नामांकित श्रेणियां Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} की एक उपयोगी, लेकिन अक्सर कम उपयोग की जाने वाली विशेषता हैं । नामांकित श्रेणियां फ़ार्मुलों को समझने में आसान (और डीबग) कर सकती हैं, जटिल स्प्रैडशीट्स के निर्माण को सरल बना सकती हैं, और आपके मैक्रोज़ को सरल बना सकती हैं।

एक नामित श्रेणी केवल एक श्रेणी है (या तो एकल कक्ष, या कक्षों की श्रेणी) जिसके लिए आप एक नाम निर्दिष्ट करते हैं। फिर आप उस नाम का उपयोग सूत्रों में सामान्य सेल संदर्भों के स्थान पर, मैक्रोज़ में और ग्राफ़ या डेटा सत्यापन के लिए स्रोत को परिभाषित करने के लिए कर सकते हैं।

एक मानक सेल संदर्भ के स्थान पर TaxRate जैसे श्रेणी नाम का उपयोग करना , जैसे Sheet2 !$C$11, स्प्रेडशीट को समझने और डीबग/ऑडिट करना आसान बना सकता है।

एक्सेल में नामांकित श्रेणियों का उपयोग करना

उदाहरण के लिए, आइए एक साधारण ऑर्डर फॉर्म को देखें।  हमारी फ़ाइल में शिपिंग विधि का चयन करने के लिए ड्रॉपडाउन के साथ एक भरने योग्य ऑर्डर फॉर्म, साथ ही शिपिंग लागत की तालिका के साथ एक दूसरी शीट और कर की दर शामिल है।

संस्करण 1 (बिना नामित श्रेणियों के) अपने सूत्रों में सामान्य A1-शैली के^(A1-style) सेल संदर्भों का उपयोग करता है (नीचे सूत्र पट्टी में दिखाया गया है)।

संस्करण 2 नामित श्रेणियों का उपयोग करता है, जिससे इसके सूत्रों को समझना बहुत आसान हो जाता है। नामांकित श्रेणियां भी सूत्रों को दर्ज करना आसान बनाती हैं, क्योंकि जब भी आप किसी सूत्र में नाम लिखना शुरू करते हैं, तो एक्सेल^(Excel) फ़ंक्शन नामों सहित नामों की एक सूची प्रदर्शित करेगा, जिसे आप चुन सकते हैं।  चयन सूची में नाम को अपने सूत्र में जोड़ने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें ।^{(Double-click)}

सूत्र टैब से ^(Formulas)नाम प्रबंधक^{(Name Manager)} विंडो खोलने पर श्रेणी के नामों और उनके द्वारा संदर्भित सेल श्रेणियों की एक सूची प्रदर्शित होती है।

लेकिन नामित श्रेणियों के अन्य लाभ भी हैं। हमारी उदाहरण फ़ाइलों में, शीट^(Sheet1) 1 पर सेल B13 में ड्रॉपडाउन (डेटा सत्यापन) का उपयोग करके शिपिंग विधि का चयन किया जाता है । फिर शीट^(Sheet2) 2 पर शिपिंग लागत देखने के लिए चयनित विधि का उपयोग किया जाता है ।

नामित श्रेणियों के बिना, ड्रॉपडाउन विकल्प मैन्युअल रूप से दर्ज किए जाने चाहिए क्योंकि डेटा सत्यापन आपको किसी भिन्न शीट पर स्रोत सूची का चयन करने की अनुमति नहीं देगा। तो सभी विकल्पों को दो बार दर्ज किया जाना चाहिए: एक बार ड्रॉपडाउन सूची में, और फिर शीट^(Sheet2) 2 पर । इसके अलावा, दो सूचियों का मिलान होना चाहिए।

