विंडोज 10^{(Windows 10)} में आउटलुक^(Outlook) ऐप कई नई और उन्नत सुविधाओं और कार्यों के साथ आता है। आप Outlook^(Outlook) ऐप में एक ईमेल संदेश, एक अपॉइंटमेंट, एक संपर्क और एक कार्य बना सकते हैं । हालाँकि, इस पोस्ट में, हम देखेंगे कि आउटलुक^(Outlook) ऐप में एक नया ईमेल संदेश कैसे बनाया और लिखा जाता है , और इसके द्वारा पेश की जाने वाली सुविधाओं और कार्यों के बारे में भी जानेंगे।

आउटलुक^(Outlook) में नया ईमेल कैसे बनाएं

स्टार्ट मेन्यू से ^(Start)आउटलुक^(Outlook) ऐप खोलें या सर्च बॉक्स में ऐप को सर्च करें।

आउटलुक^(Outlook) ऐप खुल जाएगा और आपको ऊपर रिबन दिखाई देगा जिसमें^(Ribbon) कई तरह के फंक्शन और फीचर्स होंगे। नया ईमेल संदेश बनाने के लिए, 'होम'^(‘Home’) टैब से 'नया ईमेल' पर क्लिक करें।^{(‘New Email’)}

इस तरह एक नई मैसेज विंडो खुलेगी। शीर्ष पर, आप फ़ाइल, संदेश, सम्मिलित करें, विकल्प, प्रारूप पाठ, समीक्षा और सहायता^{(File, Message, Insert, Options, Format Text, Review, and Help.)} जैसे विभिन्न टैब से युक्त मेनू देखेंगे ।

^(Fill)'प्रेषक',^{(‘From’, ‘To’,)} 'प्रति' और 'प्रतिलिपि'^(‘Cc’) अनुभागों में उपयुक्त ईमेल पते भरें । साथ ही, ईमेल संदेश की विषय वस्तु को 'विषय'^{(‘Subject’)} अनुभाग में भरें।

इसके बाद, नीचे दिए गए स्थान में ईमेल का मुख्य भाग लिखें और देखते हैं कि हम आउटलुक^(Outlook) सुविधाओं का उपयोग करके इसे कैसे संपादित और अनुकूलित कर सकते हैं।

'संदेश' टैब में विशेषताएं

• संदेश^(Message) टैब में , आप क्लिपबोर्ड, मूल पाठ, नाम, शामिल करें, टैग और मेरे टेम्पलेट^{(Clipboard, Basic Text, Names, Include, Tags, and My Templates.)} जैसे विभिन्न अनुभागों में अलग-अलग कमांड देखेंगे ।
• क्लिपबोर्ड^(Clipboard) के अंतर्गत , आप सामग्री को काट, कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, और प्रारूप पेंटर^{(Format Painter)} सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। फ़ॉर्मेट पेंटर^{(Format Painter)} आपको एक चयनित सामग्री का एक विशेष रूप और शैली दूसरे पर लागू करने की अनुमति देता है।
• मूल पाठ^(Text) में फ़ॉन्ट शैली, फ़ॉन्ट आकार और फ़ॉन्ट रंग बदलने की सुविधाएँ शामिल हैं। यह आपको अपने टेक्स्ट को बोल्ड बनाने, उसे इटैलिक करने और उसे रेखांकित करने के विकल्प देता है। आप सामग्री के लिए संरेखण चुन सकते हैं - बाएँ, मध्य या दाएँ; और इंडेंट बढ़ाएं या घटाएं, जो मार्जिन से स्पेस है। साथ ही, आप अपनी सामग्री की बेहतर दृश्य प्रस्तुति के लिए एक बुलेटेड सूची के साथ-साथ एक क्रमांकित सूची भी बना सकते हैं।
• नाम^(Names) के तहत , आप सूची में सहेजे गए नाम और ईमेल पते देख और खोल सकते हैं।
• शामिल^(Include) श्रेणी आपको एक फ़ाइल, व्यवसाय कार्ड, कैलेंडर, आपके ईमेल हस्ताक्षर, या कोई अन्य आउटलुक^(Outlook) आइटम संलग्न करने में मदद करती है।
• टैग^(Tags) के अंतर्गत , आप ईमेल संदेशों को उच्च प्राथमिकता, निम्न प्राथमिकता और अनुवर्ती कार्रवाई के आधार पर सेट करने के लिए विभिन्न टैग जोड़ सकते हैं।
• मेरे टेम्प्लेट आपको पहले से उपलब्ध टेम्प्लेट दिखाएंगे और आपको नए टेम्प्लेट भी बनाने देंगे जिन्हें आप अपने संदेश में जोड़ सकते हैं। टेक्स्ट^(Text) और इमेज को टेम्प्लेट में शामिल किया जा सकता है।

