ज़ूम^(Zoom) जैसे ऐप का उपयोग करके अपने सहकर्मियों के साथ मिलना नया सामान्य है, लेकिन अधिकांश लोगों को अभी भी इसकी आदत हो रही है। 

जबकि समूह वीडियो चैट कुछ समय के लिए रहा है, एक अच्छा मौका है कि अब तक आपके पास इसका उपयोग करने का कोई कारण नहीं था। जिसका अर्थ है शिष्टाचार नियमों और तकनीकी तैयारी की एक पूरी नई चेकलिस्ट सीखना।

अच्छी खबर यह है कि अब आपको सांसों की दुर्गंध के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आपको अपनी अगली महत्वपूर्ण बैठक से पहले निम्नलिखित ज़ूम परीक्षण करने का प्रयास करना चाहिए। 

अपना पर्यावरण तैयार करें

जबकि आप अपने सहकर्मियों के समान भौतिक स्थान में नहीं हो सकते हैं, ज़ूम^(Zoom) आपके सभी व्यक्तिगत स्थानों को एक साथ जोड़ता है। जिसका^(Which) मतलब यह भी है कि आपके वातावरण की कोई भी समस्या आपकी बैठक में एक मुद्दा बन सकती है। किस तरह की समस्याएं? खैर, यह व्यक्तिगत परिस्थितियों पर निर्भर करेगा, लेकिन यहां कुछ महत्वपूर्ण सुझाव दिए गए हैं:

• सुनिश्चित करें^(Make) कि आपका वातावरण पर्याप्त रूप से प्रकाशित है।
• यदि संभव हो, तो एक्सेस कंट्रोल वाली जगह चुनें, जैसे कि एक दरवाजा जिसे बंद किया जा सकता है।
• एक ऐसा कमरा चुनने की कोशिश करें जो बहुत अधिक गूँज न हो। कहीं^(Somewhere) कालीन, मोटे पर्दे और मुलायम फर्नीचर के साथ आम तौर पर अच्छा होता है।
• शोर के स्रोतों के लिए कमरे की जाँच करें। एक बीपिंग डिवाइस, चीख़ने वाला पंखा या इसी तरह की अन्य समस्या अन्य सभी मीटिंग प्रतिभागियों की नसों पर घिस जाएगी।
• अपने वीडियो स्ट्रीम की फ़्रेमिंग को ध्यान से देखें. क्या देखने में कुछ अनुचित या विचलित करने वाला है? आप जहां बैठते हैं वहां जाने पर विचार करें या उन वस्तुओं को रास्ते से हटा दें।

यह एक व्यापक सूची नहीं है, इसलिए अपने ज़ूम^(Zoom) मीटिंग के दौरान आप जिस परिवेश का उपयोग कर रहे हैं, उसे देखें और यह सोचने की कोशिश करें कि क्या किसी चीज़ से समस्या हो सकती है।

आभासी पृष्ठभूमि का उपयोग करने पर विचार करें

ज़ूम^(Zoom) आपकी पृष्ठभूमि को वर्चुअल के साथ बदलने की क्षमता प्रदान करता है। यह किसी भी "हरी स्क्रीन" सेटअप के समान काम करता है, लेकिन आपको विशेष रूप से हरे रंग की स्क्रीन की आवश्यकता नहीं है। जब तक आपकी पृष्ठभूमि एक समान रंग और समान रूप से प्रकाशित है, तब तक आपको अच्छे परिणाम मिलने चाहिए। आपका वर्चुअल बैकग्राउंड परफेक्ट होना जरूरी नहीं है, लेकिन आप यह सुनिश्चित करने के लिए ज़ूम^(Zoom) सेटिंग्स में इसका परीक्षण कर सकते हैं कि यह आपके लिए काम करता है।

यदि आपको अच्छे परिणाम नहीं मिल रहे हैं, तो आप पृष्ठभूमि को अधिक समान रूप से रोशन करने का प्रयास कर सकते हैं या पॉप-अप हरी स्क्रीन में निवेश कर सकते हैं। वेबअराउंड चेयर-माउंटेड ग्रीन स्क्रीन^{(Webaround chair-mounted green screen)} जैसे अच्छे विचार भी हैं जो पूरे कैमरा फ्रेम का कवरेज प्राप्त करना बहुत आसान बनाता है।

एक नोट लेने वाला समाधान लें

यह एक तैयारी युक्ति है जो वास्तविक जीवन की बैठकों पर भी लागू होती है, लेकिन आपके पास किसी प्रकार का नोटबंदी समाधान होना चाहिए। यह पेन और पेपर, पेन वाला टैबलेट या ऑन-स्क्रीन कीबोर्ड वाला फोन हो सकता है। 

