ज़ूम सेट अप करने और उसका उपयोग करने का तरीका^{(how to set up and use Zoom)} सीखने के बाद , आप महसूस कर सकते हैं कि आप अपनी पहली बड़ी ऑनलाइन मीटिंग के लिए तैयार हैं। हालांकि, एक अच्छा मेजबान जानता है कि एक सफल ज़ूम^(Zoom) प्रस्तुति के लिए बहुत सारी तैयारी की आवश्यकता होती है, साथ ही कुछ नियमों का पालन भी करना पड़ता है। 

यदि आप जूम^(Zoom) में अपनी अगली बड़ी बैठक में शामिल होना चाहते हैं, तो यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जिनका उपयोग करके आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि सब कुछ सुचारू रूप से चले और आप एक आत्मविश्वासी और आकर्षक प्रस्तुतकर्ता के रूप में सामने आएं।

अपने उपकरण की जाँच करें

अपने जूम^(Zoom) प्रेजेंटेशन के दौरान हिचकी से बचने के लिए सबसे पहले अपने उपकरणों की जांच करना है। ऐसे कई परीक्षण हैं जो आप यह जांचने के लिए कर सकते हैं कि आपका वेबकैम काम कर रहा^{(check if your webcam is working)} है या नहीं और यदि आपका माइक ठीक से काम नहीं करता है^{(mic doesn’t seem to work)} तो आप इसे ठीक कर सकते हैं । 

वेबकैम का परीक्षण करने के बाद, सुनिश्चित करें कि आप इसे स्थिति में रखते हैं ताकि लोग केवल आपके माथे या आपके कंधों के बजाय आपका चेहरा देख सकें। ऐसा करने के लिए, पहले तय करें कि आप प्रेजेंटेशन खड़े होकर दे रहे हैं या बैठे हैं और फिर अपने कैमरे के स्तर को एडजस्ट करें। 

जांच करने के लिए कुछ अन्य महत्वपूर्ण चीजों में आपके लैपटॉप की बैटरी शामिल है। इसे प्लग इन करें यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि बैटरी आपके प्रस्तुतीकरण की पूरी अवधि तक चलेगी। अपने इंटरनेट कनेक्शन की भी जांच करें। वीडियो या ऑडियो में देरी होने से प्रतिभागियों के लिए ध्यान केंद्रित करना कठिन हो जाएगा। 

प्रभावित पोशाक

एक बार जब आप चीजों के तकनीकी पक्ष के साथ काम कर लेते हैं, तो अपने और अपने पर्यावरण पर एक महत्वपूर्ण नज़र डालें। यदि आप अपना वीडियो चालू करने की योजना बना रहे हैं, तो घर पर रहते हुए भी अपने पीजे^(PJs) को बदलना बुद्धिमानी हो सकती है। ड्रेस अप करने से आपको अधिक आत्मविश्वास महसूस करने में मदद मिलेगी और आपको सही प्रेरणा मिलेगी। 

यदि आप अपने परिवेश से खुश नहीं हैं, तो आप हमेशा ज़ूम की उत्कृष्ट आभासी पृष्ठभूमि सुविधा का^{(Zoom’s excellent virtual background feature)} उपयोग कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके पीछे या आस-पास ऐसा कुछ भी नहीं है जो उपस्थित लोगों को आपकी ज़ूम^(Zoom) प्रस्तुति से विचलित कर सके। 

अपनी प्रस्तुति का पहले से पूर्वाभ्यास करें^{(Presentation Beforehand)}

यहां तक ​​​​कि अगर आप एक आश्वस्त सार्वजनिक वक्ता हैं, तो प्रस्तुति के कुछ महत्वपूर्ण क्षणों का पूर्वाभ्यास करने में कभी दर्द नहीं होता है। हर एक मुद्दे की भविष्यवाणी करना असंभव है, विशेष रूप से ज़ूम^(Zoom) प्रस्तुतियों के साथ, इसलिए यदि आपने पहले से पूरी बात का पूर्वाभ्यास नहीं किया है, तो मौके पर सुधार करना मुश्किल हो सकता है। 