'सम्मिलित करें' टैब में विशेषताएं

• सम्मिलित करें^(Insert) टैब विभिन्न श्रेणियों को दिखाता है जिन्हें शामिल , तालिकाएँ, चित्र, लिंक, पाठ और प्रतीक कहा जाता है।^{(Include, Tables, Illustrations, Links, Text, and Symbols.)}
• शामिल करें^(Include) के अंतर्गत , आप एक फ़ाइल, व्यवसाय कार्ड, कैलेंडर, हस्ताक्षर, और ऐसे अन्य आउटलुक^(Outlook) आइटम सम्मिलित या संलग्न कर सकते हैं।
• आप आवश्यक संख्या में पंक्तियों और स्तंभों के साथ एक तालिका बना या सम्मिलित कर सकते हैं। यह आपको जानकारी को व्यवस्थित करने और इसे प्रस्तुत करने योग्य तरीके से प्रदर्शित करने में मदद कर सकता है। यह सुविधा आपको संदेश में Microsoft Excel वर्कशीट^{(Microsoft Excel Worksheet)} सम्मिलित करने की भी अनुमति देती है ।
• चित्र^{(Illustrations)} अनुभाग आपको चित्र, आकार, चिह्न, विभिन्न 3D मॉडल, चार्ट, स्मार्टआर्ट ग्राफ़िक^{(SmartArt Graphic)} , या यहां तक ​​कि एक स्क्रीनशॉट जोड़ने या सम्मिलित करने में मदद करेगा!
• आप लिंक^(Links) के अंतर्गत हाइपरलिंक या बुकमार्क जोड़ सकते हैं ।
• टेक्स्ट^(Text) सेक्शन में टेक्स्ट, टेक्स्ट स्टाइल और वर्ड-आर्ट^(Word-Art) से संबंधित सेटिंग्स शामिल हैं ।
• आप प्रतीक^(Symbols) अनुभाग से एक समीकरण, एक प्रतीक या एक क्षैतिज रेखा भी सम्मिलित कर सकते हैं ।

