क्या^(Are) आप एक शक्तिशाली परियोजना प्रबंधन उपकरण की तलाश में एक दृश्य शिक्षार्थी हैं? ट्रेलो^(Trello) से आगे नहीं देखें । ट्रेलो^(Trello) उपयोग में आसान, सहज, सहयोगी और दृश्य है। यह समान अनुप्रयोगों के खिलाफ अच्छी तरह से रेट करता है^{(rates well against similar applications)} और आपको बोर्डों, कार्डों और सूचियों का उपयोग करके परियोजनाओं को प्राथमिकता देने और व्यवस्थित करने में सक्षम बनाता है। उपयोगकर्ता परियोजनाओं और कार्यों पर संलग्नक, टिप्पणियां, चेकलिस्ट और नियत तिथियां जोड़ सकते हैं। 

ट्रेलो^(Trello) का अधिकतम लाभ उठाने के लिए सबसे सरल रणनीतियों में शामिल हैं:

• स्प्रैडशीट को कार्ड में बदलना
• वर्कफ़्लो बनाना
• लेबल का प्रभावी ढंग से उपयोग करना
• कार्ड छँटाई सुविधाएँ
• नए कार्ड जोड़ना
• ईमेल को ट्रेलो कार्यों में परिवर्तित करना
• चतुर कीबोर्ड शॉर्टकट
• लोकप्रिय बोर्डों को हाइलाइट करना
• कार्ड जोड़ना
• ड्रैग-एन-ड्रॉप ट्रिक्स

स्प्रैडशीट से कार्ड बनाएं^{(Create Cards From Spreadsheets)}

यदि आपने अपनी परियोजनाओं को व्यवस्थित और ट्रैक करने के लिए पहले स्प्रैडशीट का उपयोग किया है, तो ट्रेलो^(Trello) पर जाना आसान है। खरोंच से शुरू करने की कोई जरूरत नहीं है।

• आप एक साधारण कॉपी और पेस्ट के साथ संपूर्ण स्प्रेडशीट कॉलम को ट्रेलो कार्ड में बदल सकते हैं।^(Trello)

• जब आप किसी सूची को ट्रेलो^(Trello) कार्ड पर चिपकाते हैं, तो आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप चाहते हैं कि सूची के आइटम एक कार्ड या अलग कार्ड पर हों।

जैसे ही आप किसी स्प्रेडशीट की सूची से आगे बढ़ रहे हैं, आप प्रत्येक आइटम के लिए एक अलग कार्ड बनाना चाहेंगे। 

एक कार्यप्रवाह बनाएँ^{(Create a Workflow)}

कार्यप्रवाह एक परियोजना के लिए दीक्षा से पूर्णता तक कार्यों को पूरा करने की एक प्रक्रिया है।

आपको शायद इस बात की जानकारी न हो कि जब भी कुछ करने के लिए किसी प्रक्रिया की आवश्यकता होती है तो आप अपने दैनिक जीवन में कार्यप्रवाह का उपयोग करते हैं।

उदाहरण के लिए, अपने विस्तारित परिवार के लिए थैंक्सगिविंग^{(Thanksgiving)} डिनर की योजना बनाने के बारे में सोचें। यदि आप उन सभी चीजों को तोड़ते हैं जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है, तो आप महसूस करेंगे कि यदि आप एक कदम चूक गए, तो आपके खाने से कुछ छूट जाएगा। 

वे कार्य आपके वर्कफ़्लो का हिस्सा हैं।

नीचे^(Below) वर्कफ़्लो के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अपने व्यवसाय में अधिक उत्पादक बनने के लिए कर सकते हैं।

टू-डू, डूइंग, डन^{(To-Do, Doing, Done)}

यह एक सरल कार्यप्रवाह है जो ट्रैक करता है कि आपको क्या करना है, आप वर्तमान में क्या काम कर रहे हैं और क्या पूरा हो चुका है।

इस तरह के वर्कफ़्लो का उपयोग करने से ऐसे प्रोजेक्ट को ट्रैक करना बहुत आसान हो जाता है जिसमें कई कार्य होते हैं। कागज की सूचियों या अपने सिर में की तुलना में एक दृश्य बोर्ड में पालन करना आसान है।

आप उन कार्यों के लिए एक सूची भी जोड़ सकते हैं जिन्हें ट्रैक करने और कुछ भी न भूलने के लिए तुरंत पूरा करने की आवश्यकता नहीं है।

