लिफाफा^(Envelop) आइकन पर क्लिक करें ।

• विकल्प का चयन करें ऑटो गुप्त प्रति ईमेल सक्षम करें।^{(Enable Auto Bcc emails.)}
• विकल्प का चयन करें ऑटो सीसी ईमेल सक्षम करें।^{( Enable Auto Cc emails.)}
• अधिक खाते जोड़ें पर ^{( Add more accounts. )} क्लिक करें ।

• प्रेषक^(From) फ़ील्ड में, अपना खाता पता जोड़ें ।
• उन ईमेल पतों को टाइप करें जिन्हें आप उनके संबंधित क्षेत्रों में Bcc और CC करना चाहते हैं। आप अल्पविराम द्वारा अलग किए गए कई पते जोड़ सकते हैं।
• समाप्त करने के बाद, नया नियम लागू करने के लिए अपने विकल्प सहेजें बटन पर क्लिक करें।^(Save)
• जीमेल^(Gmail) लॉन्च करें और एक नया ईमेल बनाने के लिए कंपोज बटन पर क्लिक करें।^(Compose)
• ईमेल पते से^(From) बदलें । यह स्वचालित रूप से तदनुसार बीसीसी^(BCC) और सीसीसी^(Ccc) ईमेल पते बदल देगा।
• यदि भविष्य में आप आधिकारिक तौर पर जीमेल^(Gmail) खाते में एक्सटेंशन की पहुंच को रद्द करना चाहते हैं , तो बस एक्सटेंशन की स्थापना रद्द करें।

यदि आप अपने जीमेल^(Gmail) खाते में तीसरे पक्ष की पहुंच नहीं चाहते हैं , तो आप जीमेल फिल्टर^{(Gmail Filters)} का उपयोग करके स्वचालित रूप से बीसीसी या सीसी ईमेल कर सकते हैं । Gmail फ़िल्टर^{(Gmail Filters)} का उपयोग करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें

• Gmail लॉन्च करें और सेटिंग ^{( Settings )} नेविगेट करें
• फ़िल्टर और अवरुद्ध पते^{(Filters and Blocked Addresses)} विकल्प पर क्लिक करें और एक नया फ़िल्टर बनाएँ^{( Create a new filter.)} चुनें ।

• From फील्ड में अपना पता टाइप करें ।
• इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएँ^{( Create Filter)} पर क्लिक करें
• अगले पेज में फॉरवर्ड इट टू का विकल्प चुनें।^{(Forward it to.)}

• अग्रेषण पता जोड़ें^{(add forwarding address)} विकल्प पर क्लिक करें और अपना ईमेल दर्ज करें।

सम्बंधित^(Related) : आउटलुक में बीसीसी फील्ड को कैसे छुपाएं या दिखाएं ।

आउटलुक^(Outlook) में सभी ईमेल स्वचालित रूप से सीसी और बीसीसी^(BCC)

आउटलुक^(Outlook) में अपने आप या एक निश्चित ईमेल पते को स्वचालित रूप से सीसी या बीसीसी^(BCC) करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें ।

• आउटलुक लॉन्च करें और होम टैब पर नियम पर क्लिक करें।^(Rules)

• ड्रॉप-डाउन मेनू से नियम और अलर्ट प्रबंधित^{(Manage Rules and Alerts)} करें चुनें और नया नियम^{(New Rule)} क्लिक करें ।

• नियम विज़ार्ड^{(Rules Wizard)} विंडो में, रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत,  मेरे द्वारा ^{(Start from a blank rule,)}भेजे गए संदेशों पर नियम लागू करें^{(Apply rule on messages I send)} विकल्प पर क्लिक करें और अगला^(Next.) क्लिक करें ।

• अब आप शर्त का चयन कर सकते हैं यदि आप स्वचालन के बारे में चयनात्मक हैं या फिर अपने सभी ईमेल पर नियम लागू करने के लिए केवल अगला बटन क्लिक करें।^{( Next)}

• चरण 1^{(Step 1)} में कार्रवाई का चयन करें^(Select) के तहत , यदि आप एक ईमेल को सीसी करना चाहते हैं तो लोगों या सार्वजनिक समूह को संदेश सीसी^{(Cc the message to people or public group)} विकल्प का चयन करें । यदि आप किसी ईमेल को बीसीसी^(BCC) करना चाहते हैं, तो विकल्प का चयन करें, चरण 1 में एक प्रति को निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएं ।^{(Move a copy to the specified folder)}
• चरण 2 के तहत, लोग या सार्वजनिक समूह के लिंक पर क्लिक करें।^{( link people or public group.)}