'विकल्प' टैब में सुविधाएँ

• विकल्प^(Options) टैब में , आप विभिन्न अनुभाग देख सकते हैं जैसे कि थीम्स, शो फील्ड्स, एनक्रिप्ट, ट्रैकिंग, और अधिक विकल्प।^{(Themes, Show Fields, Encrypt, Tracking, and More Options.)}
• विषय- वस्तु^(Themes) अनुभाग के अंतर्गत , आप अपने दस्तावेज़ के लिए एक विशेष विषय, फ़ॉन्ट, रंग और प्रभाव चुन सकते हैं, ताकि आप उसे मनचाहा रूप दे सकें। दस्तावेज़ का पृष्ठ रंग^{(Page Color)} यहाँ भी बदला जा सकता है।
• फ़ील्ड दिखाएँ अनुभाग आपको ' ^{(Show Fields)}गुप्त प्रति^(Bcc) ' जोड़ने की अनुमति देता है । गुप्त प्रतिलिपि^(Bcc) फ़ील्ड में प्राप्तकर्ताओं को ईमेल संदेश प्राप्त होगा, लेकिन वे अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देंगे।
• अन्य लोगों को इसे अग्रेषित करने से प्रतिबंधित करने के लिए आप संदेश को एन्क्रिप्ट और अनुमति सेट कर सकते हैं।
• ट्रैकिंग के तहत कमांड आपको संदेश की स्थिति को ट्रैक करने की अनुमति देता है, चाहे वह प्राप्त हो या रिसीवर द्वारा पढ़ा गया हो। आप अपने संदेश में यहां वोटिंग^(Voting) बटन भी जोड़ सकते हैं ।
• अधिक विकल्पों के अंतर्गत, आप अपने भेजे गए आइटम को सहेजने के लिए कहां या किस फ़ोल्डर में चुनते हैं, इसके लिए आपको अतिरिक्त सेटिंग्स मिलेंगी। आपको अपने भेजे गए आइटम और ऐसी अन्य सेटिंग्स को न सहेजने का विकल्प भी मिलेगा।

'प्रारूप पाठ' टैब में विशेषताएं

• फॉर्मेट टेक्स्ट^{(Format Text)} टैब में , क्लिपबोर्ड, फॉर्मेट, फॉन्ट, पैराग्राफ, स्टाइल्स, एडिटिंग और जूम^{(Clipboard, Format, Font, Paragraph, Styles, Editing, and Zoom.)} जैसे विभिन्न सेक्शन के तहत फॉन्ट, फॉन्ट स्टाइल आदि से संबंधित कई तरह की सेटिंग्स होती हैं ।
• क्लिपबोर्ड^(Clipboard) में कॉपी, कट, पेस्ट और फॉर्मेट पेंटर से संबंधित कार्य शामिल हैं।
• प्रारूप^(Format) सेटिंग्स आपको संदेश को HTML , सादा पाठ, या समृद्ध पाठ के रूप में प्रारूपित करने की अनुमति देती हैं।
• फ़ॉन्ट^(Font) श्रेणी में फ़ॉन्ट प्रकार, फ़ॉन्ट आकार और फ़ॉन्ट रंग बदलने की सुविधाएँ शामिल हैं । आप टेक्स्ट का केस बदल सकते हैं। आप टेक्स्ट को बोल्ड, इटैलिकाइज़ और अंडरलाइन भी कर सकते हैं।
• पैराग्राफ^(Paragraph) के तहत सेटिंग्स आपको लाइन और पैराग्राफ स्पेसिंग को समायोजित करने, सामग्री को संरेखित करने, इंडेंट को बढ़ाने या घटाने आदि में मदद करती हैं। आप एक क्रमांकित सूची, एक बुलेटेड सूची, साथ ही एक बहुस्तरीय सूची बना सकते हैं। आप सीमाओं को जोड़ या हटा भी सकते हैं और चयनित सामग्री की छायांकन बदल सकते हैं।
• शैलियाँ आपको दस्तावेज़ में प्रयुक्त शैलियों, फ़ॉन्ट, रंग, पैराग्राफ़ रिक्ति के सेट को बदलने की अनुमति देती हैं। आप यहां शैलियों के उपलब्ध विकल्पों में से चुन सकते हैं; और दस्तावेज़ के लिए एक नई शैली भी बनाएँ।
• संपादन सेटिंग्स आपको उन्नत खोज विकल्पों का उपयोग करके टेक्स्ट खोजने और बदलने में मदद करती हैं।
• अंत में, आप वांछित प्रतिशत में ज़ूम इन या आउट कर सकते हैं।