एक अच्छा विचार यह है कि घर पर परिवार के किसी सदस्य के साथ या इंटरनेट पर किसी मित्र के साथ डेमो प्रेजेंटेशन किया जाए। यह आपको एक विचार देगा कि आपकी भविष्य की बैठक से क्या उम्मीद की जाए और अपनी प्रस्तुति करने से पहले आपको किस तरह की चुनौतियों का सामना करना पड़ेगा। 

मीटिंग एंट्री नोटिफिकेशन बंद करें^{(Turn Off Meeting Entry Notifications)}

अपनी ज़ूम^(Zoom) मीटिंग के दौरान विकर्षणों को कम करने का एक तरीका उपस्थित लोगों के लिए प्रवेश सूचनाओं को अक्षम करना है। हर कोई समय पर नहीं आएगा, और आपकी टीम के आकार के आधार पर, उस रिंग को सुनने और हर नई प्रविष्टि के लिए अधिसूचना देखने से न केवल आपकी प्रस्तुति प्रक्रिया बाधित हो सकती है बल्कि आपको गुस्सा भी आ सकता है। 

इन सूचनाओं को अक्षम करने के लिए, अपने ज़ूम^(Zoom) खाते की सेटिंग^(Settings) > मीटिंग^(Meeting) > मीटिंग में जाएं और ^{(In Meeting )}किसी के शामिल होने या बंद होने पर ध्वनि सूचना^{(Sound notification when someone joins or leaves)} को चालू करें । 

^{(Ask Someone)}किसी को प्रतीक्षालय की ^{(Waiting Room)}निगरानी^(Monitor) करने के लिए कहें

जूम^(Zoom) में एक प्रतीक्षालय^{(Waiting Room)} है जहां हर प्रतिभागी बैठक में प्रवेश करने से पहले इकट्ठा होता है। यादृच्छिक लोगों के शामिल होने और आपकी प्रस्तुति को बर्बाद करने से बचने के लिए यह एक प्रभावी रणनीति है। इस प्रणाली का नकारात्मक पक्ष यह है कि आपको प्रतीक्षालय^{(Waiting Room)} से प्रत्येक अनुरोध को मैन्युअल रूप से स्वीकार करना होगा । यदि कोई देर से आता है या मीटिंग शुरू होने के बाद फिर से शामिल होने का प्रयास करता है, तो हो सकता है कि आप अधिसूचना को नोटिस न करें और व्यक्ति को अपने व्यक्तिगत ज़ूम^(Zoom) लिम्बो में छोड़ दें। 

इससे बचने के लिए, आप अपने किसी सहकर्मी को प्रतिभागी^{(Participant)} विंडो देखने के लिए कह सकते हैं ताकि अन्य उपस्थित लोगों को प्रतीक्षालय^{(Waiting Room)} से अंदर आने की अनुमति मिल सके । 

आवश्यक ज़ूम शॉर्टकट सीखें

जूम^(Zoom) में सबसे उपयोगी शॉर्टकट^{(the most useful shortcuts)} सीखने से आपको अपनी प्रस्तुति में महारत हासिल करने और एक प्रो होस्ट बनने में मदद मिल सकती है। साथ ही, उनमें से कुछ आपकी किसी भी अनपेक्षित समस्या को शीघ्रता से हल करने और आपकी प्रस्तुति के दौरान समय बचाने में आपकी सहायता करेंगे। यहां कुछ सबसे आवश्यक ज़ूम^(Zoom) शॉर्टकट हैं जिन्हें आपको जानना आवश्यक है।

• Alt + M (Windows के लिए) या Cmd + Ctrl + M (Mac के लिए) 

यह शॉर्टकट होस्ट (आप) को छोड़कर सभी को एक साथ म्यूट कर देगा। 

• Alt + M (Windows के लिए) या Cmd + Ctrl + U (Mac के लिए)

यह होस्ट को छोड़कर सभी के लिए सभी को अनम्यूट कर देगा। 

• Alt + Shift + T (Windows के लिए) या Cmd + T (Mac के लिए)

जब आपको अपनी ज़ूम^(Zoom) मीटिंग का स्क्रीनशॉट लेने की आवश्यकता हो, तो उसके लिए एक आसान शॉर्टकट ।

• स्पेस^(Space) (विंडोज़, मैक के लिए)