इसके लिए वर्कफ़्लो का उपयोग करें:

• ट्रैक प्रगति
• कार्यों की सूची बनाएं और असाइन करें
• टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करें
• बहुत जटिल परियोजनाओं को व्यवस्थित करें

वर्कफ़्लो^(Workflows) सब कुछ एक ही स्थान पर रखता है और उन सभी के लिए सुलभ है जो अंततः सही ढंग से और समय पर काम करने के लिए जिम्मेदार हैं। 

आप चैंटी टीम चैट को जोड़कर^{(connecting Chanty team chat)} अपनी उत्पादकता को और बढ़ा सकते हैं ताकि जब ट्रेलो^(Trello) में कोई निश्चित कार्रवाई हो तो आपकी पूरी टीम को भी सूचित किया जा सके। इन सूचनाओं में ऐसे उदाहरण शामिल हो सकते हैं जहां:

• एक कार्ड ले जाया जाता है
• एक नई टिप्पणी है
• एक क्रिया को पूर्ण के रूप में चिह्नित किया गया है और,
• एक नया कार्ड बनाया गया है

लेबल का प्रभावी ढंग से उपयोग करें ^{(Use Labels Effectively )}

ट्रेलो^(Trello) में लेबल का उपयोग करने से आपके बोर्ड पर कार्ड में रंग-कोडित और दृश्य डेटा की एक परत जुड़ जाती है। यदि आप उनका उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो आप ट्रेलो^(Trello) सिस्टम का अधिकतम लाभ नहीं उठा रहे हैं।

इसके लिए लेबल का उपयोग करें:

• टीम द्वारा कार्ड व्यवस्थित करें
• सेगमेंट कार्ड
• कार्यों को हाइलाइट करें और प्राथमिकता दें
• खोज और फ़िल्टरिंग क्षमताओं को सक्षम करें

प्रत्येक लेबल को एक नाम दें^{(Give Each Label a Name)}

आसान पहचान के लिए प्रत्येक लेबल को एक नाम देना सहायक होता है। जब आप किसी कार्ड पर क्लिक करते हैं, तो बोर्ड एक्सेस वाला कोई भी व्यक्ति देख सकता है कि प्रत्येक रंग क्या दर्शाता है।

हालांकि, बोर्ड दृश्य से लेबल नामों को उस पर होवर किए बिना देखने में सक्षम होना बहुत आसान होगा। इसे ठीक करना आसान है।

^(Click)बोर्ड दृश्य से किसी भी लेबल पर क्लिक करें और सभी लेबल के लिए नाम दिखाई देगा।

कार्ड के लिए लेबल लागू करें या निकालें^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

कार्ड पर लेबल संपादित करने के कई तरीके हैं, जिनमें शामिल हैं:

• कार्ड खोलें, लेबल बटन चुनें और अपने परिवर्तन करें।
• किसी भी ट्रेलो कार्ड पर मँडराते समय दिखाई देने वाले ^(Trello)संपादन^(edit) आइकन का चयन करें , और जो आप बदलना चाहते हैं उसे संपादित करें।
• किसी भी कार्ड पर होवर करें और लेबल खोलने के लिए अपने कंप्यूटर पर L कुंजी क्लिक करें।^(L)

एक अन्य शॉर्टकट में मेनू में लेबल के प्रकट होने का क्रम शामिल है। पहली स्थिति 1 है , दूसरी 2 है , और इसी तरह लेबल की रेखा के नीचे है।

अपने बोर्ड पर किसी लेबल को जोड़ने या हटाने का सबसे तेज़ तरीका है कि आप कार्ड पर होवर करें और अपने कीवर्ड पर मेनू में लेबल की स्थिति से संबंधित नंबर कुंजी पर क्लिक करें।

कार्डों को एक सूची में क्रमबद्ध करें^{(Sort The Cards On a List)}

यदि आप उन कार्यों को देखने में सक्षम होना चाहते हैं जो पहले होने वाले हैं या जो दरार से गिर गए हैं, तो आप कार्ड को एक सूची में सॉर्ट कर सकते हैं। आप विशिष्ट मानदंड जैसे नियत तिथि और बनाई गई तिथि के आधार पर छाँट सकते हैं।

• मेनू के ऊपरी दाएं कोने में तीन क्षैतिज बिंदुओं का पता लगाएँ। सॉर्ट^(Sort) पर क्लिक^(Click) करें और उस विकल्प का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।

