Google ड्राइव^{(Google Drive)} पहले से ही अपने आप में एक अविश्वसनीय रूप से उपयोगी सेवा है, लेकिन एक बार जब आप इसके डेस्कटॉप घटकों की शक्ति को खेल में लाएंगे तो आप पहले से कहीं अधिक उत्पादक होंगे। 

यदि आप डेस्कटॉप कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं तो वास्तव में Google डिस्क^{(Google Drive)} डेस्कटॉप घटकों को स्थापित न करने का कोई कारण नहीं है। ^{(not )}यदि आपको अभी भी आश्वस्त करने की आवश्यकता है, तो हमारे अनुसार ये सबसे अच्छे कारण हैं कि आपको Google ड्राइव डेस्कटॉप^{(Google Drive Desktop)} को एक मौका क्यों देना चाहिए ।

Google ड्राइव "डेस्कटॉप" क्या है?

वास्तव में Google डिस्क^{(Google Drive)} "डेस्कटॉप" नामक कोई विशिष्ट उत्पाद नहीं है। इसके बजाय^(Rather) , ऐसे कई तरीके हैं जिनका उपयोग आप सक्रिय इंटरनेट कनेक्शन के बिना Google ड्राइव को काम करने के लिए कर सकते हैं।^{(Google Drive)}

पहला क्रोम के लिए Google डॉक्स ऑफ़लाइन एक्सटेंशन है^{(Google Docs Offline Extension for Chrome)} । यह आधिकारिक Google एक्सटेंशन, एक बार सक्रिय हो जाने पर, आपको अपने Google डिस्क^{(Google Drive)} दस्तावेज़ों पर काम करने देता है, चाहे आपके पास इंटरनेट हो या नहीं। यह काफी स्पष्ट रूप से एक आवश्यक विशेषता है और आपको इसे पूरी तरह से सक्षम करना चाहिए।

डेस्कटॉप घटक सुइट का दूसरा भाग Google बैकअप और सिंक^{(Google Backup and Sync)} है । यह कुछ प्रमुख फ़ोल्डरों की प्रतियां, जैसे फ़ोटो और वीडियो, स्वचालित रूप से आपके Google डिस्क^{(Google Drive)} में समन्वयित करता है । यह आपके कंप्यूटर पर एक ड्रॉपबॉक्स-शैली फ़ोल्डर भी बनाता है जहां आपकी Google ड्राइव^{(Google Drive)} सामग्री समन्वयित होती है। आप उस फ़ोल्डर में जो कुछ भी कॉपी करेंगे, वह क्लाउड में समन्वयित हो जाएगा!^(Anything)

अब जब हमने Google डिस्क^{(Google Drive)} को आपके डेस्कटॉप पर लाने का तरीका जान लिया है, तो आइए उन कारणों को देखें जो आपको अधिक उत्पादक बनाएंगे। 

इंटरनेट^(Internet) डाउन होने पर आप काम करना जारी रख सकते हैं

क्लाउड-आधारित उत्पादकता सूट ऐसी दुनिया में अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हैं जहां लोगों को कई उपकरणों से और दूरस्थ सहयोगियों^{(remote colleagues)} की एक टीम के सहयोग से काम करने की आवश्यकता होती है । हालाँकि, जैसे ही किसी कारण से इंटरनेट बंद हो जाता है, आप अपने काम तक पहुँच खो देते हैं! जबकि इंटरनेट कनेक्शन का नुकसान घर पर अपेक्षाकृत दुर्लभ हो सकता है, यह मोबाइल इंटरनेट उपयोगकर्ताओं के लिए एक लगातार समस्या है।

यदि आपको बहुत अधिक यात्रा करने की आवश्यकता है तो यह भी एक प्रमुख मुद्दा है। हवाई जहाज में आप वाईफाई^(WiFi) का इस्तेमाल नहीं कर सकते । ट्रेनों और मेट्रो में कोई रिसेप्शन नहीं हो सकता है। यह उल्लेख नहीं करने के लिए कि आपके पास किसी भिन्न देश में कुछ समय के लिए इंटरनेट का उपयोग नहीं हो सकता है। इसलिए उत्पादक बने रहने के लिए आपके काम की फाइलें हर समय उपलब्ध होना नितांत आवश्यक है।

बड़ी फ़ाइलें साझा करना आसान है

ब्रॉडबैंड के युग में भी, अधिकांश ईमेल सेवाओं में फ़ाइल अटैचमेंट के आकार की कुछ बहुत ही गंभीर सीमाएँ होती हैं। जब आपको उच्च-गुणवत्ता वाली छवियां, ऑडियो, या अन्य बड़े मीडिया साझा करने की आवश्यकता हो, तो यह कोई अच्छी स्थिति नहीं है।

अपने कंप्यूटर पर एक सिंक किए गए Google डिस्क^{(Google Drive)} फ़ोल्डर के साथ, आप बड़ी फ़ाइलों को अपने कंप्यूटर पर किसी निर्दिष्ट फ़ोल्डर में संग्रहीत करके आसानी से साझा कर सकते हैं। आपने जिस किसी को भी अनुमति दी है, वह इसे अपने कंप्यूटर से सिंक कर सकता है या इसे क्लाउड में एक्सेस कर सकता है। Google ड्राइव^{(Google Drive)} बाकी सभी को संभालता है।