कुछ जूम^(Zoom) मीटिंग रिकॉर्ड की जाती हैं। इस मामले में आपको मीटिंग समाप्त होने के बाद संदर्भ के लिए इच्छित नोट्स लेने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, नोट्स आपके प्रश्नों और फीडबैक को व्यवस्थित करने के लिए उपयोगी होते हैं। यह जूम^(Zoom) मीटिंग्स की प्रकृति है कि आपकी बारी आने पर आपके पास बोलने के लिए ज्यादा समय नहीं होगा। नोट्स रखने से आपको अपने समय का सर्वोत्तम उपयोग करने में मदद मिलती है। 

जांचें कि आपकी स्क्रीन साझा करने के लिए उपयुक्त है^{(Appropriate)}

आप मीटिंग के दौरान अपने कंप्यूटर स्क्रीन को दूसरों के साथ साझा करने की योजना बना रहे हैं या नहीं, हमेशा एक पल की सूचना पर ऐसा करने के लिए तैयार रहें। इसका क्या मतलब है? सुनिश्चित करें^(Make) कि आपका वॉलपेपर काम के लिए उपयुक्त है, इसे विंडोज^(Windows) के अंतर्निर्मित चयनों में से एक में बदलना शायद सबसे अच्छा है। खुले हुए किसी भी एप्लिकेशन को बंद करें और निजी या संवेदनशील सामग्री प्रदर्शित कर सकते हैं। 

यदि आप एक वेब ब्राउज़र का उपयोग करने की संभावना रखते हैं, तो हो सकता है कि आप स्वचालित खोज पूर्णता को बंद करना चाहें या अपने किसी भी खोज इतिहास के साथ पोर्टेबल ब्राउज़र का उपयोग करना चाहें। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह उन वेबसाइटों या खोज शब्दों के लिए है जिन्हें आपने अपने व्यक्तिगत समय पर देखा है ताकि पूरे समूह को देखने के लिए स्क्रीन पर दिखाया जा सके।

इंटरनेट स्पीड टेस्ट चलाएं

एक बार जब आप अपनी बैठक के लिए एक अच्छी जगह ढूंढ लेते हैं और वातावरण तैयार कर लेते हैं, तो आपको जांचना चाहिए कि आपकी इंटरनेट की गति पर्याप्त है या नहीं। एक इंटरनेट स्पीड टेस्ट^{(internet speed test)} चलाएं और जांचें कि क्या आपके पास जूम^(Zoom) मीटिंग में भाग लेने के लिए पर्याप्त बैंडविड्थ है ।

जूम^(Zoom) ग्रुप वीडियो कॉल के लिए न्यूनतम आवश्यकता लगभग 1 एमबीपीएस^(Mbps) बैंडविड्थ है। वह दोनों दिशाओं में है। वीडियो कॉल के लिए अपस्ट्रीम बैंडविड्थ बहुत महत्वपूर्ण है। ^(Upstream)यदि आपका इंटरनेट सूचना भेजने में धीमा है, तो यह अन्य प्रतिभागियों के अनुभव को प्रभावित करने वाला है। आदर्श रूप से आप उच्च गुणवत्ता वाली एचडी वीडियो स्ट्रीमिंग सुनिश्चित करने के लिए दोनों दिशाओं में  3 एमबीपीएस चाहते हैं।^(Mbps)

यदि गति परीक्षण से पता चलता है कि आपका कनेक्शन उतना तेज़ नहीं है जितना कि आपका इंटरनेट पैकेज होना चाहिए, तो आपको अपने इंटरनेट प्रदर्शन का निवारण करना^{(troubleshoot your internet performance)} होगा । इसका मतलब है कि यह सुनिश्चित करना कि पर्याप्त वाईफाई^(WiFi) सिग्नल की शक्ति है और यह सुनिश्चित करना कि आप मृत स्थान पर नहीं हैं। वाईफाई इंटरनेट को तेज करने के^{(speeding up WiFi)} बारे में हमारी मार्गदर्शिका देखें या यदि संभव हो तो ईथरनेट^(Ethernet) केबल का उपयोग करने पर विचार करें।

सुनिश्चित करें कि आपका वेबकैम^{(Make Sure Your Webcam)} और माइक्रोफ़ोन^{(Microphone Are)} काम कर रहे हैं

अब हम आपकी ज़ूम मीटिंग से पहले शायद सबसे महत्वपूर्ण परीक्षण पर आते हैं: यह सुनिश्चित करना कि आपका माइक्रोफ़ोन और वेबकैम काम कर रहा है। यहाँ आपको क्या करना है:

• अपने माइक्रोफ़ोन और वेबकैम में प्लग इन करें
• यदि संकेत दिया जाए, तो आपको उनके लिए सॉफ़्टवेयर या ड्राइवर स्थापित करने पड़ सकते हैं। आमतौर पर यह प्लग-एंड-प्ले अनुभव होता है
• ज़ूम^(Zoom) खोलें
• सेटिंग्स^{(settings cog)} का चयन करें
• वीडियो^(Video) का चयन करें
• ड्रॉपडाउन सूची से सही वेबकैम चुनें, यदि लागू हो
• यह देखने के लिए पूर्वावलोकन जांचें कि क्या यह अच्छा दिखता है (या यदि यह बिल्कुल दिखाई देता है)
• ^(Adjust)अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अन्य सेटिंग्स, जैसे एचडी गुणवत्ता समायोजित करें
• ऑडियो^(Audio) चुनें
• सुनिश्चित करें कि ^(Make)स्पीकर^(Speaker) और माइक्रोफ़ोन^(Microphone) दोनों के लिए सही ऑडियो डिवाइस चुना गया है
• यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे काम कर रहे हैं, टेस्ट स्पीकर^{(Test Speaker)} और टेस्ट माइक्रोफ़ोन^{(Test Microphone)} प्रत्येक का चयन करें

हम यह भी सुझाव देते हैं कि आप "मीटिंग में शामिल होने पर मेरा माइक्रोफ़ोन म्यूट करें" बॉक्स को चेक करें, क्योंकि यह सिर्फ अच्छे शिष्टाचार हैं। साथ ही, यह आपको गलती से कुछ ऐसा कहने से रोकता है जिसे आप नहीं चाहते कि मीटिंग के बाकी लोग सुनें, क्योंकि आप अपने माइक को म्यूट करना भूल गए हैं।

ज़ूम^(Zoom) सेटअप के विस्तृत निर्देशों के लिए, देखें कि ज़ूम कैसे सेट और उपयोग करें - क्या यह स्काइप से बेहतर है? ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}विशेषज्ञ सलाह के लिए।

यदि आपका वेबकैम काम नहीं कर रहा है, तो त्वरित सुधार पर जाएं जब आपका ज़ूम मीटिंग कैमरा^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} कुछ ही समय में इसे ठीक करने के लिए काम नहीं कर रहा हो।

टेस्ट मीटिंग में शामिल हों

ज़ूम^(Zoom) मीटिंग में शामिल होने से पहले प्रक्रिया का अंतिम चरण ज़ूम^(Zoom) टेस्ट मीटिंग सेवा को कॉल करना है । बस ^(Just)https://zoom.us/test पर जाएं और निर्देशों का पालन करें। आप यह पुष्टि करने में सक्षम होंगे कि आपका सभी गियर काम कर रहा है और क्या आप मीटिंग में अन्य प्रतिभागियों को अच्छे लगते हैं। अगर आपको यहां अपने माइक, कैमरा या इंटरनेट कनेक्टिविटी में कोई समस्या आती है तो आप समस्या का पता लगाने के लिए ऊपर दिए गए चेकों की सूची को फिर से देख सकते हैं।

ज़ूम मीटिंग रिकॉर्ड करने का तरीका^{(how to record a Zoom meeting)} जानने के लिए कुछ समय निकालें । आप जूम मीटिंग को होस्ट करना^{(how to host a Zoom meeting)} भी सीख सकते हैं ।

तकनीकी दिक्कतें आती हैं^{(Problems Happen)} , फिर जीवन होता है^{(Life Happens)}

हमें उम्मीद है कि आपकी जूम मीटिंग अच्छी तरह से और बिना किसी रोक-टोक के चली, लेकिन आखिरी चीज जो आपको जाननी है, वह यह है कि कुछ चीजें आपके नियंत्रण से बाहर हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी बैठक बिना किसी रोक-टोक के समाप्त हो जाए, आप कितनी भी तैयारी या बैकअप नहीं रख सकते हैं। तकनीकी समस्याएं हमेशा हो सकती हैं और आपको बस उनके साथ रोल करना चाहिए।

वही उन चीजों के लिए जाता है जो कड़ाई से तकनीकी नहीं हैं। अगर आपकी बिल्ली डेस्क पर कूद जाती है और कैमरा ब्लॉक कर देती है, तो बस यही जीवन है। यह काम करने लायक नहीं है। हम सभी इंसान हैं और हम सभी अभी असामान्य परिस्थितियों में जी रहे हैं। तो शांत हो जाइए, अपनी मीटिंग का आनंद लीजिए और निश्चिंत रहिए कि आपने मीटिंग से पहले सही जूम^(Zoom) टेस्ट चलाने के लिए हर संभव कोशिश की है। अब आपको बस इतना करना है कि जूम कॉल में फर्जी तरीके से ध्यान देना^{(fake paying attention in a Zoom call)} सीखना है ।

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagues using an apр like Zoom is the new normal, but most peоple are still only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

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