ध्यान रखें कि कार्ड पर उपयोग किए जाने वाले मानदंड ही उपलब्ध विकल्प हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके किसी कार्ड पर देय तिथि^{(due date)} नहीं है, तो आप इसे सॉर्ट करने के लिए उपयोग नहीं कर पाएंगे।

अपनी सूची में कहीं भी नए कार्ड जोड़ें^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

यदि आप किसी कार्ड को लंबी सूची में सबसे ऊपर जोड़ना चाहते हैं तो चिंतित होने की आवश्यकता नहीं है। आपको इसे नीचे की स्थिति से ऊपर की ओर खींचने की आवश्यकता नहीं है।  

इसके बजाय, आप एक नया जोड़ने के लिए किसी भी सूची में दो कार्डों के बीच डबल-क्लिक कर सकते हैं। या आप नीचे एक कार्ड जोड़ सकते हैं और उसकी स्थिति बदलने  के लिए मूव विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।^(Move)

ईमेल को ट्रेलो कार्ड में बदलें^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

परियोजना प्रबंधन और सहयोग के लिए ट्रेलो^(Trello) का उपयोग करने के कई लाभों में से एक टीम के सदस्यों या ग्राहकों से कई दैनिक ईमेल से बचना है।

उदाहरण के लिए, जीमेल से ट्रेलो कार्यों में कॉपी करने के बजाय , आप सीधे अपने ईमेल या जीमेल^(Gmail) इनबॉक्स से ईमेल को कार्ड में बदल सकते हैं।

• सभी ट्रेलो^(Trello) बोर्डों का एक अनूठा ईमेल पता होता है। इसे खोजने के लिए, अपने बोर्ड के ऊपरी दाएं कोने से शो मेनू पर क्लिक करें।^{(Show Menu)}
• फिर More चुनें और ^(more)ईमेल-टू-बोर्ड सेटिंग^{( Email-to-board Setting)} पर क्लिक करें ।

एक बार जब आप किसी बोर्ड का विशिष्ट ईमेल पता जान लेते हैं, तो आप उसे कोई भी ईमेल अग्रेषित कर सकते हैं। ईमेल की सामग्री से ट्रेलो^(Trello) स्वचालित रूप से एक कार्ड बनाएगा।

एक और युक्ति जो आप नहीं जानते होंगे वह यह है कि कार्ड का अपना विशिष्ट ईमेल पता भी होता है। आप किसी भी ईमेल को उस पते पर अग्रेषित कर सकते हैं जहां वह स्वचालित रूप से कार्ड पर एक टिप्पणी में बदल जाएगा।

यह विशेष रूप से सहायक होता है यदि आपकी टीम के सदस्य ईमेल के माध्यम से बहुत अधिक फ़ीडबैक भेजते हैं।

कुंजीपटल अल्प मार्ग^{(Keyboard Shortcuts)}

जैसा कि हमने आपको ऊपर लेबल के साथ दिखाया है, कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करने से आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले समय को कम किया जा सकता है और ट्रेलो^(Trello) का उपयोग करते समय आपकी दक्षता में वृद्धि हो सकती है ।

• शॉर्टकट खोजने के लिए, अपने बोर्ड के ऊपरी दाएं कोने में अपने प्रोफ़ाइल चित्र पर क्लिक करें। शॉर्टकट्स^(Shortcuts) पर क्लिक करें^(Click) ।

आपका समय बचाने के लिए कई शॉर्टकट उपलब्ध हैं, जैसे:

• नियत तारीख
• कार्ड नेविगेट करें
• फोकस सर्च बॉक्स
• कार्ड खोलें
• शीर्षक संपादित करें
• सभी फ़िल्टर साफ़ करें

पूरी सूची के लिए ट्रेलो कीबोर्ड शॉर्टकट^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} देखें : एक इन्फोग्राफिक चीट शीट।

उन बोर्डों को हाइलाइट करें जिन्हें आप अक्सर एक्सेस करते हैं^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

यदि आप कई टीमों के साथ काम करते हैं और आपके पास कई बोर्ड हैं, तो उन लोगों को ढूंढना मुश्किल हो सकता है जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं।

इसे ठीक करना आसान है। बस^(Simply) बोर्ड पर जाएं और स्टार^(Star) बटन पर क्लिक करें। यह बोर्ड को बोर्ड^(Boards) (ऊपरी बाएँ कोने)   के अंतर्गत तारांकित बोर्ड^{(Starred Boards)} अनुभाग में जोड़ देगा।