'समीक्षा' टैब में विशेषताएं

• रिव्यू^(Review) टैब में , आपको प्रूफिंग, स्पीच, एक्सेसिबिलिटी, इनसाइट्स और लैंग्वेज से संबंधित सेटिंग्स मिलेंगी।^{(Proofing, Speech, Accessibility, Insights, and Language.)}
• प्रूफिंग^(Proofing) के तहत , आपको तीन महत्वपूर्ण विशेषताएं दिखाई देंगी - व्याकरण^(Grammar) और वर्तनी^(Spelling) , थिसॉरस^(Thesaurus) और शब्द गणना^{(Word Count)} । ये आपको टाइपो या व्याकरण संबंधी त्रुटियों, समान शब्दों या समानार्थक शब्दों और शब्द गणना की पहचान करने में मदद करते हैं।
• स्पीच^(Speech) के तहत रीड-अलाउड फीचर टेक्स्ट को पढ़ने के साथ हाइलाइट करके जोर से पढ़ता है।
• एक्सेसिबिलिटी^{(Accessibility)} फीचर मुद्दों की जांच करता है और उपयोगकर्ताओं के लिए दस्तावेज़ को अधिक सुलभ बनाने में मदद करता है।
• ^{(Smart Lookup)}अंतर्दृष्टि^(Insights) के अंतर्गत स्मार्ट लुकअप आपको अन्य ऑनलाइन स्रोतों से सामग्री के बारे में अधिक संबंधित जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
• अंत में, भाषा^(Language) सेटिंग्स आपको सामग्री को एक अलग भाषा में अनुवाद करने और अन्य भाषा प्राथमिकताएं चुनने में सक्षम बनाती हैं।

'सहायता' टैब में सुविधाएं

• जैसा कि छवि में है, आप सहायता^(Help) टैब के अंतर्गत सहायता^(Help) और उपकरण अनुभाग देख सकते हैं।^(Tools)
• यहां, आपको Microsoft^(Microsoft) एजेंट से संपर्क करने, फ़ीडबैक देने, Microsoft Office का उपयोग करने में सहायता प्राप्त करने, और बहुत कुछ करने के लिए बटन मिलेंगे ।

'फाइल' टैब में विशेषताएं

• फ़ाइल^(File) टैब में फ़ाइल को सहेजने, फ़ाइल को प्रिंट करने और ऐसे ही अन्य आउटलुक^(Outlook) विकल्पों के लिए सेटिंग्स शामिल हैं।

इसमें आउटलुक^(Outlook) ऐप की सभी विशेषताएं शामिल हैं और इस तरह, आप एक नया ईमेल संदेश बना सकते हैं और इन सुविधाओं का उपयोग करके इसे अपनी इच्छानुसार अनुकूलित कर सकते हैं।

How to create a new email in Outlook app using its features

The Outlook app in Windows 10 comeѕ with a lot of new and advanced features and functions. You can create an email message, an appointment, a сontact, and a task in the Outloоk аpp. In this post, however, we shall see how tо create and write a nеw email message in the Outlook app, and also learn about the featurеs and functions it has to offer.

How to create a new email in Outlook

Open the Outlook app from the Start menu or simply search for the app in the search box.

The Outlook app will open and you will see Ribbon above which will consist of a variety of functions and features. To create a new email message, click on ‘New Email’ from the ‘Home’ tab.

A new message window will open like this. At the top, you will see the menu consisting of different tabs such as File, Message, Insert, Options, Format Text, Review, and Help.

Fill in the appropriate email addresses in the ‘From’, ‘To’, and ‘Cc’ sections. Also, fill the subject matter of the email message in the ‘Subject’ section.

Next, write the body of the email in the space below and let us see how we can edit and customize it by using the Outlook features.

Features in the ‘Message’ tab

• In the Message tab, you will see a variety of commands segregated in different sections such as Clipboard, Basic Text, Names, Include, Tags, and My Templates.
• Under Clipboard, you can cut, copy, and paste content, and use the Format Painter feature. Format Painter allows you apply a particular look and style of one selected content to another.
• Basic Text includes features to change font style, font size, and font color. It gives you options to make your text bold, italicize it, and underline it. You can choose alignment for the content – left, center, or right; and increase or decrease indent, which is the space from the margin. Also, you can create a bulleted list as well as a numbered list for a better visual presentation of your content.
• Under Names, you can check and open the saved names and email addresses in the list.
• The Include category helps you attach a file, business card, calendar, your email signatures, or any other Outlook item.
• Under Tags, you can add different tags to the email messages to set it based on high priority, low priority, and follow up.
• My Templates will show you the already available templates and also let you create new templates that you can add to your message. Text and images can be included in the templates.