यदि किसी भी सूची में किसी एक प्रविष्टि में कोई त्रुटि होती है, तो गलत विकल्प का चयन करने पर शिपिंग लागत सूत्र #N/A त्रुटि उत्पन्न करेगा। शीट 2 पर सूची को शिपिंग ^{(ShippingMethods)}विधि^(Sheet2) के रूप में नामित करने से दोनों समस्याएं समाप्त हो जाती हैं।

उदाहरण के लिए, स्रोत फ़ील्ड में बस =ShippingMethods दर्ज करके ड्रॉपडाउन सूची के लिए डेटा सत्यापन को परिभाषित करते समय आप नामित श्रेणी का संदर्भ दे सकते हैं । यह आपको उन विकल्पों की सूची का उपयोग करने की अनुमति देता है जो किसी अन्य शीट पर हैं।

और यदि ड्रॉपडाउन लुकअप (शिपिंग लागत सूत्र के लिए) में उपयोग की गई वास्तविक कोशिकाओं को संदर्भित कर रहा है, तो ड्रॉपडाउन विकल्प हमेशा #N/A त्रुटियों से बचते हुए, लुकअप सूची से मेल खाएंगे।

एक्सेल में एक नामांकित श्रेणी बनाएँ

नामित श्रेणी बनाने के लिए, बस उस सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जिसे आप नाम देना चाहते हैं, फिर नाम बॉक्स में क्लिक करें (जहां चयनित सेल पता सामान्य रूप से प्रदर्शित होता है, ^{( Name Box)}फॉर्मूला बार^{(Formula Bar)} के ठीक बाईं ओर ), वह नाम टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं , और एंटर दबाएं^(Enter) ।

आप नाम प्रबंधक^(Manager) विंडो में नया^(New) बटन क्लिक करके एक नामित श्रेणी भी बना सकते हैं। यह एक नया नाम^{(New Name)}  विंडो खोलता है जहां आप नया नाम दर्ज कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, जब आप नया^(New) बटन क्लिक करते हैं, तो नामित की जाने वाली श्रेणी किसी भी श्रेणी पर सेट हो जाती है, लेकिन आप नया नाम सहेजने से पहले या बाद में उस श्रेणी को संपादित कर सकते हैं।

ध्यान दें कि श्रेणी नामों में रिक्त स्थान शामिल नहीं हो सकते, हालांकि उनमें अंडरस्कोर और अवधि शामिल हो सकते हैं। आम तौर पर, नाम एक अक्षर से शुरू होने चाहिए और उसके बाद केवल अक्षर, संख्याएं, अवधि या अंडरस्कोर होते हैं।

नाम केस-संवेदी नहीं होते हैं, लेकिन बड़े अक्षरों में शब्दों की एक स्ट्रिंग का उपयोग करना, जैसे कि TaxRate या December2018Sales , नामों को पढ़ना और पहचानना आसान बनाता है। आप किसी मान्य सेल संदर्भ की नकल करने वाले श्रेणी नाम का उपयोग नहीं कर सकते, जैसे कि Dog26 ।

नाम प्रबंधक^(Manager) विंडो का उपयोग करके आप अपने श्रेणी नामों को संपादित कर सकते हैं या उनके द्वारा संदर्भित श्रेणियों को बदल सकते हैं।

यह भी ध्यान दें कि प्रत्येक नामित श्रेणी का एक परिभाषित दायरा होता है। आम तौर पर, कार्यक्षेत्र डिफ़ॉल्ट रूप से कार्यपुस्तिका^(Workbook) में होगा , जिसका अर्थ है कि श्रेणी के नाम को कार्यपुस्तिका के भीतर कहीं से भी संदर्भित किया जा सकता है। हालांकि, अलग-अलग शीट पर एक ही नाम के साथ दो या दो से अधिक श्रेणियां होना भी संभव है, लेकिन एक ही कार्यपुस्तिका के भीतर।

