आसान सहयोग के लिए एक्सेल फ़ाइल कैसे साझा करें

कई कार्यक्षेत्रों में सहयोग महत्वपूर्ण है। चूंकि अधिकांश परियोजनाओं के लिए बहुत सारे उपयोगकर्ताओं द्वारा फ़ाइलों तक पहुँचने की आवश्यकता होती है, इसलिए सहयोगी सेटअप आवश्यक हो गए हैं।

Microsoft Excel दुनिया भर में कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाने वाले कई कार्यक्रमों में से एक है। जैसे, साझा कार्यपुस्तिकाओं की आवश्यकता महत्वपूर्ण है।

इस पोस्ट में, आप सीखेंगे कि आप और आपकी टीम Excel 2016 और (Excel 2016)Excel के अन्य संस्करणों का ऑनलाइन उपयोग करके कैसे सहयोग कर सकते हैं।

एक्सेल फ़ाइलें ऑफ़लाइन साझा करें

यदि आपके पास स्थानीय क्षेत्र कनेक्शन है, तो नेटवर्क के सभी उपयोगकर्ताओं के पास किसी भी फ़ाइल तक पहुंच हो सकती है। इतना ही नहीं, फाइल में किए गए किसी भी बदलाव को ट्रैक किया जा सकता है। आप यह भी सेट कर सकते हैं कि किन उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइल तक पहुंच होगी।

फ़ाइल को किसी ऐसे स्थान पर सहेज कर प्रारंभ करें, जिस तक आपके समूह के सभी लोग पहुंच सकते हैं. फिर आप सहयोग के लिए अपनी फ़ाइल सेट कर सकते हैं।

साझा कार्यपुस्तिका सुविधा को वापस जोड़ना

Office 365 उपयोगकर्ता डिफ़ॉल्ट रूप से छिपी हुई साझा कार्यपुस्तिका(Shared Workbook) सुविधा पाएंगे । ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft उपयोगकर्ताओं को ऑनलाइन कार्यपुस्तिका साझा करने के लिए प्रोत्साहित करता है।

यहां बताया गया है कि आप इस सुविधा को कैसे सक्षम करते हैं। यदि आप एक्सेल(Excel) के पुराने संस्करण का उपयोग कर रहे हैं , तो आप अगले अनुभाग पर जा सकते हैं - एक दस्तावेज़ साझा करना।(Sharing a Document.)

  • File > Options > Quick Access Toolbar पर जाएँ ।

  • ड्रॉप-डाउन मेनू से कमांड चुनें(Choose Commands From) के तहत , सभी कमांड(All Commands) चुनें । सूची में तब तक स्क्रॉल करें जब तक कि आप (Scroll)शेयर वर्कबुक (विरासत)(Share Workbook (Legacy)) न देखें और उस आइटम का चयन करें।

  • जोड़ें(Add) बटन पर क्लिक करें।
  • निम्न आदेशों के लिए भी ऐसा ही करें:
  1. ट्रैक परिवर्तन (विरासत)
  2. साझाकरण को सुरक्षित रखें (विरासत)
  3. कार्यपुस्तिकाओं की तुलना करें और मर्ज करें
  • जब आप कर लें तो ठीक(OK) क्लिक करें ।

एक दस्तावेज़ साझा करना

  • समीक्षा(Review) टैब पर , कार्यपुस्तिका साझा करें(Share Workbook) बटन पर क्लिक करें।

जिन लोगों ने साझा कार्यपुस्तिका सुविधा को वापस जोड़ना(Adding Back Shared Workbook Feature) अनुभाग में चरणों का पालन किया है, उन्हें इसके बजाय त्वरित पहुँच टूलबार में (Quick Access Toolbar)कार्यपुस्तिका साझा करें(Share Workbook) बटन (आपके द्वारा जोड़े गए अन्य आदेशों के साथ) मिलेगा।

  • यह एक डायलॉग बॉक्स को प्रदर्शित करने के लिए प्रेरित करेगा। साझा कार्यपुस्तिका सुविधा को सक्षम करने वाले विकल्प को चेक करें।