आपका बैकअप स्टोर करना आपको व्यवसाय में रख सकता है^(Business)

यदि आप बैकअप^(Backup) और सिंक का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने ^(Sync)स्थानीय फ़ोल्डर^{( local folder)} में अपनी इच्छित किसी भी चीज़ को सहेज सकते हैं और उसे समन्वयित कर सकते हैं। यह मानते हुए कि आपके पास पर्याप्त भंडारण है। जिसमें किसी भी प्रकार की फाइल शामिल हो सकती है। 

उदाहरण के लिए, आप हार्ड ड्राइव बैकअप छवियों को सिंक कर सकते हैं और बस अपने बैकअप सॉफ़्टवेयर को अपने ड्राइव पर एक सिंक किए गए फ़ोल्डर को लक्षित करने के लिए सेट कर सकते हैं। चूंकि आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपके प्रत्येक विंडोज या मैकओएस^{(Windows or macOS)} कंप्यूटर पर कौन से फ़ोल्डर्स सिंक करना है, आपको प्रत्येक मशीन पर अप्रासंगिक फाइलों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इसलिए यदि आपका कंप्यूटर चोरी हो गया है या आपकी हार्ड ड्राइव मिटा दी गई है, तो आप अपना डेटा वापस पा सकते हैं, चाहे कुछ भी हो।

यह सहयोग को मृत आसान बनाता है

कोई भी व्यक्ति एक द्वीप नहीं है और अधिकांश काम (दूरस्थ या अन्य) इन दिनों एक टीम के रूप में किया जाता है। Google डॉक्स^{(Google Docs)} जैसे उप-घटकों के साथ Google ड्राइव , ^{(Google Drive)}दस्तावेज़ों पर एक साथ काम^{(work together on documents)} करने के लिए इसे सहज बनाता है । आप दस्तावेज़ों पर टिप्पणियां छोड़ सकते हैं, जब भी आप सिंक या कनेक्ट करते हैं तो हमेशा नवीनतम संस्करण देख सकते हैं और यहां तक ​​कि अन्य टीम के सदस्यों को भी विशिष्ट कार्य सौंप सकते हैं जिनके साथ आप आइटम साझा करते हैं।

जिसके बारे में बोलते हुए, Google ड्राइव^{(Google Drive)} में मजबूत साझाकरण सेटिंग्स हैं, जिसका अर्थ है कि आप और आपके सहकर्मी केवल उन व्यक्तियों के साथ सामग्री साझा कर सकते हैं जिन्हें एक्सेस की आवश्यकता है।

एक टीम के रूप में दस्तावेज़ों को स्कैन और संग्रहीत करें

कागज रहित कार्यालय का सपना अभी भी वही है - एक सपना। इसका मतलब है कि बहुत सारे कागज़ के दस्तावेज़ों को अभी भी डिजिटाइज़ करने की ज़रूरत है। वास्तव में एक बहुत अच्छा तरीका है जिससे आप अपनी टीम को इस Google तकनीक का उपयोग करके कागजी दस्तावेज़ीकरण को सामूहिक रूप से डिजिटाइज़ कर सकते हैं।

Google डिस्क मोबाइल ऐप में एक अंतर्निहित दस्तावेज़ स्कैनर है^{(built-in document scanner)} । आपकी टीम के प्रत्येक सदस्य को बस एक स्मार्टफोन, Google डिस्क^{(Google Drive)} ऐप और साझा किए गए Google डिस्क^{(Google Drive)} फ़ोल्डर तक पहुंच की आवश्यकता होती है। फिर वे फ़ील्ड में दस्तावेज़ों के स्कैन बना सकते हैं और उसे उस फ़ोल्डर में सहेज सकते हैं।

यदि आपके पास वह फ़ोल्डर कंप्यूटर से समन्वयित है, तो इसका मतलब है कि स्कैन किया गया सारा डेटा स्वचालित रूप से उस मशीन पर डाउनलोड और जमा हो जाएगा। आपके पास इसके लिए जो भी उद्देश्य है, उपयोग के लिए तैयार हैं।

Google One के साथ संग्रहण अपग्रेड

जबकि कोई भी इन उत्पादकता तरकीबों का मुफ्त में उपयोग कर सकता है, एक मानक Google ड्राइव^{(Google Drive)} खाता केवल 15GB स्टोरेज के साथ आता है। Google डिस्क^{(Google Drive)} और Gmail जैसी सेवाओं में एक संग्रहण पूल साझा किया जाता है । जिसका अर्थ है कि ^(Which)Google डिस्क^{(Google Drive)} डेस्कटॉप से ​​उत्पादकता बढ़ाने के सबसे प्रभावशाली तरीकों में से एक Google One का उपयोग करके अपने कुल संग्रहण को अपग्रेड करना है । 