उदाहरण के लिए, आपके पास जनवरी^(January) , फरवरी^(February) , मार्च आदि के लिए अलग-अलग शीट वाली बिक्री डेटा फ़ाइल हो सकती है। प्रत्येक शीट में ^(March)मासिक बिक्री^{(MonthlySales)} नामक एक सेल (नामित श्रेणी) हो सकती है , लेकिन आम तौर पर उन नामों में से प्रत्येक का दायरा केवल वह शीट होगा जिसमें यह।

इस प्रकार, फॉर्मूला =ROUND(MonthlySales,0)फरवरी^(February) की बिक्री देगा , अगर फॉर्मूला फरवरी^(February) शीट पर है, लेकिन मार्च शीट पर ^(March)मार्च^(March) बिक्री है, तो निकटतम पूरे डॉलर में गोल किया जाएगा ।

एक ही नाम के साथ अलग-अलग शीट पर कई श्रेणियों वाली कार्यपुस्तिकाओं में भ्रम से बचने के लिए या दर्जनों या सैकड़ों नामित श्रेणियों के साथ जटिल कार्यपुस्तिकाएं, प्रत्येक श्रेणी नाम के हिस्से के रूप में शीट नाम शामिल करना सहायक हो सकता है।

यह प्रत्येक श्रेणी के नाम को अद्वितीय भी बनाता है, ताकि सभी नामों में कार्यपुस्तिका^(Workbook) का दायरा हो सके। उदाहरण के लिए, January_MonthlySales , February_MonthlySales , Budget_Date , Order_Date , आदि।

नामित श्रेणियों के दायरे के संबंध में दो सावधानियां:^{(Two cautions regarding the scope of named ranges:)} (1) आप नामित श्रेणी के दायरे को बनाए जाने के बाद संपादित नहीं कर सकते हैं, और (2) आप केवल एक नई नामित श्रेणी का दायरा निर्दिष्ट कर सकते हैं यदि आप इसे नए^(New) बटन का उपयोग करके बनाते हैं नाम प्रबंधक^{( Name Manager)} विंडो।

यदि आप नाम बॉक्स^(Box) में टाइप करके एक नया श्रेणी नाम बनाते हैं , तो कार्यक्षेत्र या तो कार्यपुस्तिका^(Workbook) (यदि समान नाम वाली कोई अन्य श्रेणी मौजूद नहीं है), या उस शीट पर जहां नाम बनाया जा रहा है, डिफ़ॉल्ट होगा। इसलिए, एक नई नामित श्रेणी बनाने के लिए जिसका दायरा किसी विशेष पत्रक तक सीमित है, नाम प्रबंधक "नया" बटन का उपयोग करें।

अंत में, मैक्रोज़ लिखने वालों के लिए, श्रेणी नामों को आसानी से VBA कोड में संदर्भित किया जा सकता है, केवल श्रेणी नाम को ब्रैकेट के भीतर रखकर। उदाहरण के लिए, ThisWorkbook.Sheets (1).Cells(2,3) के बजाय आप केवल [ SalesTotal ] का उपयोग कर सकते हैं यदि वह नाम उस सेल को संदर्भित करता है।

^(Start)अपने एक्सेल^(Excel) वर्कशीट में नामित श्रेणियों का उपयोग करना शुरू करें और आप जल्द ही लाभों की सराहना करेंगे! आनंद लेना!

Why You Should Be Using Named Ranges in Excel

Named ranges are a usеful, but оften underutilized, feature of Microsoft Excеl.  Named ranges can make formulas easier to understand (and debug), simplify the creation оf complicаted spreadsheets, and simplіfу your macros.

A named range is just a range (either a single cell, or a range of cells) to which you assign a name.  You can then use that name in place of normal cell references in formulas, in macros, and for defining the source for graphs or data validation.

Using a range name, like TaxRate, in place of a standard cell reference, like Sheet2!$C$11, can make a spreadsheet easier to understand and debug/audit.

Using Named Ranges in Excel

For example, let’s look at a simple order form.  Our file includes a fillable order form with a dropdown to select the shipping method, plus a second sheet with a table of shipping costs, and the tax rate.