  • उन्नत(Advanced) टैब पर जाएं और ट्रैक परिवर्तन(Track Changes ) और अन्य सेटिंग्स सक्षम करें जिन्हें आप चालू करना चाहते हैं।

अपनी फ़ाइल को सुरक्षित रखें

ऊपर दिए गए चरण सभी को आपकी फ़ाइल तक पहुंच प्रदान करते हैं। लेकिन यह सभी को डिफ़ॉल्ट रूप से प्रशासनिक पहुंच भी देता है। आपकी फ़ाइल की सुरक्षा का मतलब है कि फ़ाइल तक पहुंच सीमित और ट्रैक की जाएगी।

  • रिव्यू(Review) टैब पर जाएं और प्रोटेक्ट एंड शेयर वर्कबुक(Protect and Share Workbook) बटन पर क्लिक करें।
  • ट्रैक परिवर्तन(Sharing With Track Changes) के साथ साझाकरण चेक बॉक्स को चेक करें।

  • आपको एक पासवर्ड भी बनाना चाहिए अन्यथा कोई भी व्यक्ति कार्यपुस्तिका को उसकी मूल सेटिंग्स में वापस ला सकता है।
  • अपने परिवर्तन सहेजें और बाहर निकलें।

एक्सेल फ़ाइलें ऑनलाइन साझा करें

जबकि ऑफ़लाइन काम करना एक अच्छा समाधान है, आप एक साझा स्थानीय ड्राइव की आवश्यकता से बाधित हैं। ऑनलाइन काम करना स्पष्ट रूप से बेहतर विकल्प है। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं।

वनड्राइव का उपयोग करना

  • फ़ाइल खोलें और File > Share > Save to Cloud ।

  • जिन लोगों के साथ आप सहयोग करना चाहते हैं, उनका ईमेल पता दर्ज करके उन्हें आमंत्रित करें। आप अनुमति सेटिंग भी सेट कर सकते हैं।
  • जब आप समाप्त कर लें तो साझा करें(Share) पर क्लिक करें।

Google ड्राइव का उपयोग करना

Google डिस्क(Google Drive) शायद किसी प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करने का सबसे आसान तरीका है। Google खाते वाला कोई भी व्यक्ति फ़ाइलों तक पहुंच सकता है और आवश्यकतानुसार संपादित कर सकता है।

  • अपने खाते में लॉग इन करें और Google ड्राइव(Google Drive) पर जाएं ।
  • एक बार जब आप अंदर आ जाते हैं, तो आप एक नई फ़ाइल बना सकते हैं या किसी मौजूदा फ़ाइल को अपलोड कर सकते हैं।

  • एक बार आपका दस्तावेज़ बन जाने या अपलोड हो जाने के बाद, वर्कशीट के ऊपरी-दाएँ कोने पर शेयर बटन पर क्लिक करें।(Share)

यह आपको ईमेल पता दर्ज करके या अपने सहकर्मियों को एक लिंक साझा करके स्प्रेडशीट साझा करने का विकल्प देगा।

सभी परिवर्तन स्वचालित रूप से ट्रैक और सहेजे जाते हैं। आप दस्तावेज़ पर रीयल-टाइम में एक साथ काम कर सकते हैं जो बहुत सुविधाजनक है।



Vicky Krishnan

About the author

मैं 10 से अधिक वर्षों के अनुभव के साथ एक कंप्यूटर पेशेवर हूं। अपने खाली समय में, मुझे ऑफिस डेस्क पर मदद करना और बच्चों को इंटरनेट का उपयोग करना सिखाना पसंद है। मेरे कौशल में बहुत सी चीजें शामिल हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि मुझे पता है कि लोगों को समस्याओं को हल करने में कैसे मदद करनी है। अगर आपको किसी ऐसे व्यक्ति की ज़रूरत है जो आपकी किसी अत्यावश्यक चीज़ में मदद कर सके या बस कुछ बुनियादी सुझाव चाहते हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करें!


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