जिन बोर्डों को आपने सितारों के रूप में शामिल करने के लिए चुना है, वे सबसे ऊपर दिखाई देंगे जो बोर्डों की एक बहुत लंबी सूची हो सकती है।

कार्ड कनेक्ट करें^{(Connect Cards)}

ट्रेलो^(Trello) के साथ काम करते समय कई बार ऐसा होगा कि आप एक ही बोर्ड पर एक या एक से अधिक कार्ड या किसी अन्य बोर्ड के कार्ड के बीच संबंध बनाना चाहेंगे।

• उस कार्ड पर क्लिक करें^(Click) जिसे आप कनेक्ट करना चाहते हैं, फिर अटैचमेंट^(Attachment) पर क्लिक करें और ट्रेलो^(Trello) विकल्प देखें।
• फिर आप देखेंगे कि आप उस कार्ड^(Card) या बोर्ड^(Board) को खोज सकते हैं जिससे आप जुड़ना चाहते हैं। 

जब आप अटैचमेंट क्षेत्र के अंतर्गत कोई बोर्ड या कार्ड चुनते हैं, तो आपको अपने द्वारा संलग्न किए गए कार्ड का एक स्नैपशॉट दिखाई देगा, जिसमें शामिल हैं:

• शीर्षक
• नियत तारीख
• कोई अन्य चिह्न जो संलग्न कार्ड के सामने हैं
• ^(Which)कार्ड किस बोर्ड और लिस्ट में था

यदि आप छवि पर क्लिक करते हैं, तो ट्रेलो^(Trello) आपको सीधे दूसरे कार्ड पर ले जाएगा।

कार्ड के बीच संबंध बनाएं^{(Make a Connection Between the Cards)}

• यदि आप दो कार्डों के बीच एक वास्तविक लिंक बनाना चाहते हैं, तो कार्ड कनेक्ट करें^{(Connect cards)} विकल्प चुनें। फिर ट्रेलो^(Trello) पूछेगा कि क्या आप दोनों कार्डों को जोड़ना चाहते हैं।
• जब आप रिलेट बोथ ऑप्शंस^{(Relate Both Options)} पर क्लिक करते हैं , तो आप दोनों कार्ड्स के बीच एक लिंकेज बनाएंगे। फिर आप कनेक्टेड कार्ड्स के बीच आगे-पीछे टॉगल कर सकते हैं।
• दोनों कार्डों के सामने एक नया आइकन दिखाई देगा, जो दर्शाता है कि एक ट्रेलो^(Trello) अटैचमेंट है। अन्य अनुलग्नकों की पहचान पेपर क्लिप आइकन द्वारा की जाती है।
• आप एक पूरे बोर्ड को एक अलग बोर्ड पर एक कार्ड से भी जोड़ सकते हैं। प्रत्येक कार्ड में संलग्नक की कुल संख्या कार्ड के सामने की ओर आपके द्वारा संलग्न किए गए ट्रेलो^(Trello) कार्ड या बोर्ड की संख्या से पहचानी जाएगी।

खींचें और छोड़ें^{(Drag & Drop)}

ट्रेलो का ड्रैग एंड ड्रॉप फंक्शन आपके बोर्ड के चारों ओर वस्तुओं को स्थानांतरित करना बहुत आसान बनाता है। किसी कार्ड पर क्लिक करके और उसे उसी सूची में या किसी भिन्न सूची में ऊपर या नीचे खींचकर ले जाएं।

सूचियों को क्लिक करके और खींचकर उसी तरह बोर्ड पर एक अलग स्थिति में ले जाया जा सकता है।

• उदाहरण के लिए, आइए "टू-डू, डूइंग^(Doing) , डन" के ऊपर नमूना बोर्ड देखें। जब आप " करना " एक "करना" शुरू करते हैं, तो इसे " ^(Doing)करना^(Doing) " तक खींचें ।
• जब आप कार्य पूरा कर लें, तो इसे "हो गया^(Done) " पर खींचें ।

यदि आपने ट्रेलो^(Trello) की कोशिश नहीं की है, तो आपको पता नहीं है कि आप क्या याद कर रहे हैं। यह परियोजना और कार्य प्रबंधन के लिए एक बहुत शक्तिशाली और सहज ज्ञान युक्त उपकरण है।

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are you a visual lеarner looking for a powerful project management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-usе, intuitive, collabоrative, and visual. It rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

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