Version 1 (without named ranges) uses normal A1-style cell references in its formulas (shown in the formula bar below).

Version 2 uses named ranges, making its formulas much easier to understand.  Named ranges also make it easier to enter formulas, since Excel will display a list of names, including function names, that you can pick from, whenever you start to type a name in a formula.  Double-click the name in the pick list to add it to your formula.

Opening the Name Manager window from the Formulas tab displays a list of the range names and the cell ranges they reference.

But named ranges have other benefits also.  In our example files, the shipping method is selected using a dropdown (data validation) in cell B13 on Sheet1.  The selected method is then used to lookup the shipping costs on Sheet2.

Without named ranges, the dropdown choices must be manually entered since data validation will not allow you to select a source list on a different sheet.  So all of the choices must be entered twice: once in the dropdown list, and again on Sheet2.  In addition, the two lists must match.

If an error is made in one of the entries in either list, then the shipping cost formula will generate an #N/A error when the erroneous choice is selected.  Naming the list on Sheet2 as ShippingMethods eliminates both problems.

You can reference a named range when defining the data validation for a dropdown list by simply entering =ShippingMethods in the source field, for example.  This allows you to use a list of choices that are on another sheet.

And if the dropdown is referencing the actual cells used in the lookup (for the shipping cost formula), then the dropdown choices will always match the lookup list, avoiding #N/A errors.

Create a Named Range in Excel

To create a named range, simply select the cell or range of cells you want to name, then click in the Name Box (where the selected cell address is normally displayed, just left of the Formula Bar), type the name you want to use, and press Enter.

You can also create a named range by clicking the New button in the Name Manager window.  This opens a New Name window where you can enter the new name.

By default, the range to be named is set to whatever range is selected when you click the New button, but you can edit that range before or after saving the new name.

Note that range names cannot include spaces, although they can include underscores and periods.  Generally, names should begin with a letter and then contain only letters, numbers, periods, or underscores.

Names are not case-sensitive, but using a string of capitalized words, such as TaxRate or December2018Sales, makes the names easier to read and recognize.  You cannot use a range name that mimics a valid cell reference, such as Dog26.

You can edit your range names or change the ranges they refer to using the Name Manager window.

Note also that each named range has a defined scope.  Normally, the scope will default to Workbook, which means the range name can be referenced from anywhere within the workbook.  However, it is also possible to have two or more ranges with the same name on separate sheets, but within the same workbook.

For example, you might have a sales data file with separate sheets for January, February, March, etc.  Each sheet could have a cell (named range) called MonthlySales, but normally the scope of each of those names would only be the sheet containing it.

Thus, the formula =ROUND(MonthlySales,0) would give February sales, rounded to the nearest whole dollar, if the formula is on the February sheet, but March sales if on the March sheet, etc.

To avoid confusion in workbooks having multiple ranges on separate sheets with the same name or simply complicated workbooks with dozens or hundreds of named ranges, it can be helpful to include the sheet name as part of each range name.

This also makes each range name unique, so that all the names can have a Workbook scope.  For example, January_MonthlySales, February_MonthlySales, Budget_Date, Order_Date, etc.

Two cautions regarding the scope of named ranges: (1) You cannot edit the scope of a named range after it is created, and (2) you can only specify the scope of a new named range if you create it using the New button in the Name Manager window.

If you create a new range name by typing it in the Name Box, the scope will default to either Workbook (if no other range with the same name exists), or to the sheet where the name is being created.  Therefore, to create a new named range whose scope is limited to a particular sheet, use the Name Manager “New” button.

Finally, for those who write macros, range names can be easily referenced in VBA code by simply placing the range name within brackets.  For example, instead of ThisWorkbook.Sheets(1).Cells(2,3) you can simply use [SalesTotal] if that name refers to that cell.

Start using named ranges in your Excel worksheets and you will quickly being to appreciate the benefits! Enjoy!

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