• ^(Enter)अपना ईमेल पता या अन्य ईमेल पता दर्ज करें जिसे आप प्रति^(To) फ़ील्ड में सीसी करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप अपवाद का चयन भी कर सकते हैं यदि आप कुछ ईमेल के लिए इस नियम को बाहर करना चाहते हैं और अगला^(Next) बटन क्लिक करें।
• चरण 1^{(Step 1)} के अंतर्गत इस नियम का नाम टाइप करें और चरण 2 के अंतर्गत इस नियम को चालू करें^{(Turn on this rule)} विकल्प का चयन करें ।
• समाप्त^(Finish) बटन पर क्लिक करें।

एक बार हो जाने पर, हर बार जब आप कोई नया संदेश भेजेंगे तो आपका नया नियम अपने आप जुड़ जाएगा।

How to set up auto CC & BCC in Outlook and Gmail

During email composition, CC (Carbon Copy) and  BCC (Blind Carbon Copy) are the two commonly used fields which are used by most of us to send the copies of an email to additional people who are concerned with the information in addition to the main recipients. Irrespective of which email provider you use whether Gmail or Outlook, you will see the CC and BCC fields along with To fields when you compose a new email.

According to the email etiquette, the To field is used to enter the email address of the main recipients. While CC is used to enter the email address of the additional people who are interested in the information or when you simply want to keep them in the loop.  While CC is used when you want the main recipients to know that other people have also been sent the same message, BCC is used when you don’t want the main recipients to know who has received the same copy of the email.

Many a time, you may want to CC and BCC yourself or your colleagues in an email so that you are in the loop of important conversations. To make your task easier, Outlook and Gmail enable you to automatically CC and BCC any email address on every email you send. While these can be messy, in some situations, you may need to have a copy of all the ongoing series of email conversations.

You can set a simple rule in Gmail and Outlook that will automatically CC and BCC certain email addresses to all the emails you compose. In this article, we explain in detail how to auto CC and BCC a specific email address in Outlook and Gmail.

Automatically CC & BCC all emails in Gmail

Gmail doesn’t have an inbuilt feature to auto CC and BCC emails. However, there are many extensions that allow you to automate the task and save time. AutoBCC.com  offers an extension called Auto BCC & Auto Cc extension for Chrome users. This extension allows you to easily set a new rule to automatically BCC or CC multiple Google mail accounts or your email address when you compose, reply, or forward emails.

This extension is available for free of cost for personal users. Additionally, Auto BCC & Auto CC extension can be used in combination with a CRM system. Follow the below steps to Automatically cc and BCC any email you send using Auto BCC for Gmail extension.

• Get this extension here.
• Install the extension and provide access to your Gmail account.
• Click the Envelop icon that gets added to your Chrome browser to open the Options page.

• Select the option Enable Auto Bcc emails.
• Select the option Enable Auto Cc emails.
• Click Add more accounts. 

• In the From field, add your account address.
• Type the emails addresses that you want to Bcc and CC in their respective fields. You can add multiple addresses separated by commas.
• After you finish, click Save your options button to apply a new rule.
• Launch Gmail and click the Compose button to create a new email.
• Change From email address. This will automatically change the BCC and Ccc email addresses accordingly.
• If in the future you want to officially cancel the extension’s access to the Gmail account, simply uninstall the extension.

If you don’t want to have third party access to your Gmail account, you can automatically BCC or CC emails using Gmail Filters. Follow the below steps to use Gmail Filters

• Launch Gmail and navigate Settings 
• Click the option Filters and Blocked Addresses and select Create a new filter.

• Type your address in the From field.
• Click Create Filter with this search
• In the next page, select the option Forward it to.

• Click the option add forwarding address and enter your email.

Related: How to Hide or Show BCC field in Outlook.

Automatically CC & BCC all emails in Outlook

Follow the below steps to automatically CC or BCC yourself or a certain email address in Outlook.

• Launch Outlook and click on Rules at Home tab.

• Select Manage Rules and Alerts from the drop-down menu and click New Rule.

• In the Rules Wizard window, under the  Start from a blank rule, click on the option Apply rule on messages I send and click Next.

• Now you can select the condition if you are selective about automation or else simply click the Next button to apply the rule to all your emails.

• Under the Select action in Step 1, select the option Cc the message to people or public group if you want to CC an email. If you want to BCC an email, select the option, Move a copy to the specified folder in Step1.
• Under Step 2, click on the link people or public group.

• Enter the email address of yours or the other email address which you want to CC in the To field. If necessary,  You can also select the exception if you want to exclude this rule for certain emails and click the Next button.
• Type the name for this rule under Step 1 and select the option Turn on this rule under Step 2.
• Click the Finish button.

Once done, your new rule will be added automatically every time you send a new message.

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