यदि आप म्यूट पर हैं और किसी प्रश्न का तुरंत उत्तर देना चाहते हैं और फिर म्यूट पर वापस जाना चाहते हैं, तो अस्थायी रूप से स्वयं को अनम्यूट करने के लिए बात करते समय स्पेस होल्ड करें। 

आप ऐप की सेटिंग में शेष उपयोगी ^(Settings)ज़ूम^(Zoom) कीबोर्ड शॉर्टकट सीख सकते हैं । अपने डेस्कटॉप पर जूम^(Zoom) ऐप खोलें , अपने अकाउंट में लॉग इन करें और सेटिंग्स^(Settings) में जाएं । पूर्ण शॉर्टकट सूची देखने के लिए  कीबोर्ड शॉर्टकट^{(Keyboard Shortcuts)} चुनें ।

उपस्थित लोगों से ^(Attendees)उनके ऑडियो^{(Their Audio)} को म्यूट करने के लिए कहें

अपने ज़ूम^(Zoom) प्रेजेंटेशन के दौरान लोगों को अपने माइक को म्यूट करने के लिए कहना एक स्पष्ट टिप की तरह लग सकता है। हालांकि, अगर आपके पास ऐसे लोग हैं जो आपकी टीम में ऑनलाइन प्रस्तुतीकरण के इस प्रारूप के अभ्यस्त नहीं हैं, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप प्रस्तुत करना शुरू करने से पहले इस पर ध्यान दें। 

ज़ूम^(Zoom) में यह कैसे करना है, यह बताकर आप उनकी मदद कर सकते हैं । 

आप शॉर्टकट Alt + A (Windows के लिए) या Cmd + Shift + A ( Mac के लिए) का उपयोग करके या ज़ूम^(Zoom) ऐप की सेटिंग^(Settings) के माध्यम से सेटिंग^(Settings) > ऑडियो^{(Audio )} > मीटिंग में शामिल होने पर मेरे माइक^{(Mute my mic when joining a meeting)} को म्यूट करें का उपयोग करके अपने ऑडियो को म्यूट कर सकते हैं । 

सवालों के जवाब^{(Answer Questions)} देने के लिए अपनी प्रस्तुति रोकें

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपको लगता है कि आपकी प्रस्तुति कितनी विस्तृत है, आपके दर्शकों के पास पूरे प्रश्न या टिप्पणियां हो सकती हैं जो वे टीम के साथ साझा करना चाहते हैं। यह स्पष्ट करने के लिए आपकी प्रस्तुति को बार-बार रोकने में मदद करता है कि क्या जानकारी सभी के लिए स्पष्ट है और यदि आपके सहयोगियों के पास जोड़ने के लिए कुछ है। 

फॉलो-अप के लिए चैट लॉग को सेव करें

प्रस्तुति के दौरान नोट्स लेना महत्वपूर्ण है, तब भी जब आप इसे होस्ट कर रहे हों। बैठक के दौरान आपके उपस्थित लोगों द्वारा किए गए महत्वपूर्ण प्रश्न और टिप्पणियां भविष्य में अनुवर्ती कार्रवाई के लिए बहुत अच्छी हो सकती हैं। सौभाग्य से^(Luckily) , ज़ूम^(Zoom) यह आपके लिए उस सुविधा के साथ कर सकता है जो आपको अपने चैट लॉग को सहेजने की अनुमति देता है। 

ज़ूम^(Zoom) आपके चैट इतिहास को स्वचालित रूप से सहेज नहीं पाएगा, हालांकि, आपको इस फ़ंक्शन को पहले से सक्षम करना होगा। 

ऐसा करने के लिए, अपने ज़ूम खाते की सेटिंग में जाएं और ^(Settings)मीटिंग^(Meeting) > इन मीटिंग (बेसिक)^{(In Meeting (Basic))} > ऑटो सेविंग चैट^{(Auto saving chats)} के पथ का अनुसरण करें । यह चैट में सभी संदेशों को स्वचालित रूप से सहेज लेगा, यहां तक ​​कि उपस्थित लोगों के बीच निजी तौर पर भेजे गए संदेशों को भी। 

अपनी ज़ूम प्रस्तुति रिकॉर्ड करें

एक अंतिम टिप अपनी ज़ूम प्रस्तुति को रिकॉर्ड करना^{(record your Zoom presentation)} है । यह एक से अधिक स्तरों पर लाभकारी हो सकता है। आप उन लोगों को रिकॉर्डिंग भेज सकते हैं जो मीटिंग नहीं कर सके, साथ ही उन उपस्थित लोगों को भी भेज सकते हैं जो कुछ हिस्सों पर अधिक विस्तार से जाना चाहते हैं। आप अपने प्रस्तुत करने के कौशल का विश्लेषण करने और एक सार्वजनिक वक्ता के रूप में अपने कौशल में सुधार करने के लिए रिकॉर्डिंग का उपयोग कर सकते हैं। 

यदि आप चिंतित हैं कि आप अपनी मीटिंग रिकॉर्ड करना भूल जाएंगे, तो आप ज़ूम सेटिंग^(Settings) > रिकॉर्डिंग^(Recording) पर जा सकते हैं और अपनी ज़ूम^(Zoom) मीटिंग्स के शुरू होने पर  स्वचालित रिकॉर्डिंग^{(Automatic recording)} सक्षम कर सकते हैं।

अपने ज़ूम प्रस्तुति कौशल^{(Zoom Presentation Skills)} में सुधार करने का समय 

जूम^(Zoom) जैसे ऐप्स में बड़ी वर्क मीटिंग करना नई हकीकत है। हम इसे पसंद करते हैं या नहीं, हमें इसके अनुकूल होना होगा। अच्छी खबर यह है कि ज़ूम^(Zoom) बहुत सहज और उपयोग में आसान है। जब तक आप सभी परीक्षण और जांच पहले^{(perform all the tests and checks in advance)} से कर लेते हैं, तब तक आपकी प्रस्तुति का सुचारू रूप से चलना निश्चित है। 

क्या आपने कभी जूम^(Zoom) में एक बड़ी बैठक की मेजबानी की है ? कुछ सुझाव क्या हैं जो आप किसी ऐसे व्यक्ति के साथ साझा करना चाहेंगे जो पहली बार ज़ूम में प्रस्तुति देने वाला हो? ^(Zoom)नीचे दिए गए टिप्पणी अनुभाग में अपना ज़ूम^(Zoom) ज्ञान हमारे साथ साझा करें। 

10 Zoom Presentation Tips for Your Next Big Meeting

After you learned how to set up and use Zoom, you might feel you’re ready for your first big online meeting. However, a good host knows that a successful Zoom presentation requires a lot of preparation, as well as following a few rules. 

If you’re looking to ace your next big meeting in Zoom, here are some tips that you can use to make sure everything runs smoothly and you come across as a confident and engaging presenter.

Check Your Equipment

The first thing to do to avoid hiccups during your Zoom presentation is to check your equipment. There are various tests you can perform to check if your webcam is working as well as fixes that you can perform if your mic doesn’t seem to work properly. 

After you test the webcam, make sure you position it so that people can see your face rather than just your forehead or your shoulders. To do that, first decide whether you’re giving the presentation standing or sitting and then adjust your camera level. 

A few other important things to check include your laptop battery. Plug it in if you’re not sure the battery will last the entire duration of your presentation. Also check your internet connection. Lagging video or audio will make it harder for the participants to stay focused. 

Dress to Impress

Once you’re done with the technical side of things, take a critical look at yourself and your environment. If you’re planning to have your video on, it might be wise to change out of your PJs even if you’re at home. Dressing up will help you feel more confident and give you the right motivation. 

If you’re not happy with your surroundings, you can always use Zoom’s excellent virtual background feature and make sure there’s nothing behind or around you that can distract the attendees from your Zoom presentation. 

Rehearse Your Presentation Beforehand

Even if you’re a confident public speaker, it never hurts to rehearse a few crucial moments of the presentation. It’s impossible to predict every single issue that might arise, especially with Zoom presentations, so it can be difficult to improvise on spot if you haven’t rehearsed the whole thing in advance. 

A good idea is to do a demo presentation at home with a family member, or with a friend over the internet. It’ll give you an idea of what to expect from your future meeting and what kind of challenges you need to overcome before doing your presentation. 

Turn Off Meeting Entry Notifications

One way to minimize the distractions during your Zoom meeting is to disable the entry notifications for attendees. Not everyone will show up on time, and depending on the size of your team, hearing that ring and seeing the notification for every new entry pop up might not just disrupt your presenting process but also annoy you. 

To disable these notifications, go to your Zoom account Settings > Meeting > In Meeting and toggle the Sound notification when someone joins or leaves setting off. 

Ask Someone to Monitor the Waiting Room

Zoom has a Waiting Room where every participant gathers before entering the meeting. It’s an effective strategy to avoid random people joining in and ruining your presentation. The downside of this system is that you have to manually approve every request from the Waiting Room. If someone is late or tries to rejoin the meeting after it’s already started, you might not notice the notification and leave the person stuck in their personal Zoom limbo. 

To avoid that, you can ask one of your colleagues to watch the Participant window to allow other attendees in from the Waiting Room. 

Learn Essential Zoom Shortcuts

Learning the most useful shortcuts in Zoom can help you ace your presentation and become a pro host. Plus, some of them will help you quickly resolve any unexpected issues and save time during your presentation. Here are some of the most essential Zoom shortcuts you need to know.

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + M (for Mac) 

This shortcut will mute everyone at once except the host (you). 

• Alt + M (for Windows) or Cmd + Ctrl + U (for Mac)

This will unmute everyone for everyone except the host. 

• Alt + Shift + T (for Windows) or Cmd + T (for Mac)

A handy shortcut for when you need to take a screenshot of your Zoom meeting.

• Space (for Windows, Mac)

If you’re on mute and need to quickly answer a question and then go back to mute, hold space while talking to temporarily unmute yourself. 

You can learn the rest of the useful Zoom keyboard shortcuts in the app’s Settings. Open the Zoom app on your desktop, log into your account, and go to Settings. Select Keyboard Shortcuts to view the full shortcuts list. 

Ask the Attendees to Mute Their Audio

Asking people to mute their mics during your Zoom presentation might seem like an obvious tip. However, if you have people that aren’t used to this format of online presentations on your team, we’d recommend making a point out of this before you start presenting. 

You can help them by pointing out how to do this in Zoom. 

You can mute your audio using the shortcut Alt + A (for Windows) or Cmd + Shift + A (for Mac), or through the Zoom app’s Settings by following the path Settings > Audio > Mute my mic when joining a meeting. 

Pause Your Presentation to Answer Questions

No matter how detailed you think your presentation is, your audience might have questions or remarks throughout it that they want to share with the team. It helps to pause your presentation frequently to clarify if the information is clear to everyone and if your colleagues have anything to add. 

Save the Chat Log for Follow-Ups

It’s important to take notes during the presentation even when you’re the one hosting it. Important questions and remarks that your attendees make throughout the meeting can be great for a future follow-up. Luckily, Zoom can do it for you with the feature that allows you to save your chat log. 

Zoom won’t save your chat history automatically though, you have to enable this function in advance. 

To do it, go to your Zoom account Settings and follow the path Meeting > In Meeting (Basic) > Auto saving chats. This will automatically save all the messages in the chat, even the ones sent privately between the attendees. 

Record Your Zoom Presentation

One final tip is to record your Zoom presentation. It can be beneficial on more than one level. You can send the recording to the people who couldn’t make the meeting, as well as to the attendees who wish to go over certain parts in more detail. You can also use the recording to analyze your presenting skills and improve your skills as a public speaker. 

If you’re worried that you’ll forget to record your meeting, you can go to Zoom Settings > Recording and enable Automatic recording of your Zoom meetings as they start. 

Time to Improve Your Zoom Presentation Skills 

Holding big work meetings in apps like Zoom is the new reality. Whether we like it or not, we have to adapt to it. The good news is, Zoom is pretty intuitive and easy to use. As long as you perform all the tests and checks in advance, your presentation is certain to run smoothly. 

Have you ever hosted a big meeting in Zoom? What are some tips that you’d like to share with someone who’s about to hold a presentation in Zoom for the first time? Share your Zoom knowledge with us in the comments section below. 

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