Features in the ‘Insert’ tab

• The Insert tab shows different categories called Include, Tables, Illustrations, Links, Text, and Symbols.
• Under Include, you can insert or attach a file, business card, calendar, signature, and other such Outlook items.
• You can draw or insert a table with the required number of rows and columns. This can help you to organize the information and display it in a presentable manner. This feature also allows you to insert a Microsoft Excel Worksheet in to the message.
• The Illustrations section will help you add or insert pictures, shapes, icons, different 3D models, charts, SmartArt Graphic, or even a screenshot!
• You can add a hyperlink or a bookmark under Links.
• The Text section includes settings related to the text, text styles and Word-Art.
• You can also insert an equation, a symbol, or a horizontal line from the Symbols section.

Features in the ‘Options’ tab

• In the Options tab, you can see different sections such as Themes, Show Fields, Encrypt, Tracking, and More Options.
• Under the Themes section, you can choose a particular theme, fonts, colors, and effects for your document to give it the perfect look that you want. The Page Color of the document can also be changed here.
• The Show Fields section allows you to add ‘Bcc’. The recipients in Bcc field will receive the email message, but they will not be visible to the other recipients.
• You can Encrypt and set permission on the message in order to restrict other people from forwarding it.
• The commands under Tracking allow you to track the status of the message, whether it is received or read by the receiver. You can also add Voting buttons here to your message.
• Under More Options, you will find additional settings to where or in which folder you choose to save your sent items. You will also find an option to not save your sent items and more such settings.

Features in the ‘Format Text’ tab

• In the Format Text tab, there are a variety of settings related to the font, font styles and so under various sections such as Clipboard, Format, Font, Paragraph, Styles, Editing, and Zoom.
• Clipboard includes functions related to copy, cut, paste, and format painter.
• The Format settings allow you to format the message as HTML, plain text, or rich text.
• The Font category includes features to change the font type, font size, and font color. You can change the case of the text. You can make the text bold, italicize it, as well as underline it.
• The settings under Paragraph help you adjust the line and paragraph spacing, align the content, increase or decrease indent, etc. You can create a numbered list, a bulleted list, as well as a multilevel list. You can also add or remove borders and change the shading of the selected content.
• Styles allow you to change the set of styles, fonts, colors, paragraph spacing used in the document. You can choose from the number of available options of styles here; and also create a new style for the document.
• Editing settings help you to find and replace text using advanced search options.
• Lastly, you can Zoom in or out into the desired percentage.

Features in the ‘Review’ tab

• In the Review tab, you will find settings related to Proofing, Speech, Accessibility, Insights, and Language.
• Under Proofing, you will see three important features – Grammar & Spelling, Thesaurus, and Word Count. These help you identify typos or grammatical errors, identical words or synonyms, and word count.
• The Read-Aloud feature under Speech reads out the text loudly by highlighting it along with the reading.
• Accessibility feature checks for issues and helps make the document more accessible to the users.
• Smart Lookup under Insights helps you gain more related information about the content from other online sources.
• Lastly, Language settings enable you to translate the content in a different language and choose other language preferences.

Features in the ‘Help’ tab

• As in the image, you can see Help and Tools sections under the Help tab.
• Here, you will find the buttons to contact a Microsoft agent, give feedback, get help using Microsoft Office, and more.

Features in the ‘File’ tab

• File tab includes settings to save the file, print the file, and such other more Outlook options.

This covers all the features in the Outlook app and in this way, you can create a new email message and customize it the way you want by using these features.

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