हालांकि यह आपको कुछ रुपये खर्च करेगा, यह वास्तव में कुछ सबसे सस्ता क्लाउड स्टोरेज है जो आपको मिल सकता है। $ 1.99 प्रति माह के लिए, आप 30TB स्टोरेज के लिए $ 299.99 प्रति माह तक अतिरिक्त 100GB स्टोरेज प्राप्त कर सकते हैं। 

यह संभावनाओं का खजाना खोलता है, जिसमें आसान बड़े बैकअप और टीम-आधारित प्रोजेक्ट शामिल हैं, जिन्हें बहुत तेज़, विश्वसनीय क्लाउड स्टोरेज की आवश्यकता होती है। Google ड्राइव^{(Google Drive)} जैसे क्लाउड टूल में शिफ्ट करना और इसे अपने डेस्कटॉप सिस्टम के साथ एकीकृत करना एक उत्पादकता बोनस है, अगर आप कुछ आउट-ऑफ-द-बॉक्स सोच को खोलने के इच्छुक हैं।

5 Ways Google Drive Desktop Can Keep You More Productive

Google Drive is already an incredibly useful service in its own right, but once you bring the power of its desktop components into play you’ll be more productive than ever. 

If you’re using a desktop computer then there really is no reason not to install the Google Drive desktop components. If you still need convincing, these are the best reasons according to us why you should give Google Drive Desktop a chance.

What Is Google Drive “Desktop”?

There isn’t actually a specific product called Google Drive “Desktop”. Rather, there are several methods you can use to get Google Drive to work without an active internet connection.

The first is the Google Docs Offline Extension for Chrome. This official Google extension, once activated, lets you work on your Google Drive documents whether you have internet or not. It’s quite frankly an essential feature and you should absolutely enable this.

The second part of the desktop component suite is Google Backup and Sync. This syncs copies of certain key folders, such as photos and videos, to your Google Drive automatically. It also creates a DropBox-style folder on your computer where your Google Drive contents are synced to. Anything you copy into that folder will be synced to the cloud!

Now that we’ve covered how to get Google Drive onto your desktop, let’s look at the reasons it will make you more productive. 

You Can Keep Working When The Internet Is Down

Cloud-based productivity suites are incredibly useful in a world where people need to work from multiple devices and in collaboration with a team of remote colleagues. However, as soon as the internet goes down for any reason, you lose access to your work! While internet connection losses may be relatively rare at home, it’s a frequent problem for mobile internet users.

It’s also a major issue if you need to travel a lot. On airplanes you can’t use WiFi. On trains and in the subway there may be no reception. Not to mention that you may not have internet access for a while in a different country. So having your work files available at all times is absolutely needed to stay productive.

Sharing Large Files Is Easy

Even in the age of broadband, most email services have some pretty severe limits on the size a file attachment can be. Not a great situation when you need to share high-quality images, audio, or other large media.

With a synced Google Drive folder on your computer, you can easily share large files by simply storing them on a designated folder on your computer. Anyone you’ve given permission to can sync it to their own computer or access it in the cloud. Google Drive handles all the rest.

Storing Your Backups Can Keep You In Business

If you’re using Backup and Sync, you can save just about anything you want in your local folder and have it synced. Assuming that you have enough storage. That can include any type of file. 

For example, you can sync hard drive backup images and simply set your backup software to target a synced folder on your drive. Since you can specify which folders to sync on each of your Windows or macOS computers, you don’t have to worry about having irrelevant files on each machine. So if your computer is stolen or your hard drive is wiped, you can get your data back no matter what.

It Makes Collaboration Dead Easy

No person is an island and most work (remote or otherwise) is done as a team these days. Google Drive along with subcomponents such as Google Docs, makes it seamless to work together on documents. You can leave comments on documents, always see the latest version whenever you sync or connect and even assign specific tasks to other team members with whom you share items.

Speaking of which, Google Drive has robust sharing settings, which means you and your co-workers can share content only with individuals who need access.

Scan And Archive Documents As a Team

The dream of a paperless office is still just that  – a dream. Which means that plenty of paper documentation still needs to be digitized. There’s actually a pretty cool way you can get your team to collectively digitize paper documentation using this Google technology.

The Google Drive mobile app has a built-in document scanner. Each member of your team simply needs a smartphone, the Google Drive app and access to a shared Google Drive folder. Then they can create scans of documents in the field and save it to that folder.

If you have that folder synced to a computer, that means that all that scanned data will automatically download and accumulate on that machine. Ready to be used for whatever purpose you have for it.

Storage Upgrades With Google One

While anyone can use these productivity tricks for free, a standard Google Drive account only comes with 15GB of storage. A storage pool is shared across services like Google Drive and Gmail. Which means one of the most impactful ways to get a productivity boost from Google Drive desktop is to upgrade your total storage using Google One. 

While this will cost you a few bucks, it’s actually some of the cheapest cloud storage you can get. For $1.99 a month, you can get an additional 100GB of storage all the way up to $299.99 a month for 30TB of storage. 

This opens up a wealth of possibilities, including easy large backups and team-based projects that need lots of fast, reliable cloud storage. Shifting to a cloud tool such as Google Drive and integrating it with your desktop system is a productivity bonanza, if you’re willing to open up to some out-of-the-